Projekto ataskaitos rašymas gali būti nelengvas uždavinys, jei nepradedate organizacinio plano. Projekto ataskaitose paprastai yra tie patys pagrindiniai elementai, kurie skaitytojams suteikia informaciją apie projekto tikslus, planą, biudžetą ir rezultatus. Naudodami keletą pagrindinių ataskaitų rašymo būdų, galite sukurti veiksmingą projekto dokumentą, kuriame būtų rodomi jūsų bendraamžiai, kuriuos esate organizavę ir galintys pateikti svarbią informaciją.
Nustatykite, kokio tipo projekto ataskaitą rašysite. Bendros projektų ataskaitos apima pasiūlymus, darbo rekomendacijų apimtis, būsenos atnaujinimus, dispersijos analizę ir galutines apžvalgas bei rekomendacijas. Tai padės jums pateikti tikslią informaciją, kurią nori jūsų komandos nariai, vadovas ar kiti suinteresuotieji subjektai.
Parašykite savo ataskaitos struktūrą. Įtraukite viršelio puslapį, turinio puslapį, santrauką, pagrindinį kūną ir priedą. Nuspręskite, kokių kategorijų informacija bus skirta. Priklausomai nuo rašytinos ataskaitos tipo, tai gali būti tikslai, projekto metodika, personalas, reikalingi ištekliai, trukmė, sėkmės kriterijai, biudžetas, skirtumai, rezultatai, terminai, rezultatai ir rekomendacijos.
Surinkite informaciją, reikalingą kiekvienam skyriui užbaigti. Tam gali prireikti interviu su projekto prašančiais žmonėmis, projekte dirbančiais darbuotojais ir suinteresuotaisiais subjektais, kurie yra projekto tikslai, pvz., Klientai, vidiniai darbuotojai ar pardavėjai ir tiekėjai. Gaukite istorinius duomenis, pvz., Ankstesnes pardavimo apimtis, biudžetus, dalyvavimo lygius ir demografinius duomenis.
Parašykite pirmąjį santraukos projektą, kuris yra trumpas ataskaitos apžvalga. Tai turėtų apimti priežastį, dėl kurios skaitytojas gauna ataskaitą, pagrindinius pranešimo akcentus ir rekomendacijas. Neįtraukite smulkesnių detalių į santrauką, kuri dažnai yra puslapio apžvalga. Pateikite išsamią informaciją ir paramą projekto ataskaitoje.
Kiekvieną ataskaitos dalį rašykite naudodami savo duomenis ir interviu. Organizuokite sekcijas naudodami loginę tvarką. Pvz., Nepradėkite biudžeto, kol nepaaiškinsite, kokių komponentų reikia projektui. Tai leis jums išvengti kiekvieno išlaidų paaiškinimo ir kodėl tai reikalinga du kartus. Nenurodykite darbuotojų, dirbančių projekte, vardų, kol nepateiksite projekto komponentų. Skirstant dispersiją, nurodykite pradinius išimties rezultatus ir tada faktinius rezultatus.
Baigti ataskaitą su santrauka ir rekomendacijomis, remiantis jūsų išvadomis. Naudokite duomenis, kad patvirtintumėte savo išvadas ir rekomendacijas. Perskaitykite skaitytojus į savo popieriaus priedą, kuriame bus pateikta išsami informacija apie paramą, pvz., Išsami informacija, grafikai, diagramos ir kiti techniniai duomenys.
Peržiūrėkite savo santrauką, kad nustatytumėte, ar kuri nors iš jūsų pradinių sumų turėtų būti pakeista remiantis informacija, kurią radote rašydami ataskaitą. Parašykite galutinę santraukos versiją.
Sudarykite savo priedėlyje pateiktą informaciją ir padėkite ją tokia tvarka, kokia informacija pateikiama jūsų ataskaitoje. Grįžkite į savo ataskaitą ir įtraukite išnašas arba puslapių numerius, kad skaitytojai būtų nukreipti į priedų informaciją.
