Jei esate komitete ir turite parengti ataskaitą, kad aptartumėte savo susitikimą, svarbu įsitikinti, kad esate pasirengę susitikimui ir suprasti, kaip parašyti komiteto pranešimą. Keli žingsniai gali nuvesti jus nuo pradžios iki pabaigos, ir turėsite išsamią ataskaitą, kurią galėsite pateikti asmeniui ar grupei, stebinčiai jūsų komiteto pažangą.
Į savo komiteto posėdį patraukite rašiklį ir popierių arba nešiojamąjį kompiuterį. Užrašykite datą, laiką, dalyvius, įskaitant pavadinimą ir susitikimo trukmę. Užrašykite darbotvarkės temas ir tai, kas galėjo būti aptarta be konkretaus laiko. Atkreipkite dėmesį, kas sutiko ir kas nesutiko, priežastis ir kitą svarbią informaciją, kuri įvyko susitikimo metu. Jei nebuvo susitarta dėl komiteto temos ir komitetas nusprendė pateikti diskusiją iki būsimo posėdžio, įsitikinkite, kad atkreipsite dėmesį į tai ir kada komitetas vėl susitiks.
Sukurkite ataskaitą iš savo pastabų, kuriose išsamiau apžvelgiamas susitikimas, suteikiant visą informaciją organizuotu formatu. Galite pradėti su viršelio puslapiu, kuriame yra data, laikas, susitikimo trukmė ir kas dalyvavo.
Toliau rašykite pirmąją komiteto posėdžio temą, taip pat išsamios informacijos apie tai, kas buvo aptarta ir apie ką buvo nuspręsta, įskaitant informaciją apie komiteto balsus. Eikite per kiekvieną temą ir atlikite tą patį. Priklausomai nuo komiteto rūšies ir susirinkimo priežasties, galbūt norėsite įtraukti galimus rizikos veiksnius, jei veiksmas nebus vykdomas arba jei veiksmas nėra nustatytas. Parašykite, kai komitetas vėl susitiks. Parašykite sąrašą tų, kurie sąrašo apačioje gaus ataskaitą.
Perskaitykite ataskaitą, kad įsitikintumėte, jog dokumente nėra skyrybos ir gramatinių klaidų. Patikrinkite komiteto ataskaitą, kad įsitikintumėte, jog turinys yra tikslus ir patikrinkite savo pastabas. Prieš baigdami užbaigtą posėdžio ataskaitą, peržiūrėkite dokumentą.
Atlikite kopijas ir pateikite ataskaitą dalyviams, taip pat direktorių valdybai, kitiems komitetams, vadovams ar kitiems, jei tinkama.
Patarimai
-
Jei pageidaujate užfiksuoti susitikimą, įsitikinkite, kad prieš kiekvieną posėdį turite turėti kiekvieno komiteto nario leidimą.
Įspėjimas
Venkite informacijos į ataskaitą, kuri pašalins temą, kad išvengtumėte užpildo ir laikykitės faktų. Jei kas nors komitete pradėjo kalbėti apie savo vaikus, neįtraukite jo, nebent jis susijęs su tam tikru darbu, kurį atlieka komitetas, pavyzdžiui, vaikų skaitymo programa.
