Atmintinės turi pateikti informaciją glaustai, tikslingai. Šis beprasmio stilius reiškia, kad net jei prakaituojate rašymo perspektyvą, turėtumėte rasti paprastą, protingą formatą, kuris būtų malonus atleidimas nuo kitų, darbui imlių rašymo projektų, kuriuos galėtumėte turėti ant stalo.
Parašykite antraštę
Pradėkite atmintinę rašydami standartinę antraštę, kurioje yra „To:“, „From:“, „Date:“ ir „Subject“ atskirose eilutėse. Padovanok šiek tiek minties auditorijos linijai, suvokdami, kad galbūt nenorite skleisti savo pranešimo visai bendrovei, o tik kelioms tarnyboms. Taisyklinga pozicija leidžia skaitytojams greitai nuskaityti ir surasti svarbią informaciją nuo pat pradžios - nuo tinkamumo temai.
Nurodykite savo tikslą
Parašykite trumpą atidarymą, kuriame aiškiai nurodoma, kuo įmanoma, jūsų tikslą rašyti. Jei norite, švirkškite tam tikrą asmenybę, bet laikykitės šio papildymo. Pavyzdžiui, jei skelbiate pranešimą, galite parašyti: „Po ypač ilgos ir išsamios paieškos teigiamai džiaugiuosi galėdamas pranešti, kad ABC kompanija samdo XYZ Writers Group, kad galėtų vadovauti mūsų būsimoms rinkodaros pastangoms“.
Sukurkite tikslumą
Atkreipkite dėmesį į savo pranešimo kūną - ne daugiau kaip dvi ar tris dalis -, kad išsiaiškintumėte savo pradinį pareiškimą. Numatomi klausimai yra svarbu; nenorite, kad jūsų atmintinė sukurtų daugiau klausimų nei atsakymai, tačiau atmintinė taip pat nėra forumas išsamioms, 360 laipsnių atskleidimui. Organizuokite svarbiausią informaciją - ką darbuotojai norės žinoti ir ką jiems reikia žinoti - hierarchiškai. Galiausiai, nepamirškite, kad žinutė retai tarnauja kaip „galutinis žodis“ temoje; iš tikrųjų, ji kartais pradeda visą veiklą. Taigi savo paskutinės pastabos dalies dalį skirsite „tolesniems veiksmams“ arba „kas vyksta toliau“. Pavyzdžiui, šiuo atveju galbūt norėsite pasidalinti, kai pristatysite rašytojų grupę savo darbuotojams.
Uždarykite stilių
Uždarykite savo atmintinę ant puikios pastabos, suvokdamas, kad siunčiate netiesioginį pranešimą savo darbuotojams. Pavyzdžiui, galite sakyti: „Žinau, kad jūs, kaip aš, tikiuosi, kad pradėsite šį įdomų mūsų įmonės istorijos skyrių. Iš anksto dėkoju jums už nuolatinį entuziazmą ir atsidavimą. “
Pažymėkite priedus
Įtraukite žymėjimą pačioje atmintinės apačioje atitinkamus priedus, pvz., dokumentus, kuriuos norite skaityti darbuotojams, arba naujas procedūras, kurių norite, kad jie laikytųsi. Tiesiog parašykite žodį „Pridedama:“ ir trumpai apibendrinkite informaciją. Šiame pavyzdyje galbūt norėsite įtraukti ankstesnių rašytojų grupės rinkodaros projektų rinkinį, kad jūsų darbuotojai galėtų susipažinti su grupės stiliumi ir pasiekimais. Aiškiai nurodykite, kur darbuotojai gali rasti šią informaciją. Pvz., Ar skelbiate savo atmintinės popierinę kopiją skelbimų lentoje arba išsiųskite el. Paštu visai įmonei, įsitikinkite, kad darbuotojai supranta, kaip pasiekti priedą.
Patarimai
-
Perskaitykite savo atmintinę garsiai, kai jį atidžiai perskaitysite ir redaguojate prieš jį skleidžiant.
