Nors skaitmeninis amžius sukuria mažiau popieriaus, didėja elektroninės atminties paklausa. Organizacijos informacijos valdymo komandos nustatytos gairės įrašų kūrimui, prieigai, saugojimui ir galiausiai sunaikinimui lemia elektroninių įrašų gyvavimo ciklo sąlygas. Elektroninių įrašų gyvavimo ciklas apima daugumos verslo ir valdžios subjektų kūrimą, naudojimą, saugojimą ir disponavimą. Kai kurios organizacijos archyvuoja tam tikrus įrašus, kurie laikomi neįkainojamais, nes jie nėra paskutiniai gyvavimo ciklo etapai, kai jie nėra sunaikinti.
Kūrimas
Vienas iš didžiausių iššūkių bet kuriai elektroninės valdymo sistemai - dokumentuoti naujų įrašų atsiradimą logiškai ir nuosekliai, kad būtų galima juos naudoti, atkurti ir saugoti ateityje. Tai, kas sudaro įrašą, nustatoma pagal organizacijos politikos vadovą, kuris yra parašytas atsižvelgiant į federalinius ir valstybinius įstatymus. Jei teisingai nustatoma gyvavimo ciklo pradžioje, įrašas yra lengvai pasiekiamas, kol baigsis įrašo naudingumas ir jis bus sunaikintas. Priklausomai nuo organizacijos, kai kurie duomenys į kompiuterį įvedami automatiškai. Kitos sistemos reikalauja, kad asmuo sukurtų įrašą rankiniu būdu.
Naudokite
Kai įrašas sukuriamas elektroniniu būdu, jis paprastai platinamas ir naudojamas kaip informacinė priemonė verslo ar vyriausybės tikslais. Dėl šios priežasties įrašai saugomi saugykloje, kad būtų lengviau pasiekti. Aktyviai daugelis įrašų yra saugomi, tačiau pasiekiami per duomenų bazę, kurioje nurodoma informacija, kuri žymi įrašą.
Saugojimas ir priežiūra
Po to, kai failas buvo naudojamas ir jo nereikia reguliariai, įrašas dažnai saugomas kaip neaktyvus. Įrašai turi būti saugomi prieigai prieš juos sunaikinant pagal taisykles, nustatytas kaip organizacinė politika. Dalis tokio tinkamo saugojimo dėmesio yra susijusi su privatumo klausimais. Protinga organizacinė politika skirta saugumui, kaip pagrindinei atsakingos įrašų priežiūros daliai.
Disponavimas
Įrašai turi būti prieinami tam tikrą metų skaičių, kad atitiktų federalinius ir valstybinius įstatymus. Dauguma organizacinės politikos, susijusios su įrašų saugojimu ir disponavimu, naudoja federalinius ir valstybinius įstatymus kaip minimalius įrašų saugojimo reikalavimus. Įmonės saugo bylas bylinėjimosi tikslais, jei jie yra priversti ginti tam tikrus verslo veiksmus, kurių buvo imtasi praeityje. Labai svarbu, kaip tvarkomi įrašai. Kadangi elektroninės bylos gali būti atkurtos ekspertų rankose, labai svarbu, kad elektroninės bylos būtų ištrintos be jokio būdo gauti informaciją.
