Svarbiausių procedūrų ir politikos rengimo raktas - padaryti dokumentus pakankamai griežtus, kad būtų galima dokumentuoti organizacijos taisykles, tačiau pakankamai lanksčiai, kad būtų galima lengvai sekti, dažniausiai be nukrypimų, nes turite dokumentuoti kiekvieną nedidelį nukreiptą kelią. Daugelyje organizacijų galite išgirsti procedūras ir politiką, vadinamus SOP arba standartinėmis veiklos procedūromis. Šie dokumentai yra organizacijos pagrindas, todėl jų rašymas padės išlaikyti verslą ir užtikrinti, kad visi darbuotojai atliktų vienodą tvarką. Jei dirbate reguliuojamoje pramonėje, pvz., Farmacijos ar biotechnologijų įmonėse, stiprios SOP yra labai svarbios jūsų verslo sėkmei, nes Maisto ir vaistų administracija pirmiausia į šiuos dokumentus žiūri į bet kokį auditą.
Parengti bet kokių procedūrų ir politikos krypčių, kurias reikia jūsų organizacijai, aprašą. Trumpas procedūrų ir politikos krypčių aprašymas padės jums organizuoti rašymą. Politikos ir procedūrų grupavimas skyriuose gali padėti jums organizuoti savo mintis. Pradžioje organizuokite kontūrą su svarbiausiais dokumentais, kad galėtumėte teikti pirmenybę SOP rengimui. Galų gale, jūs turite pradėti kažkur ir pradedant nuo svarbiausių priemonių, kad bent jau tai būtų padaryta. Gali tekti peržiūrėti šiuos pirmuosius dokumentus po to, kai bus patvirtinti SOPS. Būtina, kad SOPS neprieštarautų vienas kitam.
Suskirstykite atskiras procedūras ir politiką į atskiras užduotis, susijusias su kiekvieno dokumento pildymu. Savo kontūroje kiekvienam dokumentui pridėkite sub-užduotis, kad žingsniai būtų aiškūs, logiški ir tvarkingi. Tokiu būdu dokumentai beveik užrašo save. Nepamirškite, kad pridėsite tik platesnius veiksmus. Jei rašote savo SOPS pernelyg išsamiai, yra per daug galimybių nukrypti. Ne geras dalykas.
Interviuokite darbuotojus, kurie atlieka užduotis. Nepamirškite vertingų darbuotojų, kurie šiuo metu atlieka užduotis. SOP turėtų būti dokumentuojami, kaip viskas padaryta, ir tai yra žmonės, žinantys. Taigi, paprašykite darbuotojų, o ne vadovų atlikti kai kuriuos dokumentų projektų autorius. Juos visada gali sustiprinti techninis rašytojas.
Užpildykite savo kontūrą su išsamesnėmis procedūromis, kurių turi laikytis jūsų darbuotojai. Geriausia būtų laikyti ją paprastą rašant politiką ir procedūras. Taip pat plačiai pripažįstama praktika rašyti ant penktojo lygio JAV lygiu - tai reiškia, kad penktasis greideris turėtų sugebėti skaityti ir suprasti kiekvieną žodį.
Nuspręskite, kas pasirašys procedūras ir politiką. Atsijungimas turi turėti keletą aukšto lygio pavadinimų, kad viršininkai žinotų, kaip viskas daroma. Kai kurios organizacijos vykdo kiekvieną politiką ir tvarką per žmogiškųjų išteklių skyrių arba jų teisinę tarnybą, siekdamos užtikrinti, kad nebūtų pažeisti įstatymai.
Paskambinkite peržiūros posėdį, kad vienoje patalpoje būtų surinkti visi pasirašiusieji, kad aptartumėte politiką. Jei įmanoma, visoms šalims vienoje patalpoje surengti diskusiją apie vieną konkrečią politiką, dokumentas bus perkeliamas daug sparčiau, nei perduoti jį ir prašyti komentarų. Jei tikrai norite pagreitinti situaciją, nustatykite tikslą, kad susitikimo pabaigoje SOP būtų pasirašytas.
Pasirašykite, datą, versijos kontrolę ir platinkite baigtas procedūras ir politiką. Apsvarstykite galimybę kiekvienam darbuotojui suteikti darbuotojo vadovą, kuris, esant reikalui, gali būti atnaujintas su pataisytais dokumentais. Iš tiesų sukurkite nešiojamųjų kompiuterių tvarkymo politiką ir tvarką, įskaitant periodišką darbuotojų vadovų auditą, siekiant užtikrinti, kad visi darbuotojai turėtų būti atnaujinami.
Peržiūrėti galiojančius patvirtintus SOP pagal tvarkaraštį. Kiekvienas SOP turėtų būti peržiūrimas kasmet arba bent du kartus per metus, kad įsitikintumėte, ar praktika ir politika nepasikeitė. Įsitikinkite, kad gausite šviežių parašų ir datų, kad, jei patikrintumėte, yra aiškus nugaros versijų popierinis takas.
Patarimai
-
Mažos įmonės dažnai ignoruoja standartines procedūras, tačiau jos yra labai svarbios užtikrinant verslo sveikatą.
