Ataskaitos prenumerata apie transliavimo puslapį veikia panašiai kaip atnaujinimo motyvacinis laiškas. Pagalvokite apie tai kaip savo asmeninį žingsnį skaitytojui. Parašykite, ką gavote gavėjui, jei jam asmeniškai perdavėte pranešimą, bet pirmiausia surinkite savo mintis.
Prieš rašydami, svarbu nurodyti, ką norite pasakyti. Nustatykite savo auditoriją ir įvertinkite jų konkrečius poreikius ir norus. Apsvarstykite šiuos punktus, kai rengiate pranešimo apie persiuntimą ir likusios ataskaitos ar pasiūlymo dalį.
Adreso atmintį adresuokite naudodami paprastą atmintinės formatavimą. Jei jūsų organizacija naudoja atmintinę, naudokite ją. Jei nenaudojate šio nustatymo kaip pradžios taško:
MEMORANDUM
Į: Gavėjo vardą ir pavardę Nuo: Jūsų vardas ir pavardė Data: Data, kai įjungiate ataskaitą. Tema: Ataskaitos pavadinimas
Parašykite pradinį pareiškimą. „Čia yra, pavyzdžiui, prašoma ataskaita“. Jis neturi būti ilgas. Pora paprastų sakinių gaus darbą. Naudokite šios dalies verslo bloko formatą ir likusią atmintinės dalį. Tarp kiekvienos pastraipos įdėkite sunkią grįžimo arba tuščią vietą, tačiau prieš pradedant naują skyrių, nespauskite arba įtraukite.
Parašykite įvadinę pastraipą. Apibūdinkite ataskaitos apimtį, būtent tai, ką ji apims ir kaip surinkote informaciją.
Parašykite atmintinės tekstą. Paaiškinkite, kaip naudinga bus ataskaita skaitytojui. Pateikite savo pagrindines išvadas ir atkreipkite dėmesį į įdomias išvadas ar skyrius, ypač dominančius jūsų auditoriją. Į šią skiltį gali būti įtraukta bet kokia informacija, kuri leis ataskaitai padaryti naudingesnę ar prieinamesnę jūsų skaitytojui. Jūs netgi galite pasiūlyti tolesnių tyrimų.
Sudarykite uždarymo pastraipą. Parašykite trumpą pastabą savo skaitytojui ir pripažinkite bet kokią svarbią pagalbą, kurią gavote iš kolegų. Taip pat pasiūlykite išsiaiškinti visus punktus arba, jei reikia, tęsti darbą.
Patikrinkite dokumentą dėl rašybos ir gramatikos klaidų.
Pasitarkite su savo kolegomis, pasitikėdami savo darbu. Jos šviežios akys bus nulinės dėl klaidinančios kalbos ir klaidų.
Atlikite visus būtinus pakeitimus ir įtraukite savo korektoriaus pasiūlymus.
Įrašykite savo užpildytą atmintinę į likusią ataskaitos dalį. Įdėkite jį prieš turinį ir po ataskaitos pavadinimo puslapio.
Patarimai
-
Paskutinį kartą užrašykite pranešimo apie siunčiamą ir kitą prefikcinę dalį, nes jie grįžta į likusią dokumento dalį.
Įspėjimas
Persiuntimo atmintinės naudojamos tik vidiniams dokumentams. Jei jūsų ataskaita skirta išorinei auditorijai, kaip ir potencialiam klientui, vietoj to parašykite raidės laišką. Informacija bus tokia pati, tačiau naudosime verslo laišką, kuriame bus pateikiamas dokumentas.
