Projekto valdymo ataskaitose pateikiamas konkretaus projekto pažangos atnaujinimas. Paprastai jie rašomi projekto etapuose, bet klientas arba vadovas gali jų paprašyti bet kuriuo metu. Projekto valdymo ataskaitos yra svarbios, nes jos leidžia projekto vadovui įvertinti pažangą lyginant jį su pradiniu planu. Tai leidžia valdytojui bendrauti ir paaiškinti visus suinteresuotus asmenis apie bet kokius pokyčius, vėlavimus, problemas ir teigiamus rezultatus. Projektų valdymo ataskaitos turi būti ne ilgos, bet turi apimti visus projekto aspektus.
Pateikite projektų identifikavimo informaciją: projekto pavadinimą, projekto numerį (jei toks yra), kliento vardą, kontaktinius asmenis, jei klientas yra įmonė ar organizacija, projekto pradžios datą ir adresą, kuriuo projektas vykdomas, jei taikoma. Taip pat nurodykite projekto vadovo (PM) pavadinimą, ataskaitos rengėjo vardą ir pavardę, jei autorius yra kažkas, išskyrus PM, ir ataskaitos rašymo data.
Nurodykite visų šalių, kurioms bus platinama projekto valdymo ataskaita, pavadinimus. Įtraukite visus rangovus, darbuotojus, prižiūrėtojus ar klientų kontaktus, kurie gaus ataskaitos kopiją. Sąrašo apačioje įterpkite „File“ (failas), kad nurodytumėte, jog ataskaitos kopija buvo įtraukta į projekto failą.
Įvertinkite dabartinę projekto apimtį, palyginti su pradine projekto apimtimi. Atkreipkite dėmesį į visus atliktus pakeitimus ir nurodykite pakeitimo prašančios šalies pavadinimą ir pakeitimą patvirtinusios šalies pavadinimą.
Įvertinkite dabartinį projekto tvarkaraštį pagal planuojamą laiką. Paaiškinkite visus vėlavimus ar naudą ir nurodykite, kaip jie paveiks bendrą laiko grafiką. Nurodykite, ar vėlavimai yra išspręsti ar neišspręsti. Dėl neišspręstų vėlavimų paaiškinkite planą, kaip įveikti problemą, ir nurodyti, kada tikitės išspręsti problemą. Jei pabaigos data pasikeitė, nurodykite naują užbaigimo datą.
Palyginkite dabartinį biudžetą su pradiniu biudžetu. Apsvarstykite abi išlaidas (sumą, kurią pardavėjas sumoka darbui ir medžiagoms, kad užbaigtų projektą) ir kainą (tai, ką klientas sumokės užbaigus projektą). Nepamirškite įtraukti kaštų arba kainos pokyčius, atsiradusius dėl taikymo srities pokyčių. Prireikus pridėkite atnaujintą projekto biudžetą.
Palyginkite dabartinę rizikos aplinką su pradine rizikos vertinimo forma. Nurodykite, kokios rizikos buvo pašalintos ir kurios vis dar yra. Išvardykite visas naujas rizikas, atsiradusias kartu su jų galimu biudžetu ir pasekmėmis. Pateikite planą, kaip išvengti arba reaguoti į naujas rizikas.
Parašykite dokumentą. Jei dokumentas yra daugiau nei vienas puslapis, pradinis kiekvienas puslapis. Kai kurios įmonės procedūros taip pat reikalauja, kad vadovas ir (arba) klientas pasirašytų visas projekto valdymo ataskaitas.
Patarimai
-
Nepamirškite įtraukti gerų naujienų! Į ataskaitą įtraukite visas išlaidas ir laiką.
Dokumentuokite bet kokias tiekėjo klaidas, kurios turi įtakos tvarkaraščiui ar biudžetui. Jūs galite sugrąžinti tiekėjus už prarastą laiką ar pinigus.
