Jūs uždarote savo verslą. Galbūt jūs išeinate į pensiją arba įvedate galimybę kitai įmonei. Visos įmonės kuria popierinį darbą, o kai jūsų įmonė bus uždaryta, reikia išsiaiškinti, kiek laiko reikia saugoti šiuos dokumentus.
Įrašų registravimo priežastys
Vyriausybės agentūros, pavyzdžiui, Vidaus pajamų tarnyba ir valstybės iždo departamentai, yra labiausiai tikėtini subjektai, galintys prašyti įvairių praeities verslo dokumentų. Visų rūšių verslo įrašų saugojimas bus vertingas, jei reikės pagrįsti pretenzijas, sandorius ir informaciją, pateiktą mokesčių deklaracijose. Nors tam tikrais atvejais, pvz., Sukčiavimo tyrimas ar kitos civilinės ar baudžiamosios bylos, iškeltos prieš bendrovę, yra daug apribojimų verslo reikalams, praeities verslo dokumentai gali būti reikalingi nepriklausomai nuo to, kiek seniai įvyko įvykiai. Jūs niekada nežinote, kada gali būti naudingi seni verslo įrašai, todėl patartina laikyti visus verslo įrašus tol, kol tai įmanoma. Tačiau yra bendrų gairių dėl bendrų dokumentų laikymo trukmės.
Konkretūs elementų laikymo laikotarpiai
Nuo paraiškos padavimo datos turėkite atšauktus čekius, banko indėlių lapelius, kredito kortelių išrašus ir bendrąsias knygas bent trejus metus. Turėkite banko ataskaitas, inventoriaus įrašus, sąskaitas faktūras, pardavimo įrašus, kasos juostas, W-2s, 1099s ir kitus mokesčių prašymo dokumentus mažiausiai šešerius metus. Jei jūsų įmonė buvo įsteigta kaip korporacija, kas mėnesį ir kas ketvirtį skelbkite įmonių finansines ataskaitas mažiausiai trejus metus.
Įrašai, skirti neribotam laikui
Išsaugokite su personalu susijusius mokėjimus ir susijusius dokumentus, pvz., Darbuotojo kompensaciją, pensijų įrašus ir darbuotojų pajamų mokesčio išskaičiavimus, kiek įmanoma ilgiau. Jei praeities įmonės darbuotojų bylos dėl bedarbio pašalpų, kreipiasi dėl naujo darbo arba turi klausimų, susijusių su jo įdarbinimo laiku, vertingiausia bus šie įrašai. Visi su korporacija susiję dokumentai turėtų būti saugomi neribotą laiką, nors korporacija nebėra versle. Tokie dokumentai apima steigimo liudijimą, valdybos posėdžio protokolą, darbo sutartis, akcijų sandorius, patentus ir prekių ženklus ir visus su teismu susijusius dokumentus. Turėtų būti saugomi įmonių turto ir gautinų bei mokėtinų sumų įrašai.IRS senaties terminas yra treji metai nuo mokesčių formų, kuriose turi būti atliekamas auditas, pateikimo datos. Tačiau, kaip minėta, pajamų ir atskaitymų įrodymai turėtų būti saugomi neribotą laiką, jei įmanoma.
Subjektai, kurie gali prašyti ankstesnių įrašų
Federacinės agentūros, kurios dažniausiai prašo informacijos apie ankstesnius dokumentus, yra Vidaus pajamų tarnyba, Darbo departamentas, Socialinės apsaugos administracija, Lygių užimtumo galimybių komisija ir Imigracija ir natūralizacija. Valstybinių agentūrų, pvz., Mokesčių paskirstymo ir vietos savivaldybių, įrašai taip pat turėtų būti saugomi kuo ilgiau, netgi po to, kai įmonė nutraukia veiklą. Saugokite failus saugioje vietoje, pageidautina vietoje, apsaugotoje nuo gaisro, potvynių, vagystės ir kitų nuostolių. Kažkas, išskyrus save, taip pat turėtų žinoti, kur laikomi šie svarbūs įrašai.
