Veiklos ataskaita yra vertinga verslo priemonė. Tai leidžia dokumentuoti ir sekti darbuotojų pasirodymus. Svarbu atidžiai rašyti šias ataskaitas, nes jos gali būti katalizatoriai, skatinantys teigiamą ar neigiamą darbuotojų elgesį. Gerai parašyta veiklos ataskaita apima informaciją, analizę, sąžiningumą ir taktiką.
Centruokite savo ataskaitą apie kelis stebėjimus, dėl kurių turite duomenų. Svarbu išlaikyti pastabas apie darbuotojus prieš rašant ataskaitą ir tada ištraukite informaciją iš šių pastabų, kad parengtumėte ataskaitą. Įsitikinkite, kad stebėjimai buvo pirmieji, o ne klausimai. Pirmojo stebėjimo pavyzdys gali būti pastaba, kurią parašėte ir padėjote, kai pastebėjote, kad darbuotojas, atvykęs į 30 minučių vėlą dirbti tam tikrą dieną.
Rašykite apie elgesį, kuris yra konkrečiai susijęs su atliktu darbu. Su darbu susijęs elgesys apima sąveiką su kolegomis, dėmesį į detales, dokumentų tvarkymo kokybę, bendrą požiūrį ir punktualumą.
Centruokite savo ataskaitą apie elgesį, kuris buvo aptartas žodžiu su darbuotoju. Jūsų komentarai neturėtų būti visiškai nustebinti darbuotojas.
Sutelkti dėmesį į teigiamą, tačiau būtinai objektyviai išvardykite visus neigiamus įvykius. Jūs galite parašyti kažką panašaus: „Ponas Jones palaiko teigiamą sąveiką su savo kolegomis. Jei reikia, jis pasilieka pavėluotai, kad galėtų užbaigti darbą. Birželio 11, 20 ir 27."
Būkite glausti ir konkretūs. Nurodykite konkrečių atvejų pavyzdžius. Susilaikykite nuo žiaurumo. Blogas šio pavyzdys būtų kažkas, pavyzdžiui, „Ponia Smith nėra gerai darbe. Ji tiesiog atrodo prastai tinkanti pozicijai. Nežinau, kas gali ateiti, jei ji negali. … „Geresnis pavyzdys būtų:“ Ponia Smith turėjo dvi nesutarimus dėl dviejų skirtingų kolegų dėl jos įžeidžiančios ir nepagarbios kalbos. “
Susieti veiklos ataskaitą su ankstesnėmis ataskaitomis. Nurodykite sritis, kurios galėjo būti patobulintos, pablogėjusios ar išlikusios. Pavyzdžiui, galite parašyti: „Praėjusį ketvirtį P. Thompsono produkcijos numeriai buvo 75 proc. Mažesni už tai, ką įmonė laiko priimtinu. Tačiau nuo paskutinio įvertinimo jo gamyba gerokai pagerėjo ir dabar atitinka įmonės standartus.“
Bendrinkite teigiamą elgesio sritį. Jūs galite parašyti kažką panašaus: „Ponia Brown teigiamas požiūris daro įtaką aplinkiniams ir daro darbo vietą geresne aplinka.“
Pateikite grįžtamąjį ryšį apie tai, kaip norėtumėte pagerinti silpnesnes sritis. Susieti ataskaitą su būsimais tikslais. Pavyzdžiui, galėtumėte rašyti: „J. Hartzogas nepateikė savo savaitės pamokų planų keturiais atvejais. Per kitą semestrą administracija norėtų, kad jis pamokų planus paverstų kiekvieną savaitę penktadienį.“
Parašykite ataskaitą, kai esate pozityvioje proto dalyje. Būtinai perskaitykite ataskaitą bent keletą valandų po to, kai jį parašėte, kad galėtumėte pataisyti visus galimus pakeitimus.
Skatinkite darbuotojus bendrauti su jumis apie pranešimą, kai tik jie jį gauna. Naudokite analizę kaip galimybę bendradarbiauti teigiamai link asmeninio tobulėjimo, taip pat visos įmonės tobulinimo.
