Jūsų gebėjimas efektyviai bendrauti tiesiogiai paveiks jūsų sėkmę darbe. Labai svarbu žinoti, kaip rašyti ir siųsti glaustą ir suprantamą korespondenciją. Verslo atmintinė yra trumpas dokumentas, skirtas konkrečiai žmonių grupei ir orientuotas į konkretų tikslą. Gerai parašyta atmintinė padės jums efektyviai bendrauti ir pasiekti rezultatų. Be tinkamo rašymo, labai svarbu įsitikinti, kad jūsų atmintinė yra tinkamai išsiųsta žmonėms, kuriems reikia ją perskaityti.
„Memo“ kūrimas
Pagalvokite apie savo auditoriją. Prieš pradėdami rašyti atmintinę, apsvarstykite žmonių, su kuriais bendraujate, švietimo lygį ir patirtį. Taip pat nepamirškite savo gavėjų poreikių. Kai kuriems asmenims gali prireikti išsamesnių instrukcijų ir konkrečių, nustatytų gairių, o kitiems gali būti suteikta labai bendro pobūdžio informacija, o po to - iniciatyva.
Naudokite teisingą antraštės formatą. „Datos“ eilutėje naudokite standartines santrumpas. „Į“ reikia įrašyti kiekvieną asmenį, kuris gaus pavadinimą. Nenaudokite slapyvardžių. Naudokite pavardes ir pavardes ir įdėkite juos į abėcėlę arba pagal vietą įmonėje. „Iš“ eilutės naudokite savo vardą ir pavardę, o taip pat ir departamentą, kuriame esate.
Pasirinkite konkrečią ir informatyvią temą. Dažnai žmonės siunčia atmintines su temomis, kurios yra neaiškios ir bendros. Konkretus ir glaustas, suteiks gavėjams daug geresnį supratimą apie tai, į ką yra nuoroda. Pavyzdžiui, bendroji temos eilutė būtų skaitoma „Susitikimas“, tačiau tam tikra teminė eilutė gali būti „Pardavimų komandos pristatymas penktadienio susitikimui“.
Atidaryti su specifika. Nenaudokite laiko su pokalbiu ar fone. Pirmoje jūsų atmintinės dalyje turėtų būti tiksliai pasakyta, ko jums reikia. Naudodamiesi aukščiau pateiktu pavyzdžiu, pardavimų komandos pristatyme, galite atidaryti, „Penktadienio susitikime pardavimų komanda pristatys skaidrių demonstraciją su pajamų ir sąskaitų mokėjimais už pirmąjį ketvirtį.“
Parašykite savo atmintinę, vengdami pasyvaus balso. Atmintinė skirta bendrinti informaciją ir paprašyti pagalbos, todėl reikia naudoti aktyvų balsą. Gramatikos ir rašymo srityse aktyvus balsas reiškia, kad sakinio objektas yra aktyvus - tai daro ar yra kažkas - o ne su jais vyksta kiti dalykai. Aktyvus balsas būtų skaitomas taip: „Pardavimų komanda pristatys skaidrių demonstraciją.“ Pasyvus požiūris būtų suformuluotas taip: „Norėtume, kad pardavimų komanda apsvarstytų skaidrių demonstravimo pristatymą.“
Parašykite išvadą. Jūsų išvada neturi būti sudėtinga, tačiau ji turėtų apibendrinti pagrindinius punktus, nurodytus pačiame pranešime.
Redaguokite savo darbą. Keletas dalykų yra tokie gėdingi kaip verslo atmintinės siuntimas ir po to suprasdami, kad jūs paliko milžinišką klaidų rašymą jo viduryje. Prieš išsiųsdami jį patvirtinkite savo atmintinę, be to, pašalinkite nereikalingus žodžius. Laikykite savo užrašą glaustai.
Siųsti atmintinę
Siųsti savo atmintinę. Jei siunčiate jį per biurų paštą, įsitikinkite, kad kiekvienas į atmintinę įtrauktas asmuo gauna savo kopiją. Niekas niekada neturėtų pasidalinti atmintimi su vaikinu kitame kabinoje.
Naudokite el. Laišką, jei tai yra galimybė. Kartu turi būti siunčiamas visiems el. Laiškas, tačiau galbūt norėsite nukopijuoti kai kuriuos gavėjus. Jei siunčiate savo atmintinę el. Paštu, įrašykite temos temą el. Laiško antraštės eilutėje. Nenaudokite mielų ar spalvingų šriftų, atvaizdų ar kitų el. Pašto priedų.
Atlikę pranešimą, atlikite tolesnius veiksmus. Jei atmintyje yra nurodytas terminas, vėliau patikrinkite, ar gavėjai yra.
Patarimai
-
Įsitikinkite, kad jūsų atmintinėje laikomasi visų įmonių gairių, susijusių su taškais, pastraipų tarpais ir tt
Įspėjimas
Jei naudojate el. Laišką, kad išsiųstumėte atmintinę, prieš paspaudę mygtuką „Siųsti“ patikrinkite dvigubą patikrinimą. Norėsite būti atsargiems dėl to, kas elektroniniu paštu gauna patentuotą ar konfidencialią informaciją.
