Daugelis įmonių, tiek didelių, tiek mažų, naudoja įmonės išduotas kredito korteles kaip būdą darbuotojams užbaigti mažus pirkimus arba sumokėti už kitas su verslu susijusias išlaidas. Siekiant sumažinti netinkamo naudojimo galimybę, darbuotojams ir jų vadovams turėtų būti pranešama apie aiškiai apibrėžtą kortelių naudojimo politiką. Ši politika turėtų apimti tokius klausimus kaip tinkamas naudojimas, saugumas, apribojimai ir peržiūros procedūros.
Kortelės turėtojo atsakomybė
Darbuotojai, atrinkti gauti verslo kreditines korteles, turėtų būti atsakingi už kortelės saugumą, taip pat už įmonės informacijos privatumą. Ši atsakomybė turėtų apimti kortelės laikymą saugioje vietoje, apsaugoti kortelės asmens kodą ir peržiūrėti apgaulingos veiklos pareiškimus. Įmonės kredito kortelės niekada neturėtų būti naudojamos kitiems nei kortelės turėtojams. Apie prarastas ar pavogtas korteles reikia kuo greičiau pranešti kortelės išdavėjui ir bendrovei.
Išlaidų ribos
Į įmonės kredito korteles turėtų būti įtrauktos išlaidų ribos, atsižvelgiant į numatomus darbuotojo poreikius. Šios ribos turėtų būti pranešamos darbuotojui išdavimo metu ir griežtai laikomasi. Darbuotojai turėtų užtikrinti, kad vartojimas neviršytų šios ribos arba nebūtų viršijamos baudos ar mokesčiai. Bendrovės kredito kortelės niekada neturėtų būti naudojamos grynųjų pinigų avansams.
Naudojimo ataskaitos
Darbuotojai turėtų būti atsakingi už reguliarias naudojimo ataskaitas paskirtai priežiūros institucijai.Šiose ataskaitose turėtų būti pateikiamas išsamus atskirų mokesčių, pirminių pajamų ir atitinkamų įmonių apskaitos kodų paaiškinimas. Ši informacija turėtų būti pridėta prie taikomo mėnesio ataskaitos ir pateikta pakankamai laiko, kad būtų išvengta mokėjimų už pavėluotą mokėjimą.
Asmeninis naudojimas
Asmeninis įmonės kredito kortelės naudojimas neturėtų būti leidžiamas, nebent jis būtų įtrauktas į darbuotojų kompensavimo paketo dalį. Asmeninis naudojimas turėtų būti apibrėžiamas kaip bet kokie mokesčiai, tiesiogiai nesusiję su verslo veikla ar susijusiomis išlaidomis. Asmeniniam naudojimui esant ekstremalioms situacijoms reikėtų reikalauti papildomų paaiškinimų ir nedelsiant grąžinti įmonei.
Naudojimo peržiūra
Darbuotojų kredito kortelių naudojimo peržiūra turėtų būti vykdoma reguliariai. Šią apžvalgą turėtų atlikti ir tiesioginis darbuotojo vadovas, ir verslo apskaitos skyriaus narys. Darbuotojo vadovas turėtų būti atsakingas už naudojimosi nustatymą, kuris yra tinkamas ir tinkamas darbuotojo pareigoms. Apskaitos skyrius turėtų užtikrinti, kad mokėjimai ir kreditai būtų tvarkomi tinkamai, o naudojimo ribos nebūtų viršytos.
