Rankinis apskaita apima popierinių knygų ir žurnalų naudojimą finansiniams sandoriams įrašyti. Šios priemonės yra praėjusios eros. Buhalteriai, dažnai dėvintys žaliuosius skydelius ir juodus raiščius, naudos rankinį apskaitą, kad padėtų išlaikyti savo įmonių finansinį rezultatą. Šiandien įmonės gali naudoti kai kuriuos procesus rankiniu būdu. Tačiau trūkumai gali susilpninti rankinę apskaitą.
Laiko vartojimas
Apskaitos procesams, kuriuose naudojami popieriniai žurnalai ir antraščiai ar panašūs įrankiai, reikia daug laiko užduotims atlikti. Buhalteriai prieš įrašydami įrašus turės rasti sistemoje esančias sąskaitas ir žurnalus. Taip pat sunku patikrinti sąskaitų likučius ir peržiūrėti informaciją. Apskaitininkai taip pat gali turėti šautuvą per kelis dokumentus, kad surastų vadovų prašomą informaciją. Šios informacijos kopijavimas taip pat gali būti sudėtingas.
Atsižvelgiant į klaidas
Klaidos gali būti gana dažnai atliekamos rankiniuose apskaitos procesuose. Dažniausiai pasitaikančios klaidos įvedamos informaciją į neteisingas sąskaitas, perkeliant skaičius arba įrašant informaciją atgal. Nors šios klaidos yra ir šiuolaikinėse apskaitos sistemose, rankinės sistemos neturi vidinių patikrinimų ir balansų. Apskaitininkų, tiriančių klaidas, dažnai praleis kelias valandas, kad surastų ir ištaisytų įrašus. Keli apskaitininkai, dirbantys keliose rankinėse apskaitos knygose, gali pabloginti šias problemas.
Saugumo trūkumas
Saugumo trūkumas yra dar vienas bendras rankinio apskaitos trūkumas. Įmonės gali nesugebėti užkirsti kelio darbuotojams peržiūrėti slaptus duomenis popieriaus žurnaluose ir žurnaluose. Kompiuteryje kopijuoti ir saugomi failai taip pat gali būti mažiau saugūs. Tai gali leisti darbuotojams piktnaudžiauti finansine informacija sukčiavimu ar sukčiavimu. Neapgalvoti darbuotojai taip pat gali nepataisomai sugadinti informaciją ir sunaikinti svarbius finansinius įrašus.
Galima naudoti kelias kopijas
Didelės organizacijos dažnai mano, kad rankinis atsiskaitymas yra sudėtingas, nes trūksta daugelio žurnalų ir žurnalų. Dauguma įmonių turės vieną žurnalą mokėtinų sumų, gautinų sumų, darbo užmokesčio, ilgalaikio turto ir pan. Tai reiškia, kad tik vienas buhalteris gali dirbti žurnale bet kuriuo metu. Šių antraščių atskyrimas į pavaldinius gali sumažinti saugumą ir galimybę dubliuoti informaciją apskaitos sistemoje.
