Gera informacija yra labai svarbi bet kurios organizacijos sėkmei, ar tai būtų didelė korporacija ar labdaros projektas. Organizacija, neturinti aiškios savo stiprybių ir silpnybių, negali suformuluoti veiklos rezultatų gerinimo strategijos. Pagrindiniai veiklos rodikliai, vadinami KPI, yra pažangos link organizacijos anksčiau sutartos misijos, vizijos ir kritinių sėkmės veiksnių, vadinamų CSF, kurie įrašyti į strateginį planą. KPI priemonės yra lyginamos su lyginamuoju indeksu, siekiant pateikti aiškius duomenis, taip padedant organizacijai veiksmingiau judėti.
Kiekybiškai įvertinami rezultatai
KPI pateikia informaciją apie veiksmus, nes jie visada yra išmatuojami ir kiekybiškai įvertinami. Pavyzdžiui, jei vienas iš viešbučio kompanijos nustatytų CSF išlaiko aukštą užimtumo lygį per metus, KPI būtų patalpų užimtumo procentas, išmatuotas kas savaitę, naudojant ankstesnį metus kaip atskaitos tašką.
Derinimas siekiant bendrų tikslų
Dažnai sunku išlaikyti visus padalinius ar komandas organizacijos viduje ir siekti bendrų tikslų. Kai organizacijos misija, vizija ir CSF buvo įrašyti į strateginį planą, KPI suskirsto sudėtingą informaciją į suprantamas metrikas, kurios teikia nuolatinę grįžtamąją informaciją apie organizacijos pažangą. Informavimas apie pažangą link KPI padeda visiems judėti į priekį ta pačia kryptimi.
Ateities strategijų platforma
Informacija, gauta iš KPI, yra ateities strategijų pagrindas. Jei viešbučio įmonės KSF yra visą kambarį per metus, jo KPI, rodantis, kiek procentų užima užimtumas per metus, parodys vadovybei laikotarpius, kuriais ji turėtų, pavyzdžiui, padidinti reklamą arba pasiūlyti nuolaidas. Šios naujos strategijos sėkmė vėl gali būti vertinama naudojant KPI. Laikui bėgant, naudojant KPI, norint pasiekti BSP, bus pagerintas organizacijos našumas ir stiprumas.
Paskatos asmeninei veiklai
KPI dažnai yra susiję su paskatomis. Komandoms ar asmenims siūloma paskatinti gerinti savo KPI tam tikru laikotarpiu per tam tikrą laikotarpį. Kad tai būtų sėkminga, KPI turi būti aiškiai suprantami ir kiekybiškai įvertinami, o ataskaitos turi būti tikslios. KPI teikiama informacija suteikia žmonėms galimybę tobulinti savo asmeninę veiklą kartu su organizacijos veikla.
