Apskaitoje yra keli finansiniai dokumentai, naudojami įmonės sandoriams stebėti ir bendrajai finansinei padėčiai. Bendra knyga ir balansas yra du pagrindiniai įmonės apskaitos proceso dokumentai. Nors jie apima panašią informaciją, pagrindinė knyga ir balansas nėra vienodi. Jų paskirtis yra atskira, o informacijos įrašymo metodai yra skirtingi.
Apibrėžimas
Visi sandoriai yra siunčiami į pagrindinę knygą iš dienos žurnalo naudojant debetų ir kreditų sistemą, panašiai kaip jūs naudojate čekių knygoje. Tai yra jūsų įmonės finansinių įrašų pagrindas, sekantis kiekvieną sandorį nuo pirmosios įmonės istorijos dienos. Balansas neįrašomas taip išsamiai, kaip pagrindinė knyga. Tai yra įmonės finansinės būklės, susijusios su turtu ir įsipareigojimais, apžvalga tam tikru momentu.
Struktūra
Sąskaitos bendrojoje knygoje yra suskirstytos į penkias kategorijas; turtas, įsipareigojimai, nuosavas kapitalas, pajamos ir išlaidos. Paprastai kiekviena paskyra, kurią stebi pagrindinė knyga, yra atskiras puslapis. Sandoriai registruojami bendrojoje knygoje, kaip jie yra kiekvienai paskyrai. Pavyzdžiui, mokėjimas kreditoriui būtų įrašytas į „išlaidas“ ir tą pačią dieną, jei klientas sumokėtų bendrovei, jis būtų įrašytas į „pajamas“. Balansas nėra padalintas į atskirus puslapius. Vietoj to, kiekvienos kategorijos sumos užfiksuojamos, kaip jos yra tuo laikotarpiu. Pvz., 31 d. Pajamų sumos bus įrašomos ir išlaidos taip pat bus sumos ir užregistruotos. Taigi mokėjimai kreditoriui A, B ir C būtų suvestiniai, o ne įrašomi atskirai.
Tikslas
Pagrindinė knyga naudojama kaip kitų finansinių dokumentų, įskaitant balansą, duomenų šaltinis. Generalinė knygelė seka sandorius ir registruoja visus įmonės duomenis, kad būtų galima tiksliai surinkti kitus finansinius dokumentus. Neatitikimai, apskaitos klaidos ir nuostoliai gali būti stebimi per pagrindinę knygą. Balanse parodyta, kas jį žiūri (kaip, pavyzdžiui, kreditorius), ką bendrovė turi, taip pat tai, ką ji turi kitoms šalims nuo tos dienos, kai ji yra baigta. Balansai dažnai naudojami siekiant nustatyti, ar įmonė gali gauti kreditą ar paskolą. Kreditoriai, investuotojai (potencialūs ir dabartiniai), vadovybė, tiekėjai, klientai, vyriausybinės agentūros ir profesinės sąjungos naudoja balansą, kad prognozuotų, kur bus įmonė, arba kaip ji atrodys finansiškai žemyn keliu. Kreditoriui tai yra priemonė įvertinti įmonės „riziką“, kai svarstoma paskola. Bendrovės vadovui ar prezidentui balansas padeda nustatyti, ar bendrovė turi per daug inventoriaus, ar turi padidinti pajamas.
