Įrašų tvarkymas yra privaloma įmonių, ne pelno organizacijų, vyriausybinių agentūrų, socialinių agentūrų, medicinos, prekybos, finansų, mokyklų, kolegijų ir universitetų funkcija ir visų kitų tipų subjektai, kurie kuria tam tikrą laiką saugomą informaciją. Individualūs namų ūkiai taip pat turi vykdyti gerą apskaitos tvarkymą. Be to, įrašų tvarkymas yra sistemingas, organizuotas, planuojamas ir kontroliuojamas įrašų gyvavimo ciklo valdymo ar stebėjimo procesas. Įrašas gali būti apčiuopiamas popieriaus objektas arba jis gali būti skaitmenine ar elektronine forma. Įrašai gali būti saugomi finansiniuose, medicininiuose, informaciniuose, oficialiuose dokumentuose, biuro dokumentuose, darbo užmokesčio, vyriausybės formose ir el. Laiškuose tarp šimtų kitų įrašų. Įrašų tvarkymas skirtas trims įrašų gyvavimo ciklo etapams: įrašo sukūrimas ar gavimas; įrašo priežiūra, saugus saugojimas, išrinkimas arba bendrasis naudojimas; įrašo šalinimas.
Įrašų kūrimas
Įrašų tvarkymas ar įrašų gavimas sukuria įrašų valdymo poreikį. Ar tai būtų užimtumo prašymas, sąskaita faktūra ar inventoriaus kontrolės ataskaita, kai tik buvo sukurtas įrašas, turi būti naudojamos visos kitos šio įrašo operacijos ar valdymo funkcijos. Viena įrašų tvarkymo proceso funkcija yra nustatyti įrašo srautą, kai jis buvo sukurtas ar gautas. Kas turi peržiūrėti įrašą? Kur įrašo įrašas po to, kai visi peržiūrėjo ar elgėsi pagal įrašą (pvz., Įrašo mokėjimą sąskaitoje)? Kas yra atsakingas už saugaus įrašo saugojimą? Visi šie klausimai turi būti tinkamai perduoti.
Įrašų tvarkymas
Įrašo išsaugojimas apima operacijų, skirtų įrašui išsaugoti, kūrimą. Įrašant įrašus, reikia atsižvelgti į daugybę priežasčių, įskaitant galimybę įrašyti įrašus, kad juos būtų galima nuskaityti tiems, kurie turi nurodyti informaciją arba turėti prieigą prie asmeninio įrašo pobūdžio. Kita įrašo pasiekimo pusė - tai, kas negali turėti prieigos prie įrašo. Kai įrašai nėra saugomi, labai svarbu, kad geras įrašų tvarkymas turėtų sistemą, pagal kurią būtų galima nustatyti, kas turi įrašą, kur jie turi įrašą ir kada jie ketina grąžinti įrašą. Užtikrinti tinkamą įrašo grąžinimą taip pat yra svarbi įrašų valdymo sistemos dalis. Į saugų įrašų saugojimą gali būti įtrauktos skaitmeninės kopijos iš kiekvieno įrašo ne patalpose kitoje įstaigoje arba saugiame banke. Įrašai turi būti saugomi sausoje, vėsioje vietoje, kad nesugadintumėte popieriaus ar elektroninių kopijų. Archyvavimo procesai yra įrašų tvarkymo etapo dalis. Nustatymas, kada įrašas bus tinkamas archyvuoti, yra įrašų tvarkymo dalis. Šios funkcijos dalis taip pat yra parenkama, kur archyvuojami įrašai, ir kiek laiko archyvuojami. Kai kurie įrašai, pvz., Istoriniai įrašai, gali būti saugomi visą gyvenimą ir kartais už įmonės ribų. Miestams, valstijoms ir miesteliams istoriniai įrašai gali būti saugomi neribotą laiką.
Įrašų šalinimas
Dokumentų šalinimas tinkamu laiku yra labai svarbus. Daugumos įrašų šalinimas turėtų būti baigtas smulkinant. Atliekų šalinimo aspektai yra nustatyti, kiek laiko reikia įrašyti. Įrašų laikymo trukmė priklauso nuo įrašo pobūdžio. Kai kuriuos įrašus saugo vyriausybės nuostatai, pvz., Mokesčių įrašai, kai kurie bankai - paskolų valdymui, o kai kurie - pagal teisines gaires, pvz., Steigimo dokumentus. Ji taip pat apima nustatymą, kaip tvarkomi įrašai, pvz., Smulkinant įmonėje arba išnuomojant išorinę įmonę, kad būtų susmulkinta, ir gali būti naudinga šalinimo sistemos sukūrimas. Nurodoma, kokie įrašai pagal kategorijas, kur jie buvo parduoti, kaip jie buvo realizuoti ir kur gali būti naudinga ilgalaikiam įrašų tvarkymui. Be to, įrašų šalinimo mechanizmo įgyvendinimas gali padėti užtikrinti, kad visi, kuriems reikia žinoti, žinotų prieš sunaikinant įrašus.
Kiti įrašų tvarkymo aspektai
Kelios kitos galimybės, susijusios su įrašų tvarkymo sistema, apima dokumentų ir procedūrų, susijusių su visais duomenų tvarkymo dokumentais, dokumentavimą ir bendravimą, kontrolės mechanizmų ir procedūrų kūrimą ir įgyvendinimą kiekvienam įrašų tvarkymo etapui ir įrašų tvarkymo sistemų paprastumą ir paprastumą bei paprastumą. valdyti.
Mokymosi įrašų valdymo ištekliai
Yra šimtai išteklių, kad galėtumėte sužinoti efektyvų įrašų tvarkymą. Techninės mokyklos, kolegijos ir universitetai, internetinis mokymas ir informacinės knygos gausu vietos knygyno ar kolegijos knygyne, kuri gali padėti sukurti veiksmingą ir įstatymų laikymąsi atitinkančią įrašų tvarkymo sistemą. Taip pat visada patikrinkite vietines, valstybines ir federalines taisykles dėl konkrečių įrašų tvarkymo taisyklių.
