Nuo to momento, kai darbdavys pirmą kartą susisiekia su būsimu darbuotoju, iki darbo nutraukimo, svarbu, kad su darbuotoju susiję rašytiniai įrašai būtų laikomi darbuotojų personalo byloje po kiekvieno darbuotojo vardu. Šios užimtumo bylos, jei jos tvarkomos teisingai, gali padėti apsaugoti darbdavį nuo būsimos atsakomybės už darbo ir darbo teisės pažeidimus, pvz., Neteisėtą nutraukimą ar diskriminaciją dėl darbo.
Elementai, kurių jums reikės
-
Failų spintos arba saugios patalpos su ribota prieiga užrakinimas
-
Failų aplankai
Suprasti, kodėl reikia išlaikyti darbuotojų personalo bylas. Tai yra įmonės ir darbuotojo įrašas apie tai, kas įvyko darbo vietoje. Personalo byloje saugomi įrašai gali padėti apsaugoti darbdavį būsimuose teismo procesuose ir padėti išsiaiškinti nesusipratimus, kurie gali kilti dėl politikos klausimų, darbo užmokesčio ir išmokų, darbo pareigų ir atsakomybės, drausminių ar taisomųjų veiksmų ir skundų.
Taigi, kas turėtų eiti į darbuotojų personalo bylą? Šiuos dokumentus ir įrašus turėtų tvarkyti žmogiškųjų išteklių specialistai arba vadovai kiekvienam darbuotojui. Darbo aprašymas Darbo programa Darbo pasiūlymas IRS forma W-4 Darbuotojų vadovo gavimas (Dažnai gera idėja išlaikyti paties vadovo kopiją, ypač tada, kai ji kartais gali keistis. Taip visi žino, kokie yra vadovo terminai, kuriuos pasirašė darbuotojas). Bet kokie veiklos rezultatų vertinimai Darbuotojų išmokos užsiregistruoja Apdovanojimai Skundai ir komplimentai, gauti dėl darbuotojo Drausminiai veiksmai arba įspėjimai * Dalyvavimo įrašai Rekomenduojama, kad kiekvienas skirtingas įrašo tipas turi savo skirtuką.
Medicininiai įrašai ir imigracijos formos turėtų būti saugomi atskirose bylose. Kadangi negalite priimti įsidarbinimo sprendimų, pagrįstų asmens imigracijos statusu, darant prielaidą, kad jie turi teisę dirbti JAV, o federalinė vyriausybė turi teisę peržiūrėti I-9, tikriausiai geriau ją atskirti. Be to, atsižvelgiant į medicininius įrašus, amerikiečiai su negalia įstatymas (ADA) turi labai griežtas taisykles dėl privatumo ir prieigos prie pašto, kuriuose pateikiami medicininiai įrašai, todėl būtina juos laikyti atskiroje failų ir bylų spintelėje su ribotu prieigą. ADA apriboja informacijos, pateiktos šiuose įrašuose, atskleidimą priežiūros institucijoms, jei darbuotojas turi būtinų savo pareigų apribojimų arba jiems reikalingas apgyvendinimas; pirmosios pagalbos darbuotojai neatidėliotinos medicinos pagalbos atveju; vyriausybės ir draudimo pareigūnams esant ribotoms aplinkybėms.
Svarbu, kad neteisinga informacija darbuotojo personalo byloje būtų nedelsiant ištaisyta, pranešus įmonei, kad informacija yra neteisinga.
Darbuotojų personalo bylos turi būti užrakintos ir prieinamos tik tiems, kurie turi teisėtą verslą, kuris turi turėti prieigą prie bylos. Vadybininkas arba pirmosios linijos vadovas gali reikalauti prieigos, kad galėtų priimti sprendimus dėl akcijos ir drausminių veiksmų. Jei asmuo, neturintis teisėto verslo prieigos prie failo, nori jį matyti, jiems reikalinga galiojanti šaukimas. Priešingu atveju gali būti pažeistos darbuotojo privatumo teisės.
Apskritai įstatyme nereikalaujama, kad darbuotojas atskleistų darbuotojo personalo bylos medžiagą be atitinkamo darbuotojo prašymo. Tikriausiai tai yra geresnė verslo praktika, kad darbuotojai būtų informuoti apie tai, kas yra jų byloje. Tokiu būdu jūs neturite ribinio darbuotojo, kuris yra nustebintas, kai jie yra drausmingi ar nutraukiami. Šios bendrosios taisyklės išimtys yra Sąžiningos kredito ataskaitų įstatymo (FCRA) nuostatos. Ji reikalauja, kad informuotumėte darbuotojus ar potencialius darbuotojus, jei vartojate nepageidaujamą veiksmą pagal tai, kas yra jų kredito ataskaitoje.
Atskiras nuo pranešimo darbuotojams apie tai, kas yra jų personalo byloje, klausimas yra prieigos klausimas. Daugelis valstybių reikalauja, kad darbdaviai suteiktų darbuotojams ir buvusiems darbuotojams prieigą prie savo darbuotojų personalo bylos. Svarbu, kad žmogiškųjų išteklių specialistas ar verslo savininkas būtų susipažinę su jūsų valstybės teise šioje srityje. Tačiau paprastai darbuotojo prieinamumas turi būti pagrįstas ir priklausomai nuo to, ar vadovo narys turi būti užtikrintas, kad niekas nebūtų paimtas ar pakeistas. Kai kurie valstybiniai įstatymai leidžia darbuotojui turėti kopijas, jei jie tai padarys, kad kas nors iš bendrovės atliktų kopiją. Dažnai bus ribotas to, ką darbuotojas gali matyti savo personalo byloje. Jei yra jautrių elementų, pvz., Informacinių laiškų, kriminalinių tyrimų ir kitos informacijos, kuri gali pažeisti kito asmens privatumo teises, jiems gali būti neleidžiama prieiti prie jo. Čia gera idėja laikyti šiuos daiktus į atskirą darbuotojo personalo bylos skirtuką. Kai kurie valstybės įstatymai gali leisti darbuotojui pateikti drausminius veiksmus ar vertinimus.
Patarimai
-
Laikykite valstybinės teisės kopiją, jei yra jūsų valstybėje, prieigos prie darbuotojų personalo bylų, pateiktų arba patogių, tose srityse, kuriose šie failai yra saugomi. Taip bus išvengta bet kokių prieštaravimų tarp vadovybės ir darbuotojo dėl to, kas yra ir yra neleistina.
Įspėjimas
Kiekvienas darbuotojas turi būti elgiamasi taip pat, kai kalbama apie jų personalo įrašų priežiūrą ir prieigą. Bet koks nukrypimas praktikoje gali paskatinti įmonę bylinėtis. Jei turite kokių nors abejonių dėl to, kaip išlaikyti darbuotojo personalo bylas, pasitarkite su advokatu.
