Remiantis Purdue universiteto internetinės rašymo laboratorijos (OWL) duomenimis, rašomi komentarai, skirti pabrėžti ar išspręsti problemas. Šiaurės Kentukio universiteto Verslo mokykla pareiškia, kad atmintinės turėtų perduoti daug informacijos ribotoje erdvėje. Kaip formatuojama atmintinė priklauso nuo įmonės, memo tikslo ir atmintinių gavėjų. Vidaus personalo pranešimuose gali būti pateikta informacija, analizė ir išvados, informacija apie darbo valandas arba instrukcijos, kaip tinkamai naudoti įrangą.
Elementai, kurių jums reikės
-
Popierius
-
Rašiklis ir pieštukai
Sužinokite pagrindinį memo tikslą ir formatą. Atmintinės paprastai yra vidaus dokumentai, naudojami bendravimui su darbuotojais. Tikslai gali apimti politinius priminimus, veiksmų prašymus, pranešimus apie pakeitimą arba oficialaus pranešimo pateikimą. Memo formatu yra antraštė, įvadas, kūnas, santrauka ir uždarymas. Priedai pažymėti dokumento apačioje.
Nustatykite savo atmintinės tikslą ir, jei bus, pridedami priedai. Nustatykite memo gavėjus. Dažnai prižiūrėtojai ir valdytojai gauna atmintinių kopijas ir gali būti reikalaujama įtraukti kopiją į failą. Nustatykite, ką pasakys atmintis, ir parašykite grubų projektą. Patikrinkite įmonės politiką, naudodami žinutes, patvirtintas atmintims.
Užpildykite antraštę, pradedant „Data“. Įtraukite pirminių gavėjų pavadinimus ir pavadinimus į skyrių „To“. Tai gali būti vienas ar daugiau asmenų, arba gali nurodyti žmonių grupę, pvz., Visus paskyros valdytojus. Į skilties „cc“ įrašykite tų asmenų, kurie gaus atmintinės kopijas, pavadinimus ir pavadinimus. Į skiltį „Iš“ įrašykite atmintinę siunčiančio asmens vardą ir pavardę. Į „Dalyką“ įtraukite trumpą pavadinimą, kuriame aprašomas memo tikslas.
Įtraukite įvadinę pastraipą, kurioje paaiškinama, koks yra šio pranešimo tikslas, pateikiamas šio tikslo pagrindas ir apžvelgiama vėlesnių punktų apžvalga. Įtraukite skaitytojams įspėjimą, jei atmintinėje yra politikos ar kitos svarbios informacijos.
Įtraukti į atmintinę, kurioje pateikiama informacija apie įvadą ir apžvalgą, įtraukite informaciją į kūną arba pagrindinį tekstą. Pavyzdžiui, pateikite foną, kuria vadovaujamasi politikos pakeitimu. Atskirkite ir užsakykite dalis pagal turinį. Visoje atmintyje naudokite trumpas dalis. Šis skyrius gali būti vienas ar du punktai arba keli puslapiai, priklausomai nuo memo tikslo.
Įrašykite santrauką ir uždarymą. Santrauka gali būti nereikalinga vieno puslapio įrašams, tačiau ji gali būti naudinga, jei yra ilgų dokumentų, kuriuose yra sudėtinga informacija ar instrukcijos. Uždarykite, padėkodami skaitytojui ir teikdami pagalbą atsakant į klausimus ar paaiškindami atmintinės turinį. Nesant santraukos, pateikite trumpą santrauką baigiamojoje dalyje. Informuokite skaitytojus, jei atminties turinys yra konfidencialus.
Užrašo pabaigoje atkreipkite dėmesį į priedėlyje minimų priedų sąrašą. Naudokite priedus „Pridedama“ arba „Uždaryta“, kad pažymėtumėte priedų sąrašą. Neįtraukite priedų, kurie nėra nurodyti atmintyje.
Parašykite atmintinę. Memo rašytojai dažniausiai pradeda arba pasirašo atmintines antraštės skyriuje, šalia įrašo „Nuo“. Formalaus pranešimo dokumento pabaigoje gali prireikti pilno parašo ir datos eilutės.
Patarimai
-
Peržiūrėkite įmonių atmintinių kopijas, kad sužinotumėte stilių ir formatavimą. Paklauskite, ar norint siųsti atmintinę reikia patvirtinimo.Prieš įtraukdami į atmintinę, patikrinkite visą faktinę informaciją. Paprašykite ką nors ištaisyti savo atmintinę.
