Vidaus kontrolė yra politika ir procedūros, kuriomis įmonės naudojasi siekiant užkirsti kelią klaidoms ir sukčiavimui, kurios gali apimti vagystės, įkalinimo, favoritizmo ar matematikos klaidas finansiniuose dokumentuose. Jūs neturite būti sertifikuotas buhalteris arba turėti finansinį laipsnį, kad galėtumėte pradėti naudingą vidaus kontrolę savo versle arba nustatyti savo darbuotojų politiką.
Patikrinkite bendrus parašus ir įgaliotus parašus
Vienas iš labiausiai paplitusių mažųjų įmonių vidaus kontrolės priemonių yra reikalavimas, kad patikrinimai būtų pasirašyti. Tai padeda užkirsti kelią vienam asmeniui rašyti čekį sau arba patvirtinti netinkamą mokėjimą. Jei jūsų įmonė kiekvieną mėnesį rašo daug patikrinimų, galite įvesti politiką, kurioje reikalaujama tik dviejų parašų, esančių daugiau nei tam tikros dolerio sumos, pvz., 500 JAV dolerių. Įsitikinkite, kad jūsų banke turite parašo kortelę su įgaliotų parašų parašais. Tai leidžia bankui prieš pasirašant čekį patikrinti parašus.
Banko suderinimas
Daugelis įmonių registruoja visus savo mokėjimus ir įplaukas į pagrindinę knygą, kuri yra įmonės finansinių sandorių registras. Įrašai antraštyje yra pagrįsti rašytiniais čekiais, grynaisiais pinigais ir grynaisiais pinigais, elektroniniais indėliais arba gautais kredito kortele. Norėdami padėti matematinių klaidų ir apgaulingų įrašų vietoje, kiekvieną mėnesį atlikite banko suderinimą, lygindami savo banko ataskaitą su savo pagrindine knyga. Jūsų banko ataskaitoje bus visi indėliai, kuriuos padarėte ar gavote elektroniniu būdu, ir parodysite visus atliktus mokėjimus. Į jį taip pat bus įtraukti visi jūsų mokami banko mokesčiai, leidžiantys įtraukti tuos, kurie yra jūsų bendrojoje knygoje.
Viešųjų pirkimų procedūros
Jei norite įsitikinti, kad pirkdami daugiausia naudosite, sukurkite vidinę kontrolę, nustatančią pirkimų politiką. Tai gali apimti tik patvirtintus pardavėjus, kuriems reikalingi konkurencingi pasiūlymai iš rangovų ar kelių pirkėjų kainų patikrinimas prieš pasirinkdami vieną. Tai gali apimti reikalavimą, kad biuro vadybininkas, prieš užsakydamas biuro reikmenis, baldus ar kitą įrangą, patikrintų internetines kainas keliose biuro parduotuvėse.
Kompensavimo politika
Sukurkite oficialią darbuotojų išlaidų politiką, padedančią sumažinti dideles kelionės, apgyvendinimo, pramogų ir maitinimo išlaidas. Jei leisite darbuotojams užsisakyti savo keliones ir apgyvendinimą lankydamiesi konferencijose ar parodose, jie gali rezervuoti skrydžius ir kambarius, už kuriuos jie gauna labiausiai atlygio taškus, o ne pasirinkti mažiausias kainas. Reikalauti, kad visas kelionės išlaidas patvirtintų priežiūros institucija ir kad visos išlaidų kompensavimo formos apimtų pajamas.
Auditas
Trečiosios šalies peržiūros pirkimai, finansiniai įrašai, darbo laiko lapai, išlaidų kompensavimas ir kita verslo veikla gali padėti nustatyti ir sumažinti klaidas ir sukčiavimą. Vidaus auditas leidžia vienam darbuotojui ar departamentui peržiūrėti kito asmens darbą. Išorės auditas atneša išorės rangovą ar įmonę, kad peržiūrėtų jūsų darbuotojų darbą. Tai gali apimti patvirtinto buhalterio nuomą, kad peržiūrėtumėte knygas kiekvieną mėnesį ar ketvirtį. Atlikdami inventoriaus peržiūrą galite nustatyti, ar turite problemų dėl vagystės, per didelės pristatymo ar sugedimo.
