Mokėtinos sąskaitos yra svarbi jūsų finansinių įrašų dalis ir gali būti apgaulingos be atsargaus susitaikymo ir priežiūros. Stiprios mokėtinos audito procedūros gali užtikrinti, kad jūsų sąskaitos mokėjimai būtų tikslūs ir laiku. Geriausios mokėtinos audito procedūros leidžia atlikti kasdienių patikrinimų, įprastinių vidaus kontrolės ir išorės audito procedūrų derinį.
Įprastos procedūros
Mokėtinos sąskaitos turėtų būti kasdien suderintos, kad būtų suderinti mokėjimai su įrašais. Bet koks neatitikimas tarp bendros sumos ir įrašytos sumos turėtų būti išnagrinėtas ir nedelsiant suderintas. Kiekvieno mokėtinų sąskaitų valdymo asmens priežiūra turėtų būti griežta ir turėtų apimti įprastą veiklos stebėseną. Vadybininkai turėtų būti mokomi stebėti, ar nėra jokių atsiskaitymų mokėtojų elgesio požymių.
Turėtų būti nustatytos atsisakymo procedūros, padedančios nustatyti audito seką. Šie pasirašymai turėtų apimti kasdienio suderinimo, mėnesinių neatitikimų ataskaitų ir individualių pasirašymų, susijusių su dideliais sandoriais, peržiūrą, siekiant užtikrinti, kad visa informacija būtų teisinga.
Vidaus kontrolė
Mokėtinų sąskaitų vidaus kontrolė turėtų apimti parašo reikalavimus pagal mokėjimo sumas. Apsvarstykite galimybę įgyvendinti kelis pakopų reikalavimus. Pvz., Galite reikalauti, kad apskaitos vadybininkas pasirašytų daugiau nei 5 000 JAV dolerių elementus, o vadovų pasirašymas - daugiau nei 10 000 JAV dolerių ir dvigubo parašo reikalavimas mokėjimams, viršijantiems 25 000 JAV dolerių. Suderinkite savo parašo reikalavimus su savo pajamų suma ir jūsų verslo jautrumu sukčiavimui, kad gautumėte maksimalią naudą.
Nustatyti įprastas mokėtinų sąskaitų kontrolės procedūras. Įtraukite atskirų mokėjimų vietoje patikrinimus, kad būtų užtikrintas tikslumas. Pavyzdžiui, kiekvieną dieną peržiūrėkite penkias mokėtinas sumas ir patikrinkite mokėjimo sumą bei informaciją apie gavėją ir užtikrinkite, kad apskaitos dokumentai būtų tinkamai užpildyti.
Per mėnesio ar finansinio laikotarpio pabaigoje vykdomų knygų uždarymo procedūrų metu įtraukite visų mokėtinų sąskaitų pasirašymo procedūras, įskaitant suvestines sumas ir sąskaitų suderinimą. Be to, vykdykite veikiančią ataskaitą, kuri stebi mokėjimų lygius iš mokėtinų sąskaitų apdorojimo. Jei mokėjimų lygiai staiga didėja arba mažėja, automatinis priežastų tyrimas gali užkirsti kelią galimoms problemoms.
Išorės auditas
Dauguma išorės auditų apima mokėtinas sąskaitas. Išorės auditas turėtų būti įtrauktas į išsamią mokėtinų sumų sąrašą ir surašyti visus duomenis iš visų apskaitos įrašų į bendrą suvestinę ir į jį įtraukti banko pašalinimus. Pasirinkti elementai turėtų būti parenkami nuodugniajam tyrimui. Norint patikrinti mokėjimų gavimą, reikia susisiekti su pasirinktais gavėjais. Be to, reikia tiksliai ir logiškai apdoroti įprastinius suderinimus. Visi suderinimai su dideliais neatitikimais turėtų būti išsamiai ištirti.
Išorės auditas turėtų ištirti neįrašytus įsipareigojimus. Apsvarstykite galimybę pasirinkti visas sąskaitas už nurodytą slenkstį ir atsitiktinai pasirinkti įprastines sąskaitas. Pažvelkite į išmokėjimo įrašus, grąžinamųjų kreditų kreditus, gautas, bet neįrašytas sąskaitas ir konkrečias sąskaitų faktūrų sąskaitas. Užtikrinkite, kad kiekviena sąskaita faktūra būtų tinkamai užregistruota tinkamu laiku. Peržiūrėkite paskyrą, kad pamatytumėte, ar jis buvo įrašytas kaip įsipareigojimas, arba jei jis buvo tinkamai pašalintas iš laikotarpio.
