Jei dirbate verslo srityje, tikimės, kad jums reikės tam tikru momentu parengti verslo pasiūlymą arba pasiūlymo laišką. Tai dokumentas, naudojamas jūsų organizacijos produktams ar paslaugoms pasiūlyti pagal nustatytus parametrus, pvz., Taikymo sritį, kainą, tvarkaraštį ir biudžetą.
Kas yra projekto pasiūlymas? Šis dokumentas taip pat žinomas kaip verslo pasiūlymas arba pasiūlymo laiškas, paprastai turi tam tikrą formatą su tam tikrais reikalavimais, kurie skiriasi priklausomai nuo jūsų pramonės. Tačiau pagrindinis pasiūlymo laiško tikslas visada yra įrodyti, kaip jūsų verslas gali padėti išspręsti problemas, su kuriomis jie susiduria.
Kas yra pasiūlymo laiškas?
Pasiūlymo laiškus gali prašyti įmonė arba jie gali būti neprašyti. Pasisakymai gali būti tokie paprasti, kaip perspektyva prašyti pasiūlymo po pardavimo skambučio arba būti oficialus procesas, vadinamas RFP, arba prašymas pateikti pasiūlymą. Šis procesas paprastai apima kelias organizacijas, siunčiančias konkurencinius pasiūlymus, kad laimėtų perspektyvos verslą. Atsižvelgiant į pramonės šaką ir rūšį, pasiūlymas turės apimti konkrečius reikalavimus, kuriuos numato perspektyva.
Kalbant apie nepageidaujamus pasiūlymus ar neoficialius prašymus, nėra oficialių gairių, kurių reikia laikytis. Tačiau svarbu parengti dokumentą, atsakantį į jūsų perspektyvos aiškius ir glaustus klausimus. Nors šiais atvejais gali nebūti jokių oficialių reikalavimų, vis dar labai svarbu sekti logišką struktūrą ir apimti svarbiausius jūsų verslo aspektus ir tai, kaip ji sprendžia problemas, su kuriomis susiduria perspektyva.
Verslo pasiūlyme arba pasiūlymo laiške turėtų būti nurodyti šie kriterijai, nepriklausomai nuo pramonės ir proceso:
- Motyvacinis laiškas
- Titulinis puslapis
- Turinys
- Santrauka
- Problemos, su kuria susiduria perspektyva, apžvalga
- Pasiūlymo tikslai ar tikslai
- Ką daro jūsų organizacija kvalifikuota spręsti šią problemą
- Taikymo sritis, įskaitant kainą ir laiką
- Kvietimas veikti
- Kontaktinė informacija
Atlikti tyrimus prieš pradedant savo pasiūlymą
Prieš pradėdami rašyti, svarbu surinkti visą reikiamą informaciją vienoje vietoje. Stenkitės išsiaiškinti, kas skaitys pasiūlymą ir ar jis yra sprendimų priėmėjas. Pritaikykite savo pasiūlymą auditorijai, užtikrindami, kad pateikiate visą informaciją, kurios jie ieškos.
Sužinokite, kokie skausmo taškai yra perspektyvos. Nustatykite, kaip jūsų organizacija geriausiai tinka spręsti savo problemas, palyginti su jūsų konkurencija. Išvardinkite elementus, kurie išskiria jus nuo panašių įmonių, su kuriomis gali kalbėti perspektyva.
Įsitikinkite, ar perspektyva turi biudžetą ar laiką, ir įsitikinkite, kad jūsų vidiniai ištekliai yra suderinti, kad atitiktų šiuos reikalavimus. Pasirinkę, kuri iš jūsų pasiūlymų bus naudingiausia jūsų perspektyvai, prieš pateikdami kainą, turėsite apskaičiuoti vidines išlaidas.
Pateikite projekto apimtį
Projekto apimties apibūdinimas yra pagrindinis pasiūlymo rengimo formos komponentas. Turėdami šią pagrindinę informaciją, jūs pradėsite rašyti savo pasiūlymą. Prireiks šiek tiek laiko, kad parengtumėte pagrindinius taikymo srities duomenis. Pirmasis elementas yra išsiaiškinti, kas atliks jūsų organizacijos darbą, kuris valdys procesą ir kas bus pagrindinis jūsų kliento kontaktinis punktas.
Be to, jums reikės nustatyti, ką reikia padaryti, kad klientas galėtų valdyti savo skausmo taškus. Apibūdinkite, kokių veiksmų imsis jūsų organizacija, ir procesą, kuriuo naudosite išspręsti problemas. Taip pat turėtumėte išvardyti metrikas, kurias jūsų organizacija naudos rezultato sėkmei įvertinti.
