Mokėtinos sąskaitos yra svarbūs asmens ar verslo dokumentai. Idealiu atveju jūsų verslas turėtų įdiegti saugojimo ar rinkmenų sistemą, kuri leistų savininkams ir kitiems darbuotojams, jei reikia, gauti turto ir sąskaitų kvitus ir įrašus. Nors jūsų verslui nereikia nuolat atsiskaityti už apskaitą, ji turėtų juos saugoti mažiausiai 10 metų.
Įrašų dešimtmetis
Kiek laiko turėtumėte laikyti savo verslo įrašus faile, priklauso nuo veiksmo, išlaidų ar įvykio, kurį dokumentas įrašo pagal „Internal Revenue Service“. Dokumentai, susiję su sandoriais ir mokėjimais, turi būti saugomi mažiausiai 10 metų, atsižvelgiant į „Financial Web“. Tokie dokumentai apima bankų ataskaitas, sutartis, mokėtinas sumas ir gautus dokumentus ir atšauktus patikrinimus.
Efektyvus įrašų tvarkymas
Pagrindinė priežastis, dėl kurios reikia atsiskaityti už apskaitą, yra, jei kas nors turi klausimą apie pardavimą ar seną sutartį. Tokiais atvejais jums reikia laiku rasti daiktų, susijusių su pardavimu ar sutartimi. Taip pat svarbu turėti prieigą prie mokėtinų įrašų, jei klientas arba darbuotojas iškelia jūsų verslą.
Laikykite IRS laimingą
IRS siūlo laikyti įrašus, kurie patvirtina pajamų deklaraciją arba atskaitymus mokesčių deklaracijoje, kol baigsis to laikotarpio grąžinimo laikotarpis, kuris yra laikotarpis, per kurį galite pakeisti savo mokesčių deklaraciją, kad galėtumėte gauti kreditą arba grąžinti. Tai reiškia, kad turite turėti turimus apskaitos įrašus, kad galėtumėte dokumentuoti pelną ar nuostolius dėl turto pardavimo ar perleidimo tiek laiko, kiek turtas liko eksploatuojamas. Vėliau privalote saugoti visus su turtu susijusius įrašus ir kvitus dar trejus metus pagal QBalance.com.
Daugiau nei įrašų
Siekiant maksimaliai padidinti erdvę ir sumažinti galimą įrašų praradimą nuo gaisro, vagystės ar sunaikinimo, jūsų įmonė gali norėti eiti į kompiuterį. Perkeldami mokėtinus įrašus į elektroninę registravimo sistemą, jūsų įmonė gali sumažinti administracines išlaidas ir personalo laiką. Programos yra prieinamos internete ir vietoje biuro prekių parduotuvėse. Mokesčiai taikomi ir labai skiriasi priklausomai nuo programos. Automatizuotos mokėtinos sistemos dažnai teikia elektronines sąskaitas faktūras, mokėjimo paslaugas ir stebėjimą internetu.
