Jei jūsų organizacija turi daugiau nei vieną darbuotoją, o tie darbuotojai vykdo ar perka kompanijai savo asmenines kredito korteles, jums reikia kredito kortelės grąžinimo politikos.Kredito kortelių grąžinimo politika leidžia jums nustatyti, kokios išlaidos bus grąžintos, nustatyti išlaidų ribą ir informuoti darbuotojus apie tai, kaip veikia kompensavimo procesas.
Nustatykite, ar reikia išankstinio patvirtinimo
Darbuotojų kreditinių kortelių išlaidų kompensavimas gali būti biudžetas košmaras, jei žmogiškieji ištekliai ir apskaita neturi jokio supratimo, kokių mokesčių reikia tikėtis. Reikalaujant išankstinio patvirtinimo kai kurioms ar visoms kredito kortelės išlaidoms, gali būti pašalintas lipduko šokas, suderinant kredito kortelės kompensavimo mokesčius. Kelionių ar išlaidų leidimo formos ir pirkimo užsakymai gali padėti vadovams sustabdyti neteisėtą naudojimą, tuo pačiu padedant žmogiškiesiems ištekliams ir apskaitai gauti išlaidų, kurios bus kompensuojamos, idėją.
Nustatykite išlaidų ribas
Kredito kortelių kompensavimo apribojimas nustatant išlaidų ribas yra dar vienas būdas, kuriuo kredito kortelių grąžinimo politika gali padėti išvengti biudžeto bėdų. Maitinimo, viešbučių ir pramogų išlaidų ribų nustatymas išlaikys kelionės išlaidų kompensavimą, o kompensacijos už paslaugas ar medžiagas turėtų būti kontroliuojamos pirkimų užsakymais arba išankstiniu leidimu. Pavyzdžiui, standartinės maitinimo išmokos gali pašalinti darbuotojų poreikį pasisavinti pajamas ir padėti organizacijoms, kurios apdoroja daug kompensacijų.
Apibrėžkite, kokios išlaidos bus kompensuojamos
Bet kokia kredito kortelių grąžinimo politika turėtų aiškiai apibrėžti, kokios išlaidos bus kompensuojamos. Nors išlaidos maistui, kelionėms ir apgyvendinimui yra standartinės kompensavimo išlaidos, įmonės kultūra gali lemti kitas išlaidas, kurios gali būti kompensuojamos, pvz., Išlaidas, susijusias su klientų priėmimu, įskaitant alkoholinius gėrimus ir be jų bei skalbimo paslaugas, skirtas ilgesnėms verslo kelionėms. Jūsų politika turėtų apibrėžti, kokias išlaidas galima kompensuoti, ir kada išvengti piktnaudžiavimo darbuotojų sąskaita.
Nustatykite, kas reikalinga kompensavimui pagrįsti
Darbuotojų kreditinių kortelių mokesčių grąžinimas gali greitai tapti problematišku apskaitos ir žmogiškųjų išteklių atžvilgiu, jei kompensavimo politika nenustato, kokie dokumentai yra būtini. Kai kurios įmonės remiasi individualiomis įplaukomis, kiti naudoja elektroniniu paštu gautus čekius arba anotuotas kredito kortelių ataskaitų kopijas, arba nustato standartines išmokas daugumai kompensuojamų išlaidų, kad būtų išvengta pernelyg didelio popieriaus darbo. Kompensacijų, kurias jūsų organizacija atlieka, apimtis turėtų diktuoti jūsų politiką.
