Viešųjų pirkimų organizacijos struktūra priklauso nuo vieno asmens, atsakingo už įsigijimą, į didelį centralizuotą skyrių arba decentralizuotą organizaciją, turinčią viešųjų pirkimų specialistus, dirbančius atskirose vietose ar verslo padaliniuose. Būtina gauti tinkamą struktūrą, nes pirkimai paprastai sudaro pusę organizacijos išlaidų pagal „Reference for Business“. Ji taip pat atlieka svarbų vaidmenį įmonės konkurencinėje strategijoje.
Individuali pirkimo atsakomybė
Pradedant verslą arba smulkiajam verslui, vienas asmuo, pavyzdžiui, finansų direktorius, gali prisiimti atsakomybę už pirkimus. Arba individualūs valdymo grupės nariai, pavyzdžiui, gamybos vadovas, biuro vadovas arba rinkodaros vadybininkas, gali pirkti produktus ar paslaugas, kad atitiktų savo departamento reikalavimus. Šiame scenarijuje bendrovė neturėtų nuoseklios pirkimo procedūros ir neturėtų jokios perkamosios galios derėtis dėl geresnių sandorių iš fragmentuotos tiekėjų grupės.
Pirkimo skyrius
Didėjant įmonei, ji gali paskirti viešųjų pirkimų vadybininką, turintį profesinę kvalifikaciją. Bendrovė taip pat gali įdarbinti vieną ar daugiau pirkėjų padėjėjų, jei padidės viešųjų pirkimų mastas. Vadybininkas ar komanda prisiima atsakomybę už prekių tiekimą visiems departamentams, aptariant jų reikalavimus, nustatant tiekėjus ir tvarkant užsakymus. Koordinuodama viešuosius pirkimus, bendrovė gali pateikti didesnius užsakymus pageidaujamiems tiekėjams. Ji gali derėtis dėl mažesnių tarifų ir nustatyti vienodus kokybės standartus tiekėjams.
Centralizuota pirkimų struktūra
Įmonės, turinčios daugybę vietų, veiklos skyrių ar verslo padalinių, gali pasirinkti centralizuotas ar decentralizuotas struktūras. Centralizuotame modelyje vienas pirkimo skyrius prisiima atsakomybę už pirkimą bendrovės vardu. Departamentas, kurį gali sudaryti pirkimo direktorius, vadovai ir padėjėjai, visoje organizacijoje nustato standartinę politiką ir procedūras, siekdamas sumažinti išlaidas, didinti pirkimo efektyvumą ir pasiekti nuoseklią kokybę. Siekiant pagerinti paslaugą skirtingose vietose, departamentas gali paskirti specialistus, atsakingus už konkrečių tiekimo kategorijų pirkimą.
Decentralizuota viešųjų pirkimų struktūra
Decentralizuotame modelyje bendrovė perleidžia pirkimų institucijas į vietas ir padalinius. Viešųjų pirkimų vadovai ir padėjėjai perka atsargas vietiniams poreikiams, nors jie gali gauti paramą iš nedidelio centrinio padalinio. Nors decentralizuota struktūra suteikia savarankiškumą ir mažina kliūtis, tai gali lemti perkamosios neefektyvumo, nenuoseklių standartų ir padidėjusias bendras viešųjų pirkimų išlaidas.
Strateginis apsirūpinimo modelis
Įmonės, kurioms reikalingos esminės prekės, pavyzdžiui, svarbūs inžineriniai komponentai arba norintys suderinti kokybę tiekėjų, perėjo nuo tradicinių pirkimų praktikos prie ilgalaikių santykių su strateginiais tiekimo partneriais. Pirkimų grupės nariai, atsakingi už strateginį tiekimą, sutelkti dėmesį į svarbiausius išteklius, paliekant prekių tiekimą kitiems komandos nariams. Strateginis apsirūpinimo komanda sukurs ilgalaikes tiekimo sutartis ir bendradarbiauja su tiekimo partneriais, kad sumažintų sąnaudas, suderintų kokybės ir gamybos lygius ir imtųsi bendrų produktų kūrimo projektų.
