Kaip parašyti ryšių projekto planą

Kai jūsų įmonė ar organizacija turi svarbią informaciją, kad galėtų bendrauti, o jūsų įprastiniai kanalai yra nepakankami, suplanuokite taktinį komunikacijos projektą, pritaikytą turiniui ir aplinkybėms. Pranešimai, kuriems taikomi individualūs planai, paprastai yra svarbūs vienkartiniai, ne kasdieniniai įvykiai, pvz., Vykdomosios vadovybės pasikeitimas, planų ir atleidimų iš darbo, darbuotojų išmokų pasikeitimas ir įmonės patalpų perkėlimas. Jie dažnai apima išorinę ir vidinę auditoriją. Taktinio komunikacijos projekto plano sudarymas padeda užtikrinti, kad jūs apsvarstytumėte pagrindinius klausimus: kas turi išgirsti, ką, iš ko, kokiomis priemonėmis, kada ir kuriam tikslui? Plane taip pat nurodomos užduotys, atskaitomybė ir terminai --- supaprastinant projektų valdymo darbą.

Prieš planuodami paaiškinkite ir patvirtinkite. Nurodykite projekto „savininką“ --- paprastai asmenį, kuris jį paskiria --- kas patars ir patvirtins jūsų planą. Su tuo projekto savininku: --Patvirtinkite skelbimo turinio, pageidaujamo laiko ir konfidencialumo reikalavimų. Patvirtinkite, ar egzistuoja neįprastas jautrumas ar aplinkybės, pvz., Teisiniai ar narystės ataskaitų reikalavimai. - Patvirtinkite, kaip projektas atitinka taktiką visuotiniuose viešųjų ryšių ir komunikacijos strategijose. - Sutinku su išsamesnės informacijos ir informacijos šaltiniais, pvz., Jūsų įmonės žmogiškųjų išteklių valdytoju ar vykdomosios paieškos komiteto pirmininku. - Nustatyti savo projekto patvirtinimo ir ataskaitų teikimo reikalavimus. Sutikite, ar valdysite projektą neoficialiai arba struktūrizuosite projekto komandą. - Nustatyti reikalavimus, keliamus plano darbo produktams, pvz., Peržiūrėti teisinius, žmogiškuosius išteklius ir finansinius paskyrimus arba konkrečius vadovus. - Nustatyti būtinų išteklių, tokių kaip biudžeto lūkesčiai ir išorės agentūrų naudojimas, parametrus.

Kristalizuoti tikslą ir tikslus. Tikslas yra tai, ką norite padaryti, paprastai pradedant „To …“. Tikslai paprastai prasideda veiksmo veiksmažodžiais --- jie yra tai, ką norite padaryti, kada, nurodydami kaip procesus ar norimus rezultatus. Atsižvelgiant į tai, tikslas paskelbti pranešimą tam tikrą dieną yra tikslas. Tikslas gali būti „patenkinti suinteresuotųjų šalių poreikius ir pageidavimus laiku ir faktinei informacijai apie (temą), taip patvirtinant įmonės įvaizdį ir vertybes.“ Atsižvelkite į šį tikslą į visapusišką viešųjų ryšių ir komunikacijos strategiją.