Galiausiai, kiek įmanoma išsamiau apibūdinkite tvarkaraštį, nurodydami etapus, kuriuos jūsų įmonė padarys norėdama užbaigti projektą iki siūlomos datos. Būkite turtinga įvertindami savo laiko skalę, atsižvelgdama į galimus nenuspėjamus klausimus. Tai yra jūsų perspektyvos pateikimas realistiškai, ką galite jiems pristatyti.
Pradėkite nuo įvado ir santraukos
Įvedus jūsų pasiūlymo laišką, turėtų būti pateikta informacija apie jūsų įmonę ir prekės ženklą, su tam tikra informacija apie tai, kas esate ir ką darote. Jei dažnai rašote pasiūlymų laiškus, galbūt norėsite sukurti tekstą apie savo įmonę, kurią galite naudoti kiekvieną kartą.
Santraukoje turėtų būti pateikti atitinkami jūsų pasiūlymo punktai. Nors neturėtumėte pabandyti apibendrinti kiekvieno dokumento aspekto, įtraukite informaciją apie tai, kodėl jūsų įmonė yra tinkama darbui ir kaip padėsite valdyti perspektyvos skausmo taškus.
Parengti pasiūlymo struktūrą
Į pasiūlymo tekstą turi būti įtraukta išsami informacija apie problemą, su kuria susiduriate. Norėdami parodyti savo supratimą apie savo klausimus, eikite į savo kraštovaizdžio ypatumus ir sunkumus, kuriuos jie kasdien mato. Tai padeda parodyti savo perspektyvą, kad esate gerai susipažinę su jiems svarbiomis sritimis.
Apibūdinkite savo pasiūlymo tikslus. Tai visų pirma bus parodyti, kokią perspektyvą jūs ketinate padėti jiems spręsti savo verslo problemas per siūlomus produktus ar paslaugas. Pateikite išsamią informaciją apie tai, kas daro jūsų įmonę kitokią nei jūsų konkurentai, ir kodėl geriau tinka dirbti su šia perspektyva. Tai gali apimti ir kitas organizacijas, su kuriomis dirbote, pateikdami ankstesnių projektų pavyzdžius ir pateikdami išsamią informaciją apie savo žinias ir patirtį.
Pateikite specifikacijas ir prielaidas
Įtraukite apimtį, kurią jūs nurodėte su konkrečiomis kainomis ir tvarkaraščiais. Jūsų įmonė gali nežinoti visų detalių, susijusių su perspektyvos reikalavimais, todėl gali tekti prisiimti keletą dalykų, pavyzdžiui, jų vidaus biudžetą ir laiko apribojimus. Galite įtraukti šias prielaidas į pasiūlymą ir netgi pateikti keletą variantų. Pvz., Galite pateikti keturių savaičių apsikeitimo, šešių savaičių apsikeitimo ir aštuonių savaičių apsikeitimo įvertinimus, atitinkamą kiekvienos laiko juostos kainas.
Uždarykite stiprų argumentą
Į išvadą dėl pasiūlymo laiško turėtų būti įtraukta greita informacijos, kurią pateikėte perspektyvoje, suvestinė. Dėkojame, kad skyrėte laiko apsvarstyti pateiktą pasiūlymą, ir pateikite jiems informaciją apie tai, ką daryti toliau. Svarbu, kad jūsų verslo pasiūlyme būtų įtrauktas raginimas imtis veiksmų. Tai gali apimti raginimą jus toliau aptarti pasiūlymą arba sudaryti susitikimą, kad būtų pasirašytas susitarimas. Galiausiai pateikite informaciją apie tai, kaip jie gali su jumis susisiekti, su keliomis pasirinktimis, pvz., El. Paštu, telefonu ir svetaine.
Laikykitės geriausios praktikos
Jei norite, kad pasiūlymo laiškas būtų veiksmingesnis, atsiųskite kelis patvirtinamuosius dokumentus. Tai gali apimti ankstesnių klientų atvejų tyrimus, laimingų klientų atsiliepimus ir skaičiuokles su statistika, rodančia jūsų sėkmės rodiklį.
Būtinai parašykite savo pasiūlymą ant firminio blanko ir jį suprojektuokite grafinis dizaineris, jei turite turimų išteklių. Atkreipkite dėmesį į vizualinį elementą gali padėti jūsų įmonei išsiskirti iš konkurencinių pasiūlymų, kuriuos gali gauti perspektyva.
Nepamirškite sekti
Nors tai nėra tiesioginio pasiūlymo laiško dokumento dalis, vienas iš svarbiausių pasiūlymo siuntimo elementų yra tolesnė veikla. Paskambinkite arba išsiųskite el. Laišką savo perspektyvai po kelių dienų nuo pasiūlymo laiško išsiuntimo, kad sužinotumėte, ar jie turi klausimų ar atsiliepimų apie dokumentą. Siūloma paaiškinti visus elementus, apie kuriuos jie gali reikalauti papildomos informacijos. Tolesni veiksmai padės jums stiprinti ryšį su perspektyva.
