Daugelis žmonių girdi, kai girdi, kad jie turi dalyvauti verslo susitikime. Jie bijo, kad tai bus laiko švaistymas, kuris prasidės pavėluotai ir nieko neįvykdys, arba kad dominuos vienas ar du žmonės. Šios bendros problemos gali būti vengiamos naudojant tinkamą verslo susitikimo etikettą. Etiketo taisyklės leidžia jums efektyviau vykdyti susitikimą ir užtikrinti, kad jis būtų produktyvus.
Darbotvarkė
Prieš susitikimą sukurkite darbotvarkę ir ją platinkite visiems, kurie buvo pakviesti dalyvauti. Tai leis žmonėms nuspręsti, ar jie tikrai turi dalyvauti posėdyje. Priešingu atveju kažkas gali pasirodyti ir atrasti, kad darbotvarkė jam tikrai nėra svarbi. Darbotvarkė taip pat yra neutralus akcentas, skirtas susitikimui sutelkti. Jei diskusija pradeda klajoti, galite pasakyti kažką panašaus: „Pagal darbotvarkę turėtume kalbėti apie tai, ko mums reikia naujojo produkto įvedimui. Grįžkime prie šios temos“.
Tvarkaraštis
Suplanuokite pakankamai laiko susitikimui, kad galėtumėte įvykdyti darbotvarkėje esančius elementus, neprašydami dalyvių per daug laiko įsipareigoti. Nedelsiant pradėkite susitikimą, kad atlygintumėte žmones, kurie pasirodė laiku. Jei įprotis pradėti vėlai, tai atlygins žmonėms, kurie paprastai rodomi kelias minutes praėjus nustatytam pradžios laikui. Jei turite geros reputacijos pradžią, žmonės išmoks pasirodyti tinkamu laiku, kad išvengtų diskomforto vaikščioti, kai susitikimas jau prasidėjo.
Baigti posėdį nurodytu laiku. Tai rodo pagarbą kitų žmonių tvarkaraščiams, nes kai kurie jūsų dalyviai po susitikimo gali numatyti kitus įsipareigojimus. Jei yra nebaigtų darbų, suplanuokite kitą susitikimą.
Dalyvavimas
Skatinti visų patalpose dalyvaujančių asmenų dalyvavimą ir palaikyti saugią aplinką įvesties reikmėms. Žmonės gali bijoti kalbėti, jei tiki, kad vienas ar du dominuojantys bendradarbiai tuojau pat juos nušaus. Įgyvendinti taisyklę „Vienu metu kalba vienas žmogus“, ir jį griežtai įgyvendinti. Jei kas nors bando nutraukti, sakykite: „Tai yra Sherry laikas kalbėti. Nepamirškite, kad visi sutarėme, kad niekas nesustabdys, kai kažkas kalba.“ Jei kai kurie dalyviai vis dar nenori pateikti informacijos, pabandykite atlikti tokį metodą, kaip eiti aplink kambarį ir gauti kiekvieno asmens atsiliepimus apie šią temą. Tokiu būdu drovus žmogus neturi nerimauti dėl tinkamo laiko kalbėti.
Išvada
Susitikimo pabaigoje apibendrinkite, kas buvo aptarta ir kokie buvo priimti sprendimai. Patvirtinkite bet kokius veiksmų elementus, žmones, kurie turėtų juos tvarkyti, ir terminus. Tai suteikia dalyviams galimybę pasisakyti, jei nesutinka su santrauka. Jei visi yra tame pačiame puslapyje, naudokite suvestinę, kad sukurtumėte susitikimo pastabas ir juos nedelsiant išsiųstumėte. Jie neturėtų eiti vėliau nei kitą dieną po susitikimo.