Aprašykite suinteresuotąsias šalis ir auditorijas. Tikėtina, kad strateginis planavimas nustatė ryšių tikslus plačiuose smūgiuose. Taktiniam projektui sutelkite dėmesį. Suinteresuotosios šalys yra grupės arba asmenys, kuriems įtakos turės konkreti informacija, kurią ketinate suteikti, ir kurios yra pagrindinės auditorijos. Į sąrašą įtraukite kitas auditorijas, kuriose norite sukurti, keisti ar patvirtinti suvokimus. Naudokite lentelę arba skaičiuoklę su šiomis stulpelių antraštėmis, kad apibendrintumėte savo analizę: --Audience Segment. Nurodykite kiekvieną pavadinimą ir, jei reikia, išnašas, į kurias įtrauktos sudedamosios dalys. Priskirti grupę, jei ryšio poreikiai grupėje skirsis. Pavyzdys: visi darbuotojai, nukentėjusio skyriaus darbuotojai, prižiūrėtojai. Paklauskite: „Kas jums reikės arba norėtų sužinoti apie tai --- ir kodėl?“ Pavyzdžiui, apsvarstykite pagrindinius klientus, akcininkų savininkus, plačiąją visuomenę, savo pramonės kolegas, politines institucijas ir svarbius tiekėjus. Pasirinkite, ar žiniasklaidos priemonės bus tiksliniai segmentai, ar bus naudojami kaip kanalai, kad pasiektų tokius segmentus kaip visuomenė ir verslo bendruomenė. --Pasirinkite /. Nors sąmoningumas ir supratimas yra visų auditorijų tikslai, kai kurie gali turėti specialių poreikių. Darbuotojai gali žinoti, kaip juos paveiks, pavyzdžiui, biuras, kuris uždarys, arba asociacijos nariai, kurio metu bus sėkmingai atsistatydinusio vykdomojo vadovo. Valdybos nariai, vadovai, vadovai ir sąskaitų tvarkytojai yra tarp tų, kuriems reikia ne tik naujienų, bet ir jūsų plano, kaip jais bendrauti, ypač jei jie turi atlikti savo vaidmenį. Nustatykite kiekvieno segmento pagrindinius pranešimus. --Keisti komunikatorių. Iš ko kiekvienas segmentas tikisi ar norėtų išgirsti jūsų naujienas? Nurodykite, kad kiekvienas grupės narys, kuris, pvz., Bus paskelbtas naujienų pranešime, bus „komunikacijos“ veidas, arba vadovaus konferencijai su darbuotojais. Nors verslo bendruomenė gali tikėtis iš bendrovės vadovo, darbuotojai gali pageidauti, kad jų vadovai ir pagrindiniai klientai juos informuotų jų sąskaitų tvarkytojai.

Suplanuokite kaskados seką ir kanalus. Jei kada nors buvote nustebinti pirmiausia mokydamiesi iš didelių pokyčių laikraščio, jūsų įmonė planuoja, jūs suprantate „nenuostabu“ principą ir kaskadinės informacijos svarbą, siekiant užtikrinti, kad nebūtų staigmenų. Laikinojoje darbo lentelėje arba skaičiuoklėje nurodykite savo tikslinius segmentus tokia tvarka, kuria jie bus informuoti, dirbdami atgal nuo datos ir laiko, kada jūsų informacija bus plačiausiai žinoma (dažnai bendrosios spaudos metu). Nors kai kurie paskirstymai gali būti vienu metu, apsvarstykite, ar kai kuriems segmentams reikia iš anksto pranešti apie ateinančius ryšius. Pavyzdžiui, priežiūros institucijoms gali prireikti laiko pasirengti darbuotojo klausimams, o valdybos nariai gali pasveikinti pranešimą apie artėjančius laikraščių straipsnius. Stulpelyje, esančiame šalia kiekvieno segmento, nurodykite kanalą (-us), per kurį bus atliekamas ryšys. Kanalai yra informacijos platinimo būdai, paprastai susiję su renginiais ir rašytiniu turiniu. Pavyzdžiai: - Vykdomosios grupės, valdybos narių, pagrindinių departamentų vadovų ir priežiūros institucijų atstovai - iš anksto pranešimus elektroniniu paštu. - darbuotojams - iš anksto pranešti apie el. Laišką, susirinkimus, vaizdo konferencijas, svetainės turinį. --Pagrindinėms sudedamosioms dalims --- iš anksto pranešama faksu ir elektroniniu paštu, tiesioginis pristatymas. --Bendrajai visuomenei --- platinti naujus pranešimus, naujienų konferenciją, svetainės turinį.

