Svarbu parašyti duomenų ataskaitą, kuri veiksmingai perduotų dalyką užimtas vadovams, kurie per kelias minutes gali pereiti per jūsų ataskaitą. Vienas iš svarbiausių dalykų yra vizualinis svarbiausių duomenų, pvz., Diagramų ir grafikų, vaizdavimas. Jūs taip pat turėtumėte išlaikyti kalbą glaustą ir be žargono.
Geros analizės ataskaitos rašymas
Pirmas žingsnis - apibūdinti ataskaitą pagal bet kokias gaires, kurių reikia laikytis. Kiekviena kompanija paprastai turi savo formatą ataskaitoms rašyti, ir jūs privalote laikytis savo formato. Ši metmenis iš esmės suteiks jums veiksmų planą, kurį turėsite laikytis, kai rašysite ataskaitą ir, tikiuosi, padėsite išspręsti bet kokį rašytojo bloką, kuris gali atsirasti vėliau po linija. Turėtumėte parengti savo ataskaitą, kad galėtumėte paaiškinti ir analizuoti visus duomenis ir išvadas, kurias galima lengvai perskaityti. Jei jūsų ataskaita yra ilga, gali tekti įtraukti turinį.
Apsvarstykite vizualinį aspektą
Duomenys, savaime, gali būti abstrakčiai ir sunkiai pritaikomi. Taigi, turėtumėte būti turtingas naudodamas diagramas, diagramas ir lenteles, kad iliustruotumėte savo analizės rezultatus. Jei reikia, tekste galite įtraukti nuorodas, kuriose paaiškinama gyvybiškai svarbi grafika. Jūsų skaitytojui turėtų būti suteikta galimybė žinoti, kas yra svarbiausia kiekvienam grafui, ir todėl turėtumėte jį pabrėžti, o ne tik apibūdinti tai, kas jau matoma. Be to, įsitikinkite, kad teksto nuorodos yra artimos grafikai, kurias jie nurodo, todėl skaitytojai gali susieti šiuos ryšius.
Padarykite grubų projektą
Kai atliksite kontūrą, sukurkite grubų projektą, kuriame yra svarbiausia informacija, suskirstyta pagal kontūrą. Techninės detalės dabar nėra svarbios; juos galima pridėti vėliau. Pirmiausia siekiama įtraukti svarbiausią informaciją, kad skaitytojas galėtų lengvai jį rasti, kai gausite jūsų ataskaitą. Atminkite, kad daugelis jūsų skaitytojų yra užsiėmę. Be to, nepamirškite būti atsargūs naudodami žargoną, vengdami jo, kur įmanoma.
Santrauka ir santrauka
Nors jie pateikiami ataskaitos pradžioje, santrauka ir santrauka yra galutiniai aspektai, kuriuos rašysite. Abiejuose skyriuose pateikiama ataskaitos santrauka, kurioje pateikiamos svarbios ataskaitos išvados. Štai kodėl tu juos užrašai.
Santrauka turi savo reikšmę duomenų analizės ataskaitoje. Priežastis, kodėl ji vadinama santrauka, yra tai, kad ji yra bendrovės vadovų santrauka. Tikriausiai tai yra užimtas žmonių, neturinčių laiko perskaityti visą ataskaitą, per visas smulkesnes detales. Todėl turėtumėte kuo labiau stengtis užfiksuoti svarbiausius ataskaitos punktus santraukoje, pvz., Tikslą, pagrindinius duomenų taškus ir išvadas. Būti kuo glaustesnis ir įtraukite tik svarbiausius dalykus. Jei vadovai gali iš karto suvokti, apie ką pranešama, tiesiog perskaitydami santrauką, tada atlikote savo darbą.
Padarykite pakeitimus
Pakeiskite savo duomenų analizę tiek kartų, kiek jums reikia, užtikrindami, kad informacija būtų organizuota logiškai nuosekliai. Venkite didelių, nuobodu dalių ir naudokite baltą erdvę, kad ataskaita būtų estetiška. Pateikite lentelių informaciją kaip diagramas. Ir, galiausiai, venkite pasyvaus balso naudojimo.
