Frachtavimo laiškas arba dokumentas yra oficialus pasirašytas įrašas, kuriame apibrėžiamas projektas ar organizacija raštu. Chartija skirta nustatyti projektą, įskaitant tikslus ir užduotis. Su aiškiai apibrėžtais tikslais, projektas greičiausiai bus sėkmingas. Jūsų organizacija ar bendrovė turėtų sukurti ir patvirtinti užsakomąjį raštą prieš pradėdama vykdyti didelio masto projektą, kad užtikrintų susitarimą dėl visų plano aspektų. Užsakomojo laiško rašymo žingsniai gali skirtis priklausomai nuo jūsų konkretaus projekto, tačiau yra keletas bendrų veiksmų.
Įtraukite projekto ar organizacijos pavadinimą į savo chartijos viršų. Pridėkite vadovo vardą ir kitus svarbius organizacijos narius.
Apibrėžkite savo organizacijos tikslus ir užduotis savo chartijos pradžioje. Įsitikinkite, kad visi organizacijos nariai susitaria dėl tikslų ir ar jie yra pasiekiami.
Nustatykite, kokie reikalavimai taps jūsų organizacijos nariu. Pavyzdžiui, jei kuriate chartijos laišką jaunimo futbolo klubui, į savo chartiją įtrauktumėte amžiaus ir gyvenamosios vietos reikalavimus.
Organizuokite, kaip bus vykdoma asociacija. Jei yra konkreti hierarchija, įtraukite šiuos duomenis į chartiją. Pvz., Jei jūsų organizacija turi direktorių, vadovų ir komandų vadovų, norėtumėte nurodyti, kas praneša kiekvienai pozicijai.
Įtraukite kiekvieno organizacijos ar projekto komandos nario atsakomybę. Kuo daugiau informacijos pridedate savo užsakomajame laiške, tuo mažiau bus painiavos vėliau.
Į savo užsakomąjį raštą pridėkite konkretų skyrių, kuriame nurodoma, kaip pridėti pakeitimus. Neišvengiamai jūs galvojate apie ką nors, ką vėliau įtrauktumėte į savo chartiją. Sukurkite planą su savo organizacija, kad galėtumėte pridėti pakeitimų.
Peržiūrėkite užsakymo laišką su organizacijos nariais. Stenkitės įtraukti kuo daugiau informacijos. Tai yra pagrindinis dokumentas, kuris turėtų būti išsamiai aprašytas.
Dokumento pasirašymas ir data. Kiti valdybos nariai, padėję sukurti užsakomąjį raštą, taip pat turėtų pasirašyti chartiją. Pateikite kopijas organizacijos nariams ir kopijas savo klubo įrašuose.
