Dėmesys klientų nepasitenkinimo klausimams yra vienas iš svarbiausių dalykų, kuriuos įmonės gali padaryti, jei nori išspręsti klientų skundus. Klientų skundų programa leidžia stebėti, organizuoti ir galiausiai išspręsti paslaugų ar įmonių problemas. Reguliariai stebint klientų skundų programą, būtina plėtoti sėkmingus ilgalaikius santykius su klientais.
Sukurkite elektroninę skaičiuoklę arba kitą dokumentą, kuriame galima įrašyti klientų skundų programų duomenis. Pavadinkite šį kompiuterio failą „Klientų skundai“ arba panašų pavadinimą ir išsaugokite ją saugioje vietoje kompiuteryje. Skaičiuoklės programinės įrangos, kurią galima naudoti, pavyzdys yra „Microsoft Excel“, leidžianti filtruoti ir rūšiuoti įvestus duomenis.
Stebėkite svarbius klausimus, susijusius su jūsų klientų skundų programa, surinkdami duomenis iš programos ir įvesdami ją į skaičiuoklę. Klausimų, kuriuos reikia reguliariai atnaujinti ir stebėti, pavyzdžiai apima klientų skundų priežastis, kurias klientai pateikia daugiausiai skundų, kaip dažnai jie pateikiami, taip pat kaip greitai ir išspręsti problemas.
Rūšiuoti klientų skundų programos duomenis savo skaičiuoklėje taip, kad ji būtų aiški ir organizuota. Skirti skirtingus skundų tipus, kad pamatytumėte, kokie klausimai turi būti sprendžiami labiausiai. Rūšiuoti bet kokių pinigų operacijų, dėl kurių buvo pateiktas skundas dėl kliento, dolerio vertę.
Sukurkite politiką, kuria sprendžiami neišspręsti klientų skundai ir nuspręsite, kokių klientų išsaugojimo būdų naudosite. Siūlomos specialios kliento nuolaidos, nemokami daiktai ar kiti vienkartiniai pasiūlymai, siekiant išsaugoti santykius su klientais, yra visų būdų, kaip galima išspręsti neišspręstus skundus, pavyzdžiai.
Ieškokite klientų atsiliepimų apie klientų skundų programas iš patenkintų ir nepatenkintų klientų. Tai turėtų padaryti valdybos narys, nes dažnai bus sprendžiami neišspręsti klausimai. Tačiau norint pagerinti klientų skundų programą, gausite atsiliepimą apie jūsų programą.
Integruoti klientų skundų programinės įrangos programą, kuri leis jums stebėti ir organizuoti skundus. Šios priemonės leidžia įmonės atstovams suteikti priemones, reikalingas skundų nagrinėjimui. Pavyzdžiui, „Everest“ klientų skundų tvarkymas „Lynk Software“ ir „Master Control“ klientų skundų programinė įranga.