Nustatykite reikiamus įkainius. Įkainiai - tai medžiagos, naudojamos vykdant jūsų komunikacijos projekto planą - dokumentus ir garso ir vaizdo įrašus, pvz., Nuotraukas ir įrašus. Suskirstykite juos į: - pagrindinius įkainius, skirtus naudoti su keliais segmentais. Pavyzdžiai: naujienų leidinys, informacinis lapas, Q & A, nuotraukos, svetainės turinys. - Įgaliotieji įkainiai, ryšiai, nukreipti į konkrečias auditorijas, atitinkančias jų poreikius ir pageidavimus, ir pageidaujamo atstovo „balsu“. Dažnai tai yra segmento „Key Communicator“ atmintinės, pridedančios aukščiau pateiktų pagrindų užtikrinimo priemonių, ypač naujienų, kopijas. „Aš norėjau pranešti, kad mūsų kompanija vėliau šią popietę skelbia naujieną, kad …„ Šie įkainiai taip pat gali apimti pokalbio taškus, turinio kontūrus arba „AV“ pagrindiniams komunikatoriams, pvz., Vykdomosios komandos nariams ir prižiūrėtojams. - Patarimai, pranešimai iš jūsų kitiems, kurie turėtų dalyvauti projekte, informuoti juos apie komunikacijos planą ir jų numatomus vaidmenis jame. Pridėkite atitinkamas fondo ir segmento įkaito kopijas. Lentelėje arba skaičiuoklėje kiekvienam užstatui nurodykite: Vardą, pagrindinį komunikatorių, priskirtą, terminą, reikalaujamą patvirtinimą (-us), galutinį terminą.

Patvirtinkite reikalingą paramą. Nustatykite, kokią paramą pareikalaus jūsų projektas, ir patvirtinkite jo prieinamumą. Jei nėra nuolatinio palaikymo, naudokite lentelę arba skaičiuoklę, kad išsamiai paaiškintumėte, kaip gausite tokią paramą, kaip antai, nurodydami palaikymo elementą, šaltinį ir kainą: - užtikrinimo priemonių kūrimas - platinimo sąrašų su adresatų informacija apie jūsų tikslinius segmentus - Galimybė ir atsakomybė už masinius perdavimus, pvz., Grupės laiškus - grupių susitikimų, naujienų konferencijų ir kitų susijusių renginių organizavimas.

Išsamus projekto parengimas. Naudokite lentelę ar skaičiuoklę, kad kiekvienai veiklai, kurią planuojate diegti, sąraše nuosekliai išvardijate ir nustatysite laiką. Nustatykite, kas darys, kas ir kada, o taip pat ir kiekvienas jų panaudojimas. Apsvarstykite šiuos stulpelių antraštes: skaičius, data ir laikas, veikla, panaudojami užtikrinimo priemonės, atsakingas asmuo (-ai) ir statusas arba pastabos. Planuokite įtraukti projekto „Išplėstinė informacija“ į patariamuosius užtikrinimo elementus, kuriuos pateikiate kitiems, kurie dalyvauja jame, pvz., Vykdomosios komandos nariai, prižiūrėtojai ir pagalbinis personalas.

Planuokite projekto stebėjimą. Naudokite lentelę ar skaičiuoklę, jei norite išsamiai apibūdinti tokius tolesnius veiksmus, kaip: - suinteresuotųjų šalių, pvz., Darbuotojų ir žiniasklaidos, - skelbimų pateikimo klausimai; - projekto vertinimas, greičiausiai, įskaitant projekto įgyvendinimo sėkmę ir subjektyvų auditorijos atsako įvertinimą

Sukurkite biudžetą. Nustatykite numatomas išlaidas, atitinkančias jūsų organizacijos finansinę politiką. Jums gali tekti nustatyti tik tuos, kurie dar nėra įtraukti į bendrąjį ryšių palaikymą.

Gaukite patvirtintą projekto planą. Prieš pradėdami vykdyti projektą, pateikite savo darbą projekto savininkui patvirtinti ir paprašykite tobulinimo pasiūlymų. Pradėkite savo pasiūlymo dokumentą su trumpu santrauka. Vadovaukitės šiuo planu ir įtraukite savo lenteles / skaičiuokles vietoj išsamių pasakojimų: --Sąrašas - Projekto tikslas ir uždaviniai - Dalyviai ir auditorijos (lentelė arba skaičiuoklė) - Bendravimo informacija (lentelė arba skaičiuoklė) (lentelė arba skaičiuoklė) - Tęsimo planai

Patarimai

Jei konfidencialumas leidžia, pasikonsultuokite su suinteresuotaisiais ir auditorijos nariais arba tais, kurie dirba su jais, kad geriau suprastų jų informacijos poreikius ir interesus. Be įprastų ryšių kanalų, suplanuokite specialius renginius, skirtus netradicinėms naujienoms, kad būtų atskleistas jo „ypatingumas“.