Apskaitos politika ir procedūros nėra vieni ir tie patys dalykai, nors darbuotojai biure dažnai painioja abu. Apskaitos politika yra gairės arba taisyklės, apibrėžiančios, ką apskaitos skyrius tikisi konkrečioje situacijoje. Sukūrus politiką, apskaitos skyrius užtikrina, kad visi nukentėję asmenys nuosekliai laikytųsi įmonių taisyklių ir standartų. Procedūra atspindi lygties pusę, apibrėžiant individualius veiksmus, užtikrinančius įmonės apskaitos politikos laikymąsi ir vidaus kontrolės įdiegimą.
Apibrėžkite politiką
Pateikdami apskaitos politiką ir procedūros vadovą, kurį naudoja buhalteriai ir kiti įmonės darbuotojai, pirmiausia turite apibrėžti kiekvieną taisyklę ar gairę kaip individualią politiką, kurią norite, kad žmonės laikytųsi. Negalima sumaišyti politikos, nes tai pernelyg paini. Apskaitos skyriai kuria pinigų srautų politiką, kelionės išlaidų kompensavimo politiką, smulkių pinigų politiką, mokėtiną politiką arba atsiskaitymo politiką, tik kai kurie. Politika turėtų apibrėžti taisyklę, vadinamą tuo, kas yra, ir įtraukti, kas privalo laikytis jo ir kodėl ji turi būti laikomasi. Politika ir procedūros laikomos atskirais dokumentais.
Parašykite apžvalgą
Kiekvienoje politikoje turi būti pateikta gairių arba taisyklių apžvalga arba santrauka. Pirmiausia pateikiama apžvalga, kurioje pateikiama išsami informacija, apimanti specifiką. Pavyzdžiui, apskaitos departamentas gali turėti smulkių pinigų fondų politiką, kurioje būtų nurodyta, kiek pinigų bus skirta smulkiems pinigams, pirkimo apimtis ir asmens, kuris yra atsakingas už tai, kad jis būtų tinkamai prižiūrimas, pavadinimas. Politika nenurodo žmonių vardų, o greičiau už jį atsakingos bendrovės pavadinimas ar pozicija.
Apibūdinkite procedūras
Procedūros yra žingsnis po žingsnio procesas, kurio metu asmenys laikosi įmonės politikos.Pavyzdžiui, apskaitos departamentas gali nustatyti pinigų srautų politiką, kuri nurodo, kiek veiklos pinigų turėtų būti prieinama visą laiką ir kas turi įvykti, jei ji nėra prieinama. Tačiau norint užtikrinti, kad politika būtų išlaikyta, kas nors apskaitos skyriuje turi atlikti banko sąskaitų suderinimą. Banko susitaikymo procese yra išsamūs žingsniai, kaip atlikti banko suderinimą, siekiant užtikrinti, kad būtų laikomasi pinigų srautų politikos. Norėdami parašyti procedūrą, apibūdinkite kiekvieną žingsnį, kuris turi vykti, įskaitant žmonių, kurie užbaigia kiekvieną žingsnį, pavadinimus ir tai, kas vyksta vėlesniuose veiksmuose.
Nurodykite veiksmus
Rašykite procedūras, kad būtų įvykdyti veiksmai. Pavyzdžiui, naudojant banko suderinimo procesą, pradėkite nuo pirmojo dalyko, kuris turi įvykti, pavyzdžiui: banko ataskaitos turi būti pateiktos neatidarytas apskaitos vadovui. Įtraukite veiksmus, kuriuos turi atlikti apskaitos vadybininkas, prieš perduodant faktinį suderinimo darbą kitam apskaitos darbui. Tai gali apimti tokius dalykus, kaip greita patikrinimo neatitikimų, mokėjimo gavėjų vardų ir kt. Apžvalga.
Politikos ir procedūrų vadovas
Įrašykite apskaitos departamento pavadinimų sąrašą, trumpai aprašydami pareigas, kurias kiekviena įmonės pozicija atlieka politikos ir procedūros vadovo priekyje. Tai padeda sukurti vidaus kontrolę ir užtikrinti pareigų atskyrimą. Rašykite politiką atskiruose puslapiuose, kurdami naują politiką arba kiekvienos politikos puslapių rinkinį. Kiekvienoje politikoje turinys turi savo pavadinimą ir pavadinimą, kad žmonės galėtų juos lengvai peržiūrėti. Po politikos, įtraukite visas procedūras savo puslapiuose kaip atsarginę kopiją. Į turinį gali būti įtraukta „pinigų srautų politika“ kaip pagrindinė antraštė su subpozicijomis ir jų puslapiais, kuriuose yra „Banko suderinimas“, „Bendrosios banko sąskaitos suderinimas“ arba kitos procedūros, taikomos konkrečiai politikai.
