Paprastai darbdaviai kartu su kiekvieno darbuotojo darbo užmokesčiu įtraukia čekio stulpelį arba lygiavertį pareiškimą, nesvarbu, ar tai yra popierinis dokumentas, ar tiesioginis depozitais išduotas internetinis čekis. Patikrinkite stubus - tai dokumentai, kurie gali būti reikalingi norint patenkinti vyriausybės apskaitos reikalavimus. Net ir tuo atveju, kai patikrinimo stulpai nėra privalomi, tai vis tiek gali būti protinga.
FLSA reikalavimai
Federalinė vyriausybė neturi taisyklės, pagal kurią darbdaviai privalo išduoti ar išlaikyti darbo užmokesčio čekius. Sąžiningo darbo standartų įstatymo reikalavimai pateikia gaires dėl darbo užmokesčio dokumentų. Apskritai informacija apie darbo užmokestį turi būti saugoma trys metai. Jei kai kurių šių duomenų įrašymui naudojami čekiai, jie taip pat turi būti saugomi trejus metus. Darbo užmokesčio įrašuose turi būti:
- Darbuotojo vardas, pavardė, adresas ir socialinio draudimo numeris.
- Darbuotojo lytis ir profesija.
- Darbuotojų iki 19 metų gimimo data.
- Kiekvienos darbo savaitės pradžios ir pabaigos data ir laikas. Datos, kai prasideda darbo užmokesčio skaičiavimo laikotarpis, reikalinga, jei skiriasi nuo darbo savaitės.
- Darbuotojo apmokėjimo data
- Dienos ir savaitės darbo valandos.
- Darbuotojo darbo užmokesčio norma.
- Reguliarus darbo užmokestis, užmokestis už viršvalandžius ir bet kokie darbuotojo darbo užmokesčio papildymai ar atskaitymai.
Darbdaviai turi saugoti laiko korteles arba lygiavertį darbo laiką dviem metams.
Papildomi Vyriausybės darbo užmokesčio įrašų reikalavimai
„Equal Employment Opportunity Commission“ teigia, kad darbdaviai privalo saugoti visus įdarbinimo įrašus, įskaitant čekius ir darbo užmokesčio įrašus, bent vienerius metus. Tuo atveju, kai darbuotojas pateikia skundą EEOC, įrašai turi būti saugomi iki vienerių metų po to, kai EEOC galutinai disponuoja šiuo klausimu, arba praėjus vieneriems metams nuo bet kokio ieškinio nagrinėjimo.
Valstybės gali nustatyti papildomus apskaitos reikalavimus. Pavyzdžiui, Teksaso darbo jėgos komisija teigia, kad darbdaviai privalo pateikti darbuotojams patikrinimo stulpelį arba lygiavertį dokumentą, kuriame išvardijami visi duomenys, naudojami atlyginimams. Darbo užmokesčio įrašai turi būti saugomi keturi metai laikytis Teksaso nedarbo kompensavimo apskaitos taisyklių.
Darbdavių įrašų gairės
Dėl įvairių priežasčių įmonė ar organizacija atlieka čekius ir tikrina stubus. „Internal Revenue Service“ rekomenduoja patikrinti, ar stubeliai ir banko įrašai naudojami kaip patvirtinamuosius dokumentus mokesčių tikslais turi būti laikomi apribojimų laikotarpiu. Pavyzdžiui, mokesčių deklaracijų apribojimų laikotarpis yra šešeri metai. „Nolo.com“ siūlo, kad įmonės ne trumpiau kaip septynerius metus saugotų čekius ir finansinius įrašus.
