Reklamos agentūros gali padėti vidaus komandoms arba tapti vieninteliu bendrovės reklamos darbo šaltiniu. Ieškodami naujos agentūros, su kuria norite dirbti, galite viešai paskelbti prašymą dėl pasiūlymo arba RFP. Tai reiškia, kad jūs pateikiate išsamią informaciją apie įvairias agentūras, ir jie pateikia pasiūlymus, kaip jie užbaigtų projektą, kiek laiko užtruks ir kiek kainuos jums. Priklausomai nuo jūsų tikslų ir biudžeto, jūs pasirinksite vieną agentūrą, kuri turės dirbti, kai perskaitysite visus pasiūlymus ir kalbėsite su komandomis.
Rašymas
RFP turėtų apimti konkrečią kvalifikaciją, kurios ieškote, ir ar kaina ar patirtis yra svarbiausias atrankos veiksnys. Kvalifikacijos turėtų apimti norimą įgūdžių rinkinį, techninius pajėgumus ir tai, ar reikalingas prekių ar paslaugų derinys. Pavyzdžiui, reklamos agentūros turėtų pateikti ankstesnius kampanijos rezultatus, kūrybingus pavyzdžius ir komandos patirtį.
Terminas
Agentūroms turėtų būti pateiktas terminas pateikti savo pasiūlymus. „Oak Ridge“ mokslo ir švietimo instituto duomenimis, terminas turi būti ne trumpesnis kaip keturios – šešios savaitės nuo tos dienos, kai RFP skelbiama visuomenei. Tai užtikrina, kad visos tinkamos ir suinteresuotos agentūros gali pateikti pasiūlymus. Ji taip pat užtikrina, kad išleidžianti bendrovė turi didžiausią bazę pasirinkti.
Peržiūra
Tuomet pasiūlymai perduodami svarstyti komitetui. Komitetą turėtų sudaryti buvę arba dabartiniai rinkodaros ar reklamos komandos nariai, kurie supranta, ką reikia atlikti. Atsižvelgiant į tai, kiek pasiūlymų bus gauta, peržiūros komitetas turėtų priimti tris dienas iki dviejų savaičių, kad aptartų ir įvertintų pasiūlymus.
Pristatymas
Be to, svarbu pakviesti aukščiausio lygio agentūras pateikti savo pasiūlymą ir asmeninį darbą. Pasak „Web Design Broker“, pakvieskite ne daugiau kaip keturias agentūras. Galite paprašyti, kad agentūros pateiktų atvejų analizę ir kūrybinio darbo pavyzdžius. Pagal Amerikos Indijos lošimų pramonės nacionalinę informacinę svetainę, tai yra pagrįstas prašymas, tačiau jūs turite duoti pakankamai laiko, kad būtų galima sujungti medžiagas. Kai kuriais atvejais skelbimų agentūrai reikės sukurti televizijos reklamos pavyzdžių ar reklamos skelbimų.
Pasirinkimas
Galiausiai, peržiūrėję visus pristatymus, atėjo laikas pasirinkti laimingą agentūrą. Atsižvelgiant į tai, kiek išsamiai buvo pateikta pradiniame pasiūlyme, prieš pasirašant sutartį gali prireikti papildomų derybų dėl kainos ar darbo apimties. Kai bus susitarta, agentūra pradės dirbti su projekto vidaus komanda.
