Atlikdami bet kokį verslą, jo suinteresuotieji subjektai, vadovai ir klientai tikisi efektyvumo, patikimumo ir saugumo. Tai ypač pasakytina apie finansinius sandorius. Vidaus kontrolė užtikrina, kad visi verslo ar organizaciniai procesai atitiktų šiuos reikalavimus. Tačiau svarbu nustatyti visus jūsų vidaus kontrolės sistemos trūkumus. Yra keletas šių trūkumų nustatymo būdų, o informacija jums padės. Pavyzdžiui, Vertybinių popierių ir biržų komisija parengė vidaus kontrolės stebėsenos gaires.
Kataloguokite visas savo vidaus kontrolės procedūras. Tai apims finansinių sandorių dokumentavimą, produktų projektavimą ir bandymus, pirkimo procedūras ir vidaus auditą. Tiksliai žinokite, su kuo susiduriate, prieš tęsdami procedūras. Pabandykite nustatyti įmonės ar organizacijos dalis, kurios gali būti didesnės nei kitos. Taip pat įvertinkite savo valdiklių dizainą. Tai paprastai apima dokumentaciją, organizavimą, pareigų atskyrimą, grįžtamąjį ryšį ir mokymą.
Atlikite visų jūsų kontrolės procedūrų rizikos vertinimą. Nustatykite labiausiai tikėtinas įmonės ar organizacijos nesėkmes. Rizikos vertinimas paprastai atliekamas kaip lentelė. Kiekviena nauja rizika yra įtraukta į eilutę. Norėdami išnagrinėti riziką, pridėkite keletą stulpelių, nurodant, kas gali suklysti, kodėl, kas yra atsakingas už tą konkretų procesą, kuris jį patikrino, sprendimus ir kai atsakingas asmuo ėmėsi veiksmų.
Vykdyti vidaus auditą. Tai apims atsargų ir turto atsargas, grynųjų pinigų suderinimą ir mokėtinas sumas. Grynųjų pinigų suderinimas reiškia, kad bendrovės turimų likvidžių pinigų suma yra teisinga, palyginti su pajamomis ir išlaidomis. Mokėtinos sąskaitos - tai patikrinimas, ar visi mokėjimai atliekami teisingai įmonei ar asmeniui. Jos turėtų būti susietos su visomis finansinėmis ataskaitomis tiek vidaus (sąskaitų departamentas), tiek išorės (bankai).
Šviesti darbuotojus šiuolaikiniais vidaus kontrolės procesais ir metodais. Vidaus kontrolė, kaip ir daugelis kitų verslo aspektų, nuolat vystosi. Praneškite savo darbuotojams apie visus pasikeitimus ir gerai juos apmokykite. Žinių ir mokymo trūkumas yra pagrindinė vidaus kontrolės nesėkmių priežastis. Išbandykite darbuotojų žinias ir rengite peržiūros sesijas personalo mokymo metu.
Stebėkite savo vidaus kontrolės darbuotojus. Rizikos vertinimus paprastai kuria vidaus kontrolę atliekantys asmenys. Išorinių patikrinimų stebėjimas ar atlikimas leidžia trečiajai šaliai nustatyti galimus trūkumus, kuriuos praleido asmuo ar komanda. Tai gali svyruoti nuo pačių procesų iki tų, kurie jį kontroliuoja. Tokius patikrinimus paprastai atlieka išorės audito įmonė. Dauguma įmonių palaiko ryšius su patikimais išorės auditoriais.
Išnagrinėti klientų ir suinteresuotųjų šalių atsiliepimus. Ar yra bendrų skundų? Ar buvo kokių nors vidaus kontrolės pažeidimų? Pvz., Jei keletas klientų praneša apie tą patį produkto gedimą, pvz., Sugedęs mygtukas, galite išspręsti savo įmonės procedūras, kad rastumėte problemą. Tai paprastai reiškia peržiūrą atvirkštine tvarka, pristatymą, surinkimą, gamybą, bandymą ir projektavimą.
Pažvelkite į departamentų ataskaitas. Ar yra bendrovių, kuriose blogėja ar nepagerėja, kaip tikėtasi? Tokie klausimai gali būti susiję su kitais veiksniais, bet taip pat gali reikšti tam tikrą vidaus kontrolės gedimą. Kiekvienas skyrius gali kontroliuoti ir stebėti, ką veikia; tačiau departamentų ataskaitos turi būti susietos, kad atspindėtų visą verslą. Išnagrinėti, ar kiekvienas skyrius turi pakankamai tvirtą mechanizmą, kad jo darbuotojai galėtų pranešti apie kontrolės trūkumus.
