Bendrovės verslo mėnesio metu buhalteriai atlieka keletą įrašų į apskaitos sistemą. Kai kurie iš šių įrašų yra įrašai, vadinami „žurnalo įrašais“. Kai kurie iš šių įrašų, kai jie įvedami per mėnesį, per kitą mėnesį turi sugrįžti, kad išvalytumėte paskyrą. Viena iš sričių, kurioms taikoma ši nuostata, yra mėnesinės kaupimo išlaidos.
Atbulinės eigos įrašai
Įrašas, reikalaujantis grąžinimo, apima sumas, įrašytas į apskaitos sistemą, kad būtų paskirstytos dvi ataskaitinio laikotarpio sąnaudos. Pavyzdžiui, jei sąskaitą faktūrą už palūkanų paskolos mokėjimą reikia sumokėti kiekvieną mėnesį 15 dieną, tik pusė įrašo taikoma einamajam mėnesiui, o kita įrašo pusė taikoma kitam mėnesiui. Norėdamas pritaikyti šį sandorį, buhalteris padengs pusę einamojo mėnesio sumos ir antrąjį pusmetį koreguotų įrašą. Kito mėnesio pradžioje buhalteris turėtų pakeisti pakeitimo įrašą, kad būtų išvalyta paskyra. Naudojant atvirkštinius įrašus, privalumas yra tas, kad jis leidžia apskaitininkui atspindėti išlaidas, atsiradusias tuo metu, kai jos atsiranda.
Sukauptos sumos
Buhalteriai sukuria įrašus, kurie nėra gaunami. Pavyzdžiui, jei atsiskaitėte klientui už 500 JAV dolerių, bet reikia sumokėti pardavėjui $ 100 už atliktą darbą už tą sąskaitą faktūrą ir negavote tiekėjo sąskaitos faktūros, jums reikia už ją susikaupti. Siekiama užtikrinti, kad už gautas pajamas būtų įrašomos ir išlaidos. Mėnesiui, kurį apmokėjote klientui 500 JAV dolerių, pardavėjui būtų sukaupta 100 JAV dolerių sąskaita, todėl kitam mėnesiui reikės pakeisti įrašą. Tačiau, sukaupę ir atvirkštinius įrašus, jūs negalite pamiršti, kad įvestas įrašas arba jūsų sąskaita bus pervertinta. Grįžtamųjų įrašų naudojimo trūkumas yra galimybė, kad pamiršsite juos padaryti.
Dvigubas darbas
Jei norite, kad pakeitimo įrašai būtų sėkmingai atlikti, reikia jų stebėjimo sistemos. Nepavykus stebėti skaičiuoklės pakeitimo įrašų, jūs nežinote, ką pakeisti per kitą laikotarpį. Apskaitos sistemos, kuriose reikalaujama įvesti atbulinės eigos įrašus, reikalauja, kad buhalteris atliktų dvigubą darbą. Kiekvienam atliktam įrašui, kuris per kitą laikotarpį turi būti atšauktas, buhalteris turi atlikti du įrašus, po vieną kiekvienam laikotarpiui. Tai gali būti sudėtinga užduotis ir reikalauja stebėti visas klaidas, nes sumos, įrašytos į vieną laikotarpį ir pakeistos kitame, turi būti tokios pat, kaip ir nuliui.
Pervertintos arba nepakankamai įvertintos sąskaitos
Kitas trūkumas naudojant atvirkštinius įrašus yra tai, kad klaidos gali pernelyg pervertinti arba sumažinti. Nors sukauptos sumos leidžia buhalteriui tinkamai sekti patirtas, bet nepanaudotas pajamas ar išlaidas, pamiršus atšaukti įrašą sąskaitoje gali būti pervertinta arba per maža suma, nes nebus įvestas atvirkštinis įrašas.
Daugiau įrašų, daugiau klaidų
Naudojant atvirkštinius įrašus padvigubinamas buhalterio darbas, o klaidų tikimybė didėja, kai rankinis darbas padidėja. Sistema, kuri numato automatinį sukauptų įrašų atšaukimą, gali būti efektyviausia, nes pradinis įrašas turi būti atliktas tik vieną kartą. Nors buhalteris vis tiek peržiūrėtų atbulinės eigos įrašus, ji neturėtų dvigubinti savo darbo.
