Dokumentų archyvavimas yra dokumentų, kurie nebėra aktyviai naudojami, saugojimas, tačiau organizacijos turi saugoti šį dokumentą kaip istorinį įrašą. Paprastai organizacijos ir įmonės archyvuoja dokumentus, tačiau asmenys taip pat gali archyvuoti dokumentus dėl įvairių priežasčių. Su dokumentų archyvavimu siejami keli svarstymai ir metodai. Kai kuriais atvejais organizacija turės gerai apibrėžtų dokumentų tvarkymo politiką, kurioje organizacija supažindins su archyvavimo procedūra. Organizacijos gali lengvai archyvuoti įvairias žiniasklaidos rūšis, įskaitant elektronines.
Tikslas
Organizacijos archyvuoja dokumentus dėl įvairių priežasčių, dažniausiai susijusių su bendru organizacijos tikslu ar vaidmeniu. Dažnai organizacijos archyvuoja dokumentaciją, nes ji turi kultūrinę ar istorinę reikšmę. Kita vertus, įmonė gali turėti teisinę ar finansinę priežastį išlaikyti patikimą ankstesnių dokumentų, kurių archyvavimas yra efektyviausias, metodas.
Apsvarstymai
Bet kuri organizacija, kuriai reikia dokumentų archyvavimo, turi atidžiai apsvarstyti savo procedūras. Žinoma, svarbiausia yra nuspręsti, kokie dokumentai turi būti archyvuojami tiek praeities, tiek vykdomų operacijų atžvilgiu. Dėl nuolatinės dokumentacijos organizacija gali organizuoti tam tikrą archyvavimo tvarkaraštį. Archyvavimo metodai taip pat skiriasi, o skaičiavimo technologijos pažanga padėjo sukurti daug naujų priemonių, kurios daugeliu atvejų siūlo efektyvius ir ekonomiškus sprendimus.
Įrankiai
Nuo 2011 m. Padidėjo dokumentų archyvavimo programinės įrangos priemonės, suteikiančios organizacijoms daugiau galimybių archyvuoti mažesnėmis sąnaudomis. Organizacijos gali naudoti programinės įrangos archyvavimą kaip įrankį ne tik dokumentams, kuriuos jie saugo elektronine forma, bet ir popieriniams dokumentams bei kitoms laikmenoms. Organizacijos gali nuskaityti arba konvertuoti ne skaitmeninius daiktus saugojimui elektronine forma, sumažindamos fizinės erdvės, reikalingos efektyviam duomenų saugojimui, kiekį.
Rizika
Rizika būdinga bet kokiai dokumentų archyvavimo sistemai, o organizacijos turi jas apsvarstyti kurdamos organizacinę archyvavimo politiką. Elektroninių dokumentų saugojimo nauda galioja tik tuo atveju, jei archyvai yra saugūs. Todėl organizacijos turi naudoti tinkamas apsaugos priemones, kad apsaugotų archyvo, kuris archyvuoja įrankius ir paslaugas, skirtingais būdais, stabilumą ir saugumą.
Privalumai
Pasiekus technologinius sprendimus, padidėjo veiksmingo dokumentų archyvavimo sistemos nauda. Elektroniniai įrašai užima mažiau fizinės erdvės, o kai kuriais atvejais net negali gyventi pagrindinėse įmonės ar organizacijos patalpose. Pavyzdžiui, kai kurios organizacijos gali naudoti išorinę dokumentų valdymo paslaugą. Kitas elektroninių įrašų naudojimo privalumas yra tas, kad organizacijos gali lengvai ir greitai archyvuotą turinį pateikti, kai reikia, dažnai ieškoma elektronine forma.
