Dažnai versle mes privalome įtraukti motyvacinį laišką, kuris bus pridėtas prie didesnės ataskaitos, kuri gali būti siunčiama paštu, specialiu pristatymu ar net elektroniniu paštu. Oficialus motyvacinis laiškas turi labai konkretų tikslą ir turėtų būti parašytas taip, kad juo būtų įvestas ir aprašomas turinys, pakartojama svarbi ataskaitos tema, taip pat nurodomi tolesni veiksmai ar veiksmai, kurių reikia imtis.
Ataskaitos viršelio rašymas
Naudokitės stacionariais firminiais blankais, kad būtų parengtas ataskaitos motyvacinis laiškas, susijęs su dokumento, kurį jis prideda, svarbai. Net jei naudosite el. Paštą, laikykite jį kaip popierinį motyvacinį laišką įtraukdami įmonės logotipo vaizdą el.
Įtraukite dienos datą ir adresą, įskaitant vardą ir pavardę, pavadinimą, įmonės pavadinimą, gatvės ir miesto adresą, pašto kodą. Naudokite pasveikinimą „Gerbiamasis“, po to sekite oficialų pasveikinimą, pvz., Santrumpas p., Ponia ar ponia, jei asmuo yra nepažįstamasis arba „gerbiamas“ su pirmuoju ir (arba) pavarde, jei asmuo yra žinomas.
Nurodykite raidės korpuse esančio laiško tikslą, naudodami tokius žodžius kaip „Šiame laiške pateikiamas peržiūros (komentaro pavadinimas), skirtas peržiūrai ar komentarui (ar bet kokiam norimam veiksmui). Naudodamiesi šia galimybe trumpai apibendrinkite, kas yra ataskaitoje. Pabandykite apibendrinti ataskaitos tikslą kuo trumpiau - ne daugiau kaip vienu ar dviem sakiniais.
Atkreipkite dėmesį į ataskaitos išvadas, tačiau nepamirškite ataskaitos išvadų esmės. Norite, kad skaitytojas perskaitytų tikrąją ataskaitą, o ne tik motyvacinį laišką. Motyvaciniame laiške turėtų atsispindėti skaitytojo apetitas dėl to, kas bus pateikta galutinėje ataskaitoje.
Turėkite oficialią išvados arba tolesnių veiksmų skyrių, kuriame nurodote, kokių veiksmų reikia iš adresato. Ar norite, kad jie perduotų dokumentą ant,, pasirašytų dokumentą arba koordinuotų didesnį posėdį, kad pateiktų išvadas? Būkite labai konkretūs dėl tolesnių veiksmų, taip pat dienos ir datos, jei reikia laiko jautrių veiksmų.
Pabaikite motyvacinį laišką su oficialiu parašu, pvz., „Cordially“, „Very really“ arba „Best regards“. Įtraukite laiško autoriaus pavadinimą ir pavadinimą. Nurodykite kitų asmenų, kurie gaus pranešimą ir motyvacinį laišką cc sąraše, pavadinimus.
