Nesvarbu, ar tai yra darbuotojų susitikimas, ar tas, kuris apima vadovus, darbuotojus, generalinius direktorius ir investuotojus, kas nors turi būti ten, kad galėtų užfiksuoti susitikimą ir dalytis informacija su kitais, kurie ten nebuvo. Ir kadangi prisiminimai gali būti trumpi, posėdžio protokolai taip pat primena dalyviams apie aptartus klausimus, priimtus sprendimus ir veiksmus, kurių žmonės turėtų imtis. Kadangi minutės yra gairės būsimiems verslo santykiams, svarbu organizuoti ir įtraukti teisingą informaciją. Tai prasideda nuo patikimų įrankių.
Pasirinkite įrankius
Renkantis įrankius, pasirinkite tuos, kurie geriausiai tinka jums ir leis jums likti ant to, kas vyksta susitikime, ir imtis nuoseklių pastabų. Kai kuriems žmonėms tai nešiojamas arba planšetinis kompiuteris; kitiems tai nešiojamas kompiuteris ir rašiklis. Jei įrašymo įrenginį, pvz., Diktofoną arba išmanųjį telefoną su įrašymo programa, galėsite peržiūrėti vėliau, taip pat galėsite peržiūrėti susitikimą. Jei naudojate išmanųjį telefoną, planšetinį kompiuterį ar kompiuterį, išjunkite visus garsus, žaidimus ar socialinės žiniasklaidos programas, kad susitikimo metu nebūtų sutrikdyta. Šios priemonės gali padėti jums užsirašyti greičiau - bet kaip atsarginę kopiją visada turėtumėte turėti nešiojamąjį kompiuterį ir keletą rašiklių ar pieštukų.
Naudokite šabloną
Šablono kūrimas gali padėti sutaupyti laiko, nes susitikimo metu jums nereikės praleisti brangių akimirkų, kuriose bus aprašytos aptartos temos. Kompiuterių programos, įskaitant „Microsoft Office“, siūlo verslo susitikimų šablonus, kuriuos galite naudoti, arba galite sukurti savo tuščią dokumentą naudodami darbotvarkę, kurią gaunate prieš susitikimą. Paprastai šiuose šablonuose yra skyrių, kuriuose yra „Dalyviai“, „Veiksmų elementai“, „Naujas verslas“ ir pan., Tačiau pasitarkite su savo darbdaviu, kad sužinotumėte, ar reikalingi kiti elementai, pvz., Dalyvaujančių akcininkų pavadinimai, svečiai ir susirinkimo vieta. Kiekvienos sekcijos viršuje sukurkite nedidelį langelį su žodžiu „Laikas“, kad galėtumėte užrašyti laiką, kurį šis skyrius pradėjo. Kompiuteryje išsaugokite šabloną „Word“ arba kitu redaguojamu formatu, paliekant keletą tuščių tarpų kiekviename skyriuje. Jei kuriate šabloną spausdinti ir tada užpildysite ranka, kiekviename skyriuje palikite pakankamai vietos. Rašydami pastabas skubiai, dažnai rašysite didesnius ir užima daugiau vietos nei jums būtų daugiau laiko.
Ką įtraukti ir ką palikti
Susirinkimo protokolo tikslas - ne įrašyti kiekvieną dalyką, apie kurį žmonės diskutuoja, bet užrašyti įvykius, pasiūlė „Roberto įsakymo taisykles“, trumpą knygą, kurioje aprašoma, kaip elgtis su parlamento posėdžiais. Šią knygą dažnai naudoja ne pelno siekiančios įmonės ir įmonės, kurios vadovauja susitikimams. Kalbant apie susitikimų pastabas, nenaudokite laiko rašydami kiekvieną argumentą, kurį kažkas pateikė tam tikram verslo veiksmui ar prieš jį. Pavyzdžiui, kai kas nors pateikia pasiūlymą, užrašykite tikslią pasiūlymo formuluotę, kas ją pateikė, ir galutinius balsavimo rezultatus. Tačiau jums nereikia užrašyti visų komentarų dėl ar prieš šį pasiūlymą. Kai kas nors pateikia ataskaitą, užsirašykite, kas padarė ataskaitą, ataskaitos pavadinimą, trumpą ataskaitos santrauką ir veiksmus, kurių buvo imtasi. Ir kadangi jūs vartojate „minutes“, taip pat rašykite, kada buvo priimtas sprendimas, taip pat laikas, kada žmonės pradėjo svarstyti elementą.
Trumpojo scenarijaus kūrimas
Nors nesate užrašę kiekvieno atsitiktinio dalyko, kartais susitikime vykstantys veiksmai gali eiti greičiau, nei galite laikytis. Kai taip atsitiks, naudokite savo trumpinį. Pvz., Galite naudoti bendrų verslo žodžių santrumpas, pvz., „Mgmt“ valdymui arba „prod“ produkto ar produktyvumo atžvilgiu. Naudokite susirinkime dalyvaujančių asmenų, pvz., „John Smith“, „JS“, inicialus. Simboliai, tokie kaip klaustukas, taip pat gali būti trumpinami „klausimui“. Pavyzdžiui, galite parašyti „JS?“ nurodyti, kad John Smith uždavė klausimą. Sukurkite savo santrauką ir tada ją išversti į terminus, kuriuos visi gali suprasti prieš paskelbdami susirinkimo pastabas.
