Kiekviename prašyme pateikti pasiūlymą turėtų būti įtrauktas motyvacinis laiškas, net jei jūsų pasiūlyme yra santrauka. Kiekvienas iš jų tarnauja kitokiam tikslui, jie dirba ne tik siekdami sukurti gerą įspūdį, bet ir įrodyti, kad suprantate tiek kliento, tiek darbo reikalavimus. Tačiau, kadangi motyvaciniame laiške turėtumėte suprasti pagrindinius kliento reikalavimus, netapant mini pasiūlymu, kai kurie žmonės mano, kad yra sunkiau rašyti.
Nustatykite tinkamą toną
Jūsų santykiai su būsimuoju klientu, o kartais ir RFP rinkinio instrukcijomis, nustato, ar laiškas turi būti formalus ar asmeninis. Tol, kol esate sąžiningi ir nuoširdūs, individualizuoti laiškai, kuriuose jūs komplimentuojate ir dėkojate klientui dažnai yra efektyviausi. Pavyzdžiui, įtraukite tokius teiginius kaip „Noriu pasinaudoti šia proga ir padėkoti jums už visą jūsų pagalbą“ ir „jūsų pagalba ir patarimai pasirodė esą neįkainojami“ laiške.
Formatas ir stilius
Naudodami raštinės reikmenis ir verslo laiško formą, padalykite laišką į tris dalis: įvadą, kūną ir trumpą uždarymo pastraipą. Naudokite serifinį šriftą, pvz., „Garamond“, „Georgia“ arba „Times New Roman“, nes daugelis žmonių lengviau skaito serifinius šriftus. Apribokite savo motyvacinį laišką ne daugiau kaip vienu ar dviem puslapiais.
Atidarymas
Atidarykite motyvacinį laišką su trumpu, atitinkamu pradiniu pareiškimu, pvz., „Pridedamas pasiūlymas, kurį jums pažadėjau“, arba „Man patiko kalbėti su jumis apie jūsų pasiūlymo projektą.“ Vadovaukitės šia dalimi, kurioje jūs visiškai suprantate, pakartodami konkretų reikalavimai, keliantys RFP. Pasakykite skaitytojui, ar pasiūlyme yra priedų, ir, jei taip, trumpai paryškinkite turinį ir užbaigite įvedimą, nurodydami terminą, kuriuo kaina galioja.
Kūnas
Įtraukite visą reikalingą informaciją, pvz., Savo verslo istoriją, kvalifikaciją ar nuorodas, kurias RFP gali paprašyti rašte. Likusią laiško dalį sutelkti į keturių pagrindinių klientų poreikių sprendimą. Pavyzdžiui, apibendrinkite, kaip jūsų produktas ar paslauga atitiks svarbiausius kliento poreikius. Tada išplėsti kiekvieną likusį punktą likusiuose punktuose.
Uždaryti
Baigiamojoje dalyje būtinai pateikite išsamią informaciją apie kontaktinį asmenį, įskaitant vardą, pavardę, pavadinimą, adresą, telefono numerį, fakso numerį ir el. Pašto adresą. Įtraukite „kitą žingsnį“ arba kvietimą veikti, pvz., „Aš su jumis susisieksiu vėliau šią savaitę, kad galėčiau atsakyti į visus galimus klausimus“ arba „Aš jums paskambinsiu kitą savaitę, kad galėčiau aptarti šį pasiūlymą“. jūsų vardas ir pavardė.
