Jūsų verslo vidaus kontrolės sistemos projektavimas ir išsamus įmonės veiklos supratimas. Vidaus kontrolė atlieka kelis tikslus, tačiau pagrindiniai yra užtikrinti, kad verslas veiktų taip, kaip numatyta, ir užkirstų kelią darbuotojų galimybėms netinkamai naudoti prekes ar pinigus. Vidaus kontrolė leidžia įmonės savininkui ramiai žinoti, kad viskas veikia tinkamai, be to, asmeniškai prižiūrėti kiekvieną operacijos aspektą.
Peržiūrėkite visus svarbiausius jūsų verslo procesus: gamybą, atsargų valdymą, gautinas sumas, mokėtinas sumas, banko suderinimą ir bet kurį kitą procesą, kai gali būti įmanoma įvykdyti sukčiavimą vagystėmis ar slėpimu. Įdėkite vardus ar darbo pavadinimus į kiekvieną proceso dalį, už kurią atsako asmuo. Jei nesate tikri, kaip procesas veikia, praleiskite laiką „lauke“ ir stebėkite procesą arba užduokite atsakingų asmenų klausimus.
Įvertinkite kiekvieną kiekvieno proceso etapą dėl kontrolės trūkumų, kurie leistų pavogti įmonės turtą. Sutelkti dėmesį į sritis, kuriose vienas asmuo turi ir turto saugojimą, ir jų apskaitą. Pavyzdžiui, jei vienas darbuotojas kontroliuoja kasos aparatą ir yra atsakingas už tai, kad jis būtų suderintas nakties pabaigoje, darbuotojas turi galimybę pavogti pinigus ir paslėpti jį, falsifikuodamas susitaikymą. Kitas pavyzdys - vienintelis darbuotojas, atsakingas už gaunamo laiško atidarymą ir atsakingas už sąskaitų gavimo patikrinimus, kurie gaunami paštu.
Pakeiskite procedūras tose srityse, kuriose vertinote silpną vidaus kontrolę. Jei įmanoma, atskirti globos funkciją nuo ataskaitų teikimo funkcijos. Nors jūs neturite pakankamai darbuotojų, kad kiekvienas darbas atliktų skirtingus žmones, alternatyvios funkcijos tarp darbuotojų, kuriuos jūs turite, turi atskirti nesuderinamas funkcijas, kai tik įmanoma.
Gerai užregistruokite naujas procedūras ir supažindinkite darbuotojus su jais. Pasiteiraukite darbuotojų atsiliepimų apie tai, kaip veiksmingos naujos procedūros. Svarbu užtikrinti, kad procedūros būtų prasmingos verslo ir veiklos požiūriu, o ne tik kaip kontrolė. Pritaikykite procedūras pagal grįžtamąjį ryšį, tačiau visada turėkite omenyje kontrolės priemonių paskirtį.
Įgyvendinkite privalomą atostogų politiką, jei to dar nepadarėte. Dauguma lėtinių vagysčių problemų įmonėse leidžiama tęsti, nes niekas niekada nevykdo vagio funkcijų.Kai vagys darbuotojai yra priversti imtis atostogų ir kažkas užpildo už juos, jie negali nuslėpti nusikaltimo. Ši politika gali užkirsti kelią vagystei ir ją atskleisti, jei taip atsitiktų.
Patarimai
-
Įvertinkite savo vidaus kontrolės veiksmingumą bent kartą per metus ir prireikus juos patobulinkite.
Įspėjimas
Nebijokite įgyvendinti stiprią vidaus kontrolę, nes bijote, kad jūsų darbuotojai manys, jog jų nepasitikite. Garbingi darbuotojai nori dirbti tinkamai suplanuotoje aplinkoje.
