Renginiai yra svarbios priemonės įvairioms įmonėms; kai kurie gali būti vidiniai ir orientuoti į darbuotojus, o kiti - rinkodarai. Bet kokiu atveju, į tą patį planą įeina į įvykį ir į tą patį informaciją reikia atsižvelgti, kad įvykis būtų sėkmingas. Įvykiai reikalauja kruopščiai planuoti ir paruošti. Po nustatytos sistemos gali padėti užtikrinti, kad įvykis vyktų sklandžiai.
Nustatykite įvykio tikslą. Jei planuojate rinkodaros seminarą, jūsų pareigos bus kitokios, nei planuojant firmos kepsnį. Įsitikinkite, kad gausite labai išsamias instrukcijas apie tai, ko tikimasi; yra praktinių komponentų, pavyzdžiui, kiek žmonių ateina ir kaip didelė vieta turi būti, ir į rinkodarą orientuoti veiksniai, pavyzdžiui, jei renginys yra skirtas įgyti klientų įmonei arba jei tai yra patrauklus vadovams ar kitiems darbuotojams.
Sukurkite biudžetą. Kažkas turi sumokėti už įvykį, ir prieš pradėdami jums reikės patvirtinimo. Atkreipkite dėmesį į savo laiką, salę, maistą ar dekoracijas, garsiakalbius ar veiklą, taip pat į kitus, jūsų nuomone, būtinus dalykus. Paruoškite viską organizuotu formatu ir laikykitės jo, kai darote susitarimus.
Nustatykite darbotvarkę. Paruoškite išsamų tvarkaraštį ir paskirstykite kiekvienai veiklai tinkamą laiką. Sukurkite visą programą nuo pradžios iki pabaigos, jei reikia, atidarykite ir uždarykite pastabas.
Suplanuokite logistiką. Išnuomokite vietą, užsakykite maistą, išsinuomokite garsiakalbį ir spausdinkite kvietimus. Apsilankykite vietoje, kad gautumėte konkrečią išvaizdą, kad galėtumėte įsivaizduoti, kur bus įrengtas maistas, ir kaip organizuoti sėdynes ir stalus. Stenkitės išlaikyti savo biudžetą, tačiau, jei reikia, atlikite pakeitimus, prieš atlikdami bet kokius įsipareigojimus.
Paskelbkite įvykį. Kaip tai atliksite, labai priklausys nuo planuojamo įvykio tipo. Tikėtina, kad vidiniam renginiui pakaks įmonės el. Laiško ar kelių plakatų, pakabintų teisingose vietose. Rinkodaros renginiui reikės viso rinkodaros plano, galbūt su reklamomis ir tiesiogine rinkodara kaip pagalbinėmis priemonėmis.
Patarimai
-
Naudokite programinę įrangą savo planams stebėti; rengiant renginį reikia puikių organizacinių įgūdžių. Suteikite vadovui dienos ar savaitės atnaujinimus apie savo pažangą, kad jie žinotų, kas vyksta.
Įspėjimas
Nesistenkite, kad jūsų preparatai būtų pernelyg artimi renginiui. Suteikite sau laiko, kad galėtumėte tai padaryti.
