Nesvarbu, ar turite mažą įmonę, ar didelę korporaciją, svarbu tinkamai saugoti ir tvarkyti verslo metu sukurtus dokumentus. Tai gali apimti viską iš skaitmeninių failų ir mokesčių deklaracijų iki sutarčių ir projektų ataskaitų. Štai čia yra dokumentų ir įrašų tvarkymas. Pagrindiniai jo tikslai yra apdoroti įrašytą informaciją, tobulinti bendruosius darbo procesus ir greičiau gauti duomenis. Yra keletas tipų įrašų tvarkymo sistemų, kiekvienas turi savitąsias savybes.
Kas yra įrašų valdymo sistema?
Trūksta verslo pajamų arba sąskaitų faktūrų, neteisingai sutvarkytų dokumentų ir sugadintų failų yra visi bendri įmonių savininkų skundai. Nuo 2005 m. Iki 2018 m. JAV dėl duomenų pažeidimų buvo aptikta daugiau kaip 22 mln. Įrašų. Be to, darbuotojai praleidžia pusę laiko ieškodami informacijos, susijusios su įmonės veikla. Daugiau nei 26 procentai teigia, kad duomenų valdymas jų organizacijose yra šiek tiek chaotiškas.
Didžiosios ir mažos įmonės privalo saugoti savo įrašus tam tikrą laikotarpį. Pavyzdžiui, banko ir kredito kortelės ataskaitos turėtų būti saugomos saugioje vietoje ne mažiau kaip septynerius metus. Tas pats pasakytina apie mokesčių deklaracijų rengimo dokumentus. Investicinių sąskaitų išrašai, atšaukti čekiai ir mokėjimai turi būti saugomi mažiausiai vienerius metus.
Ką daryti, jei šie dokumentai yra prarasti ar sugadinti? Įsivaizduokite, kad įjungsite kompiuterį, kad suprastumėte, jog jis buvo nulaužtas. Jei jūsų biuro pastatas užsidega, visi jūsų failai gali būti prarasti visam laikui. Žinoma, jūs visada galite laikyti kopijas kitoje vietoje, tačiau tai reikštų daugiau vietos ir didesnių išlaidų.
Įrašų valdymo sistema, taip pat žinoma kaip RMS sistema, gali padaryti viską daug lengviau. Tokia programinė įranga leidžia saugoti, rasti ir naudoti oficialius įrašus kaip sandorių, mokėjimų ir kitų verslo operacijų įrodymus. Naujausiose dokumentų ir įrašų valdymo programose yra pažangios funkcijos, pvz., Paieškos įrankiai, nuskaitymo galimybės, išsaugojimo ir klasifikavimo įrankiai, atitikties stebėjimo funkcijos ir kt.
Įrašų tvarkymas ne tik užtikrina, kad jūsų failai bus lengvai pasiekiami, kai tik juos reikia, bet taip pat gali pagerinti darbo eigą ir našumą jūsų organizacijoje. Darbuotojai galės greitai gauti duomenis, apdoroti informaciją, nustatyti kiekvieno įrašų serijos savininką ir pašalinti nereikalingus duomenis.
„Cloud-Based Records Management Software“
Naudodamiesi debesų tvarkymo sistema, turite visus dokumentus vienoje vietoje. Šis skaitmeninis saugojimo sprendimas veikia kaip sandėlis jūsų organizacijos failams, leidžiantis jums juos pasiekti bet kuriuo metu ir bet kur. Tai ypač naudinga įmonėms, turinčioms nuotolinių komandų, taip pat įmonėms, turinčioms biurus keliose vietose.
Šio tipo RMS programinė įranga saugo jūsų failus ir pašalina poreikį papildomoms programoms atlikti įprastines atsargines kopijas. Be to, tai leidžia vartotojams priskirti konkrečius failus kitiems komandos nariams ir siųsti pranešimus realiu laiku, o ne siųsti ir atgal el. Kadangi duomenys yra saugomi pagrindinio kompiuterio serveriuose, jis yra mažiau pažeidžiamas kibernetinėms atakoms.
Įmonių įrašų valdymo programinė įranga
Didelės organizacijos paprastai pasirenka įmonės įrašų tvarkymo programinę įrangą. Šios programos turi pažangias galimybes ir gali saugoti, tvarkyti ir apdoroti didelius duomenų kiekius. Su įmonės RMS sistema lengviau valdyti fizinius ir skaitmeninius įrašus, sekti kiekvieno failo būseną ir vietą bei perduoti duomenis iš senųjų sistemų į naujausią programinę įrangą.
Norėdami gauti geriausius rezultatus, pasirinkite programą su saugia naudotojo prieigos kontrole, realaus laiko duomenų indeksavimo ir šalinimo valdymo mechanizmais. Patikima įmonės RMS sistema leidžia jums užlaikyti įrašus, atlikti viso teksto paieškas ir importuoti fizinius bei skaitmeninius įrašus bet kokiu formatu iš bet kurio šaltinio. Šios funkcijos gali racionalizuoti jūsų verslo operacijas ir priimti geresnius sprendimus.
Šių tipų įrašų tvarkymo programinė įranga gali būti toliau suskirstyta į kelias kitas kategorijas. Turinio valdymo sistemos, dokumentų valdymo sistemos ir skaitmeninės vaizdo sistemos yra tik kelios paminėti. Kuris pasirinkti, priklauso nuo jūsų įmonės poreikių ir biudžeto.
