Vienas iš patikimiausių būdų nustatyti, kaip gerai veikia verslas, yra apsilankymo ataskaita. Ar jūsų išorės operacijos daro taip gerai, kaip turėtų? Ar jūsų ikimokyklinis ar slaugos centras iki kodavimo ir pasirengimo licencijuoti? Rašydami išsamią apsilankymo ataskaitą, galite nustatyti, ar yra įvykdyta daugybė verslo tikslų. Apsilankymo ataskaitos, kartais vadinamos kelionių ataskaitomis, yra puikus būdas sužinoti, ar jūsų verslo standartai yra vykdomi vietoje, kaip planavote.
Formatuokite ataskaitą
Apsilankymo ataskaitos yra verslo dokumentai. Priklausomai nuo organizacijos ar pramonės, ataskaitoje gali būti pateiktas memorandumo formatas arba verslo šablonas. Paprastai pasirinkite atmintinės formatą, jei apsilankymo ataskaitoje dalyvauja vidinių vadovų grupės. Jei apsilankymo ataskaita bus pateikta išoriniams šaltiniams, pasirinkite oficialesnį verslo ataskaitos šabloną. Naudokite standartinį verslo formatavimą, apimantį profesionalaus tipo šriftus, tokius kaip Times New Roman arba Arial. Išlaikyti 1 colių paraštes.
Nurodykite tikslus
Paaiškinkite apsilankymo priežastis. Tikslai apima apsilankymo dažnumą ir pagrindines metrikas arba peržiūros sritis. Pavyzdžiui, apsilankymas gali būti pirmasis iš keturių metų, atliktų per metus, siekiant peržiūrėti naujų politikos krypčių arba gamybos metrikų įgyvendinimą. Aiškiai nurodykite, ko ieškojote apsilankymo metu, įskaitant ankstesnius apsilankymus, rekomendacijas ar veiksmų planus.
Pavyzdys:
Šioje ataskaitoje siekiama nustatyti, ar „Plainview“ mokykla atitinka visus vaiko priežiūros mokykloje licencijavimo reikalavimus.
Aptarkite atsiliepimus ir pagrindines įžvalgas
Atkreipkite dėmesį į pagrindinius asmenis, kurie apklausti vizito metu. Apsilankymai gali apimti susitikimus su pagrindiniais vadovaujančiais darbuotojais vietoje, pavyzdžiui, vadovų ar operacijų vadovų. Taip pat įprasta susitikti su žemesnio lygio darbuotojais, kurie yra labiau susipažinę su veiklos procesais.
Pavyzdys:
Apklaustų asmenų buvo Sarah Winters, mokyklos vadovas, mokyklos slaugytoja Emily Thorn, Rick Marden, pradinis mokytojas ir Carol Hathaway, dietologas ir dietologas.
Aptarkite pagrindinius vadovybės ir darbuotojų atsiliepimus. Nereikia paminėti apklaustųjų, bet ieškoti pagrindinių įžvalgų ir bendrų susirūpinimą keliančių sričių. Įtraukti visus standartizuotus tyrimus, kurie buvo panaudoti, arba konkrečią vizito metu užduotų klausimų seriją.
Sąrašas pagrindinių įžvalgų ir stebėjimų
Stebėjimai grindžiami asmeniškai matomais ir nepateiktais interviu pagrindu. Pavyzdžiui, lankytojai gali vizualiai pastebėti, kad operacija, atrodo, turi per daug darbuotojų, kurie nėra užimami. Bet kokie dalykai nuo švaros iki bendros organizacijos yra stebimi. Įtraukite šias įžvalgas į apsilankymo ataskaitą.
Pavyzdys:
Per viduryje vykusį vizitą pietų aukos buvo įtrauktos į daržovių ir vaisių pasirinkimą, tačiau ypatingų mitybos poreikių turintiems asmenims nebuvo pasiūlyta alternatyvos.
Apibendrinkite išvadas
Nustatykite, ar organizacija atitinka tikslus, remdamasi pateiktu grįžtamuoju ryšiu ir pastabomis. Jei įmanoma, naudokite išsamią informaciją ir kiekybiškai įvertinamą informaciją. Pavyzdžiui, jei vizito į naują gamyklą tikslas yra nustatyti, ar pirmąjį ketvirtį jis buvo 60 proc. Darbuotojų, pateikite faktinius žmogiškųjų išteklių skaičius su apyvarta, esamomis įdarbinimo pastangomis ir padaliniais, kuriuose yra trūkumų.
Pateikite ateities veiksmų planus
Valstyb ÷ s nar ÷ s, kada numatomi būsimi apsilankymai, jei jie yra, ir ar jie yra iš anksto nustatyti, ar neseniai įvykusio vizito rezultatas. Pavyzdžiui, tai galėjo būti trečiasis kasmetinis apsilankymas kas ketvirtį. Pateikite patobulinimų rekomendacijas. Jei yra apibrėžti tam tikri veiksmų planai, nurodykite juos išsamiai. Tai rodo sekančio vizito sėkmės metriką.
