Jei esate užsikabinęs telefonu su ilgai trokštu kolega ar klientu, tai, kas turėjo būti greitas, paprastas telefono skambutis, gali užtrukti didelį gabalėlį iš jūsų dienos. Užuot bandę daugiafunkcinį darbą, kai skambinantysis skambina, turėtumėte naudoti tam tikrus taktinius metodus, kad skambutį būtų galima baigti kuo greičiau, neprarandant mandagumo ar nukrypstant nuo pagrindinės etiketo. Po to, kai rūpinatės savo verslu, galite skambinti ir maloniai išeiti iš pokalbio.
Dėmesys šiuo klausimu. Išlaikykite pokalbį centru apie skambučio tikslą ir venkite dreifuoti į mažus pokalbius. Jei asmuo, su kuriuo kalbate, pradeda nuvilti į nesusijusią temą, švelniai nukreipkite jį atgal į svarbesnius klausimus. Nebijokite, kad tai atliktumėte. Jei asmuo, su kuriuo kalbate, persikelia į kitą temą, grąžinkite jį, sakydamas: „Bet apie…“ ir dar kartą paminėkite pagrindinį klausimą. Tai leis skambinančiam asmeniui žinoti, kad šis dalykas yra svarbiausias dalykas. Taip pat paminėkite, kad „nenorite per daug laiko užimti“. Tai yra griežtas, bet mandagus būdas palaikyti skambutį kelyje.
Paklauskite uždarojo tipo klausimų, todėl iš pagrindinės temos negali būti dreifuojančių. Užuot klausę, kas yra tinkamas laikas susitikti, paklauskite: „Ar bus tinkamas laikas susitikti?“ Uždaryti klausimai turės tik nustatytą skaičių atsakymų, ne daugiau kaip du ar tris, ir tai sukurs pokalbį prie nagrinėjamo dalyko.
Apibendrinkite skambutį, kad įsitikintumėte, jog jūs viską prižiūrėjote. Pakartokite problemą ir kaip ji tvarkoma. Greitas, „Aš ištrauksiu šią informaciją ir gausiu jums ataskaitą iki dienos pabaigos“, patvirtina, kad viskas rūpinasi.
Paklauskite, ar yra nieko, ką galite padaryti, kad padėtų, ar kitiems klausimams, kuriuos reikia aptarti. Dar kartą sustiprinkite skambučio tikslą ir nenukreipkite kitų temų. Naudokite tokias frazes kaip „Taigi, ar tai išsprendžia jūsų problemą su išlaidų ataskaita?“, Arba „Ar yra kažkas, ką galiu įtraukti į šį paketą?“ Kai jūsų kvietimas pasiekia savo išvadą, kitas asmuo greičiausiai pripažins, kad, ne, nėra jokios kitos temos aptarti.
Dėkojame skambinančiam asmeniui už jo laiką arba skambinant (priklausomai nuo to, kas inicijavo skambutį). Leiskite jam žinoti, kad stebėsite bet kokiu būdu, kuris yra tinkamas situacijai. Jei norite baigti pokalbį, naudokite greitą „Have a nice day“ arba „Thanks for calling“. Venkite ilgų atsisveikinimo būdų, per kuriuos keičiate per daug malonumų.
Patarimai
-
Jei žinote, kad tam tikras bendradarbis turi tendenciją kalbėti per ilgai, siųskite el.
