Nesvarbu, kiek jūs bandote, kartais viskas tiesiog neveikia kaip jūs planavote. Kai tai atsitiks versle, gali baigtis vertinamas klientas ar klientas. Galbūt jūs netyčia grasino klientui arba vienas iš jūsų darbuotojų netinkamai tvarkė situaciją. Galbūt praleidote kliento terminą arba išsiuntėte nepakankamus kiekio elementus. Atleidimo laiško rašymas tam tikromis aplinkybėmis gali būti pagrįstas, kad būtų užtikrintas jūsų darbo santykių tęstinumas. Jei padarėte klaidą, sukėlėte vėlavimą, atsiuntėte gaminį su trūkumais arba teikėte prastą paslaugą, norite nuoširdžiai atsiprašyti savo kliento ar kliento.
Kaip parašyti atsiprašymo laišką klientui
Dirbdami klientų aptarnavimo įmonėse, jūsų verslas yra tik toks pat geras, kaip elgiatės su savo klientais. Klientai mano, kad „klientas visada teisus“ į širdį. Jei kas nors atsitinka, kad klientas jaustųsi blogai, tai yra gera praktika parašyti atsiprašymo laišką.
Atsiprašymo laiškas klientui turėtų būti parašytas ant firminio blanko arba elektroniniu paštu siunčiamas asmuo, atsakingas už bendrovės skundus. Jis turėtų būti adresuotas skundą pateikusiam asmeniui, kuris turi būti išsiųstas laiku. Jūsų laiškas turėtų prasidėti atsiprašymu, patvirtinančiu, kas atsitiko. Atsakykite už savo veiksmus ir įsitikinkite, kad klientas jaučiasi girdėjęs. Pabandykite leisti klientui žinoti, kad galite pamatyti, kaip ji jaučiasi ir kodėl ji buvo nusiminusi. Galiausiai pasiūlykite būdą, kaip įmanoma, neteisingai ištaisyti.
Pavyzdys:
Gerbiami Michelle!
Dėkojame, kad susisiekėte su manimi dėl paslaugos, kurią gavote mūsų parduotuvėje praėjusią savaitę. Noriu atsiprašyti už tai, kaip mūsų kasininkas tvarkė situaciją su jūsų prekių grąžinimu. Apgailestauju, kad pateikė neteisingą informaciją apie jūsų grąžinimą. Jis turėjo pasitikrinti su vadybininku prieš pasakydamas, kad jis galėjo tik grąžinti, jei gavote kvitą. Apgailestauju, kad praleidote 20 minučių, ginčydami su mūsų kasininku. Aš taip pat buvau nusivylęs. Jei norėtumėte atvykti į parduotuvę šią savaitę, aš asmeniškai elgsiu su jūsų grįžimu. Tai užtruks tik kelias minutes.
Pagarbiai
Roger S.
Parduotuvės vadybininkas
Kaip atsiprašyti kliento
Ryšiai su nuolatiniais klientais taip pat yra labai svarbūs jūsų verslui. Nesvarbu, ar tai yra ilgas, įsitvirtinęs klientas, ar santykinai naujas, jūs norite įsitikinti, kad sprendžiate visas problemas, kurios atsiranda kuo greičiau.
Norėdami atsiprašyti kliento, parašykite laišką. Tai rodo, kad jūs susirūpinote širdimi ir užtruko laiko užimtas, kad parašytumėte laišką. Panašiai kaip ir atsiprašymo laiškas klientui, laiškas turėtų būti parašytas ant firminio blanko arba siunčiamas elektroniniu paštu, jūs arba departamento vadovas. Pabandykite išsiųsti laišką kuo greičiau po to, kai reikės atlikti vidinį tyrimą, kad pamatytumėte, kodėl įvyko klaida ar priežiūra. Pradėkite laišką su atsiprašymu, kuris rodo, kad suprantate, kodėl jūsų klientas yra nusiminęs. Prisiimti atsakomybę už klaidą ir imtis taisomųjų veiksmų. Kadangi jūs nuolat palaikote ryšį, taip pat gera idėja nustatyti laiko kalbėti, kad galėtumėte aptarti, kas atsitiko.
Gerb. Michael,
Man labai gaila, kad praleidome paskutinio tinklalapio pertvarkymo terminą. Noriu atsiprašyti, kad neleidžiau jums žinoti, kad mes atsiliekame. Mūsų projekto vadovas turėjo jums pasakyti, kad projektas neatitiko sausio mėn. Pasikalbėjęs su juo, atrodo, kad jis buvo pernelyg perkrautas su projektais ir nebuvo toks, koks turėjo būti. Žinau, kaip varginantis yra praleisti projekto terminus. Galiu jus patikinti, kad galime užbaigti projektą iki savaitės pabaigos. Aš esu pasirengęs iš jūsų kito pareiškimo sąžiningai išskaičiuoti mokėjimų savaitę. Džiaugiuosi galėdamas tai aptarti su jumis. Prašome susisiekti su manimi, kai gausite galimybę.
Pagarbiai
Brook B.
Dizaino direktorius
Kodėl reikia atsiprašyti
Atsiprašymas yra gera verslo praktika. Tai rodo, kad jums rūpi nuolatiniai santykiai su klientais ir klientais. Ji taip pat parodo, kad galite pripažinti ir gerbti nusikaltusios šalies jausmus, negaudami gynybos ar kaltinamųjų.
Atsakomybė už savo klaidą rodo daug vientisumo, kuris gali būti paskatinimas klientui ar klientui, kuris nori tęsti verslą su jumis.
