Įmonės, individualūs rangovai ir ne pelno organizacijos kuria politikos pareiškimus, išreiškiančius gaires, reglamentuojančias jų paslaugų teikimą ir dalyvavimą jų veikloje. Ši politika nustato protokolus ir parametrus, kuriuos turi laikytis visi, kurie sudaro sutartį su vietove arba apsilanko vietoje. Šių politikos sričių kūrimas prasideda nuo visų organizacinių subjektų indėlio, be tiesioginio ryšio su įmonės tikslais. Politikos rašytojams daugiausiai protokolų rašymo proceso yra tyrimai, pasirengimas ir sprendimai dėl formatų ir platinimo.
Pasiruoškite rašyti. Surinkite įrašų rinkimo medžiagas, saugokite paskirtą kompiuterį ar teksto redaktorių ir pasirinkite erdvę, kurioje būtų galima atlikti didžiąją dalį rašymo. Be to, pasirinkite politikos arba protokolo pirminę kalbą, atsižvelgiant į formuluotės stilių ir politikos dokumento šrifto tipus.
Susitikimas su pagrindiniais darbuotojais, kad galėtumėte prisidėti kuriant naują politiką ar dokumentą. Pavyzdžiui, fizinės saugos politikos parametrai reikalauja, kad tiek žmogiškųjų išteklių atstovas, tiek saugumo personalas pateiktų savo nuomonę apie politikos reikalavimus. Susitikimų protokolus naudokite kuriant politiką arba protokolus iš surinktos informacijos.
Įvertinkite įmonę ar tarnybos misiją. Naudokite bendrovės misijos kalbą ir taikymą kaip bendrą politikos ar protokolo tonas. Pavyzdžiui, rūpestingo planavimo ir ataskaitų teikimo priemonių kartojimas turi didelę reikšmę pramonės saugos bendruomenės politikos formuotojams.
Tyrinėkite auditoriją. Apskaičiuokite klientų, rangovų ar darbuotojų skaičių, kurie yra pagrindinė politikos dokumento auditorija. Nustatykite šių asmenų darbo ar verslo vietą, kad nustatytumėte vietos ir paskirstymo reikalavimus. Be to, peržiūrėkite darbuotojų pareigybių aprašymus ir sutartis dėl galimo įtraukimo į politikos dokumentą.
Peržiūrėkite darbo vietos ar verslo vietos fizinį išdėstymą. Dokumentuokite matmenis, esamus eismo būdus ir specialias sritis, tokias kaip tualetai ir darbuotojų salonai, kad būtų galima sukurti protokolo dokumento aplinkos ir saugos dalį. Susisiekite su išorės agentūromis, pvz., Vietos gaisrų tarnyba arba darbo saugos organizacija, kad nustatytumėte tokius reikalavimus kaip maksimalūs pajėgumai ir privalomi priešgaisrinės saugos įtaisai.
Peržiūrėkite esamus įmonės dokumentus. Surinkite visus esamus bendrovės politikos laiškus, ankstesnius protokolų vadovus ir su paslaugomis susijusius dokumentus, kad galėtumėte naudoti kuriant naują politikos ir procedūrų dokumentą. Nustatykite pasenusią informaciją ir prireikus atnaujinkite svarbiausius duomenis. Formų, reikalaujančių oficialių parašų, suraskite pradinį parašą arba tinkamą pakaitalą ar pakaitalą. Tinkamai disponuokite pasenusiais duomenimis, kuriuose gali būti slapta informacija.
Tyrimų produktų sauga ir naudojimas. Produktų platintojai, mažmenininkai ar gamintojai turi ištirti, ar parduodami ar pagaminti produktai yra tinkami ir saugūs. Pridėkite šią informaciją į paslaugų politikos vadovų procedūrinį skyrių, pateikdami duomenis apie saugą ir avarijas. Pridėkite saugių duomenų apie daiktus, esančius kaip pavojingos medžiagos arba kurių sudėtyje yra pavojingų medžiagų.
Sukurkite kelis formatus. Politikos ar protokolo knygos ir elektroninės versijos suteikia patogumo dokumento auditorijai. Elektroniniai politikos dokumentai leidžia skaitytojams patogiai peržiūrėti politiką iš kelių vietų. Be to, knygų ar kopijų formatas suteikia fizinę versiją, jei reikia, ją greitai peržiūrėti.
