Atidžiai atsakydami į verslo el. Laišką - ar klientas, perspektyva, bosas ar bendradarbis - galėtumėte padaryti viską, kad būtų užtikrinta norima reakcija ir atsakas.
Suprasti rašytoją
Atidžiai pažiūrėkite, kas parašė el. Laišką, nes tai vaidina vaidmenį formalumo lygis naudojate atsakymui. Pavyzdžiui, elektroninio pašto etiketo ekspertas Lindsay Pollak siūlo atsakyti į el. Laišką, kuriame naudojama oficiali kalba, naudojant panašią oficialią ir mandagią kalbą. Jei siuntėjas naudoja neformalų toną, naudokite atsipalaidavusį toną, tačiau laikykite jį profesionaliu.
Nustatykite rezultatus
Išsiaiškinkite, kas veiksmus, kuriuos norite skaitytojui priimti kai atsakysite. Pavyzdžiui, jei siunčiate atsakymą į perspektyvą, norite juos pirkti. Tačiau, jei siunčiate atsakymą į savo viršininką, norite, kad ji manytų, jog esate profesionalus ir galingas. Atsakymai žmonėms klientų aptarnavimo klausimais turėtų būti laimingas klientas, kuris mano, kad jo poreikiai buvo patenkinti.
Patarimai
-
Palaukite, kol atsipalaidavote, kad atsakytumėte į prieštaringą el. Laišką.
Apibūdinkite sakinį 1
Naudokite pirmąjį atsakymo į aprašykite, ką norite pasiekti, teigia „Geoffrey James“, prisidedantis „Inc.“ redaktorius. Pavyzdžiui, jei klientas siunčia el. laišką su skundu, naudokitės pirmuoju sakiniu, kad norėtumėte išspręsti šią problemą, kad klientas jaustųsi laimingas ir patenkintas pirkimu.
Padarykite savo taškus
Dabar atėjo laikas paaiškinti, kaip jūs planuojate įvykdyti pirmąjį sakinį. Naudokite mažos pastraipos padaryti savo taškus. Džeimsas rekomenduoja panaudoti įrodymus, kad paremtumėte savo atsakyme aprašytas idėjas. Priklausomai nuo reikalingos temos ir veiksmų, įrodymai gali būti tokie paprasti, kaip nurodydami faktą ar tokį išsamų, kaip ir daugybę su šia tema susijusių detalių. Pavyzdžiui, jei jūsų viršininkas klausia, kodėl norite patvirtinti išlaidas, pateikite faktą ar du dalykus, kaip išlaidų patvirtinimas bus naudingas departamentui ar bendrai bendrovei.
Pateikite kvietimą veikti
Naudokite savo paskutinį sakinį pakartokite, ką norite, kad skaitytojas atliktų kitą. Šis sakinys turėtų būti derinamas su jūsų atidarymo dalimi. Pavyzdžiui, jei norite, kad jūsų klientas būtų laimingas, paaiškinkite, kokiu žingsniu norėtumėte išspręsti problemą.
Atsijungti
Galiausiai naudokite prirašymo žodžiai, pavyzdžiui, „Geriausias“ arba „Ačiū“, kad gavėjas žino, kad pasiekė elektroninio pašto pabaigą, siūlo „Forbes“ personalo rašytoją Susan Adams. Pridėkite savo vardą ir įtraukite savo verslo parašą visuose el. Laiškuose. Paraše turi būti nurodytas jūsų vardas, pavardė, įmonės pavadinimas ir kontaktinė informacija, įskaitant telefono numerį ir svetainės adresą.
Patarimai
-
Tikrinimas ir rašyba tikrina jūsų el. Laišką prieš pradėdami „siųsti“ mygtuką. Priešingu atveju, klaidos gali paskatinti aplaidumą ir neprofesionalumą.
