Dokumentų tvarkymas yra proceso organizacijos, naudojančios kurti, kontroliuoti, saugoti, saugoti, gauti, dalintis ir sunaikinti dokumentus visomis jų formomis. Informacijos platinimo, sparčių technologijų pokyčių ir saugumo klausimų metu dokumentų valdymo sistemas įsteigiančios organizacijos turi atsižvelgti ne tik į gerą verslo praktiką, bet ir į vyriausybės bei tarptautinių organizacijų paskelbtas taisykles, taisykles ir standartus.
Taisyklių kūrimo subjektai: finansiniai
Daugybė federalinių subjektų priima taisykles, pagal kurias organizacijos privalo laikytis dokumentų valdymo taisyklių. Toliau pateikiamas tokių subjektų apibendrinimas, organizacijų, kurias jie daro, rūšys ir įstatai ar nuostatai.
„SEC 17a-4“ Vertybinių popierių ir biržos komisija pateikia dokumentų tvarkymo taisykles tarpininkams, analitikams ir kitiems vertybinių popierių biržoje dalyvaujantiems asmenims.
404 ir 409 skyriuose „Sarbanes-Oxley“ įstatymas daro įtaką visų viešai prekiaujančių bendrovių, taip pat apskaitos firmų, auditorių ir vertybinių popierių prekybos įmonių dokumentų tvarkymui.
21-ojo amžiaus įstatymo tikrinimas (21-asis čekis) reglamentuoja tikrinimą ir taikomas bankų sektoriui. Jį administruoja Federalinis rezervas.
Gramm-Leach Bliley aktas apsaugo finansinių institucijų turimą finansinę informaciją, kurią administruoja kelios federalinės agentūros.
Nacionalinė vertybinių popierių pardavėjų asociacija (NASD) 3010 taisyklė ir Niujorko vertybinių popierių birža (NYSE) 342 taisyklę administruoja Vertybinių popierių ir biržos komisija ir reglamentuoja apskaitos reikalavimus, susijusius su šių dviejų organizacijų narių elektroniniais ryšiais.
Sveikatos priežiūros taisyklės
Sveikatos draudimo perkeliamumo ir prieinamumo aktas (HIPAA) taikomas tokioms grupėms kaip gydytojai, ligoninės, draudimo bendrovės ir darbdaviai, dalyvaujantys pacientų informavimo rengime ar perdavime. Ją administruoja JAV Sveikatos ir žmogiškųjų paslaugų departamentas.
21 CFR yra JAV Maisto ir vaistų administracijos administruojamų Federalinių reglamentų kodekso skyrius, kuriame aptariami elektroniniai įrašai ir elektroniniai parašai. Šis skyrius veikia sveikatos priežiūros ir farmacijos įmones.
Karinės taisyklės
Gynybos departamento nuostatai (Gynybos departamentas 5015.2, 2 versija) apibrėžia apsaugos departamento įsigytų įrašų valdymo programinės įrangos reikalavimus. Kiti vyriausybės subjektai taip pat naudoja šį standartą savo apskaitos valdymo programinei įrangai.
Kitos federalinės taisyklės
Federalinės civilinio proceso taisyklės reglamentuoja, kaip advokatų kontoros tvarko su teisinėmis procedūromis susijusią informaciją.
The Internal Revenue Services Rev. 97-22 numato mokesčių mokėtojo informacijos elektroninio saugojimo ir perdavimo taisykles ir veikia finansinių paslaugų sektorių.
Taisyklių poreikis
Amerikiečiai priklauso nuo reguliavimo agentūrų, kad užtikrintų apsaugą, kad asmeninė informacija būtų saugoma, apsaugotų finansinius sandorius ir tinkamai prižiūrėtų tuos, kurie kontroliuoja šalies maisto, narkotikų, finansų ir sveikatos priežiūros turtą. Tautos informacinė infrastruktūra yra gyvybiškai svarbi jos gynybai ir turi būti apsaugota.
Dokumentų valdymo standartizavimas apima ne tik JAV. Nevyriausybiniai subjektai, tokie kaip Tarptautinė standartizacijos organizacija ir Open Document Management API, dirba standartizuodami ir dalydamiesi dokumentų valdymo sistemų procesais, kad užtikrintų informacinių įrašų saugumą ir prieinamumą, kai jų reikia.
