Apskaita yra sandorių analizės ir įrašymo procesas. Sandorių analizė ir žurnalų įrašai yra pirmi du apskaitos ciklo etapai. Darbuotojų komandiravimas yra žurnalų įrašų perkėlimas į pagrindinę knygą, kurioje paprastai yra atskira forma kiekvienai paskyrai. Žurnalai įrašo operacijas chronologine tvarka, o antraščiai apibendrina operacijas pagal sąskaitą. Paskelbimas susideda iš kelių paprastų žingsnių, kaip teigia John Ellis Price ir kiti „College Accounting“.
Paskyros vardas
Pirmas žingsnis yra įrašyti sąskaitos pavadinimą ir numerį ant pagrindinės knygos. Bendrovės dvi pagrindinės finansinės ataskaitos, pelno (nuostolių) ataskaita ir balansas turi skirtingas sąskaitas. Pelno (nuostolių) ataskaitos apima pardavimus (dar žinomas kaip pajamos), parduotų prekių savikainą, rinkodaros ir reklamos išlaidas, nusidėvėjimo sąnaudas, palūkanas ir mokesčius. Balanso sąskaitos apima grynuosius pinigus, gautinas sumas, mokėtinas sumas, mokėtinas obligacijas, sukauptą nusidėvėjimą, nepaskirstytąjį pelną ir paprastąsias akcijas. Nusidėvėjimas yra laipsniškas ilgalaikio turto savikainos paskirstymas per jo naudingo tarnavimo laiką.
Įėjimo duomenys
Antrasis etapas - skelbti kiekvieno žurnalo įrašo datą, aprašymą ir nuorodos numerį per ataskaitinį laikotarpį. Nuorodos numeris gali būti „J #“ formoje, kur „J“ reiškia įmonės žurnalą, o „#“ - žurnalo puslapio numeris. Pavyzdžiui, J1 reikštų, kad įrašas yra iš žurnalo 1 puslapio. Aprašymas yra toks pat kaip ir žurnale: pvz., „Grynųjų pinigų gavimas, sąskaitos Nr. 11-1097“.
Debetai ir kreditai
Debeto ar kreditų įrašymas yra kitas žingsnis komandiravimo procese. Kiekvienoje operacijoje turi būti bent vienas debetas ir vienas kreditas. Debetai padidina balanso turto sąskaitas, pvz., Grynuosius pinigus ir atsargas, ir padidina pelno (nuostolių) ataskaitų sąskaitas, pvz., Rinkodaros ir atlyginimo išlaidas. Debetai sumažina balanso įsipareigojimų ataskaitas, pvz., Mokėtinas obligacijas, ir akcininkų nuosavybės sąskaitas, pvz., Nepaskirstytąjį pelną. Debetai taip pat mažina pardavimų sąskaitas pelno (nuostolių) ataskaitoje. Kreditai padidina balanso įsipareigojimų sąskaitas, akcininkų nuosavybės sąskaitas ir pardavimo sąskaitas. Kreditai mažina balanso turto sąskaitas ir išlaidų sąskaitas.
Likutis
Ketvirtasis žingsnis yra apskaičiuoti kiekvienos sąskaitos debeto ir kredito likutį. Pavyzdžiui, jei grynųjų pinigų sąskaitoje yra debeto įrašas $ 10,000, kredito įrašas $ 5000 ir debeto įrašas 25 000 JAV dolerių per tris atskiras datas, visi debetai yra 10 000 JAV dolerių plius 25 000 JAV dolerių, o kreditų suma yra 5 000 JAV dolerių. Todėl debeto likutis paskutinę dieną yra 35 000 JAV dolerių minus $ 5000 arba 30 000 JAV dolerių.
Klaidų taisymas
Paskutinis žingsnis komandiravimo procese yra matematinių ir duomenų perdavimo klaidų tikrinimas. Apskaitos programinės įrangos paketai gali sumažinti šias klaidas automatizuodami, tačiau numerių patikrinimas yra protingas žingsnis, kuris neleidžia klaidoms skleisti finansinėse ataskaitose.
