Yra daug viešųjų pirkimų procedūrų ir procesų, tačiau yra keletas procedūrų, kurios turėtų būti bendros visiems viešųjų pirkimų skyriams. Tai apima tiekėjų pasirinkimą, informacijos prašymą, pasiūlymų pateikimą, konkursų įvertinimą, sutarties sudarymą ir patikrinimą..
Tiekėjo pasirinkimas
Organizacijos paprastai turi pageidaujamą patvirtintų tiekėjų sąrašą, kurį tvarko pirkimo skyrius. Tai yra įmonės, kurios pasirinko atrankos procesą ir geriausiai tenkino įmonės poreikius.
Prašoma informacijos
Kai yra reikalavimas pirkti daiktus, kurių dabartiniai pageidaujami tiekėjai negali gauti, bendrovė paprastai tirs rinką. Reikalavimas bus išsiųstas pasirinktiems tiekėjams, kuriems bus prašoma pasiūlymo. Mažos vertės užklausoms atpažintiems tiekėjams siunčiamas neoficialus informacijos prašymas arba prašymas pateikti pasiūlymą. Dėl didesnės vertės prekių bus laikomasi visiško konkurso. Tai gali užtrukti iki šešių mėnesių nuo galutinio sutarties sudarymo poreikio nustatymo.
Pasiūlymų grąžinimas
Paprastai tiekėjai paprašo grąžinti savo pasiūlymus į nurodytą pareigūną nustatytu laiku ir data. Pasiūlymuose gali būti aprašytas tiekėjo siūlomos paslaugos ar prekių aprašymas, siūlomos išlaidos, reikalingos darbui atlikti arba reikalingų prekių tiekimas, įmonės finansinė informacija ir bet kokie klausimai, kuriuos pirkėjas pateikė potencialaus tiekėjo.
Konkurso vertinimas
Kai pasiūlymai / pasiūlymai bus grąžinti, pirkimo organizacija paprastai turi tam tikrą laiką, per kurį galima įvertinti grąžą, priimti sprendimą dėl sutarties ir informuoti tiek sėkmingus, tiek nesėkmingus tiekėjus. Prieš siunčiant konkurso dokumentus pirkimų organizacija parengs vertinimo kriterijus, pagal kuriuos kandidatai bus pažymėti ir vertinami. Tokie kriterijai kaip kaina ir kokybė yra įprasti vertinimo kriterijai.
Sutarties sudarymas
Įvertinus ir įvertinus pasiūlymus, tiekėjams bus pranešta apie patvirtinimą arba atmetimą. Sėkmingi tiekėjai taip pat informuojami raštu. Geriausios viešųjų pirkimų praktikos teikimas nesėkmingiems tiekėjams suteikia galimybę susipažinti. Tai leidžia jiems sužinoti, kodėl jų pasiūlymas nebuvo pasirinktas ir geriau suprasti būsimus pasiūlymus.
Sutarties sudarymas
Kai paslauga / tiekimas bus pristatytas, pirkimo organizacija patikrins, ar buvo įvykdyta kokybė, kiekis ir specifikacija. Šiuo metu organizacija išduos mokėjimą. Daugeliu atvejų standartinė praktika yra susitikimas tarp pirkimo organizavimo ir tiekimo organizacijos. Tai suteikia galimybę kiekvienai šaliai pasiūlyti grįžtamąjį ryšį ir parengti post mortem dokumentą būsimoms sutartinėms veikloms.
