Veiksmingas atsakymas į laišką, kuriame prašoma informacijos, suteikia klientui prašomą informaciją iš karto, vengiant nereikalingos formuluotės ar užpildo. Reaguodamas į klientų prašymus suteikti informaciją, jūsų įmonės patikimumas padidėja.
Atidarymas
Įrašykite kliento vardą ir kontaktinę informaciją viršutiniame kairiajame raidės kampe standartiniu rašymo formatu. Pavyzdžiui:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfildas, OH
Po kliento adresu įveskite datą, kada parašėte laišką.
Naudodamiesi kliento pavarde, galite individualizuoti raidę, o ne bendrąjį „Gerbiamąjį klientą“. Pirmoji eilutė po sveikinimo turėtų leisti jam žinoti, kad laiškas iš tikrųjų yra atsakymas į jo prašymą pateikti informaciją: „Gerbiamasis Johnas, atsakydamas į jūsų prašymą pateikti informaciją…“
Laiško kūnas
Turėkite kliento laišką prieš jus, kai rengiate atsakymą. Dar kartą perskaitykite laišką, kad įsitikintumėte, jog aiškiai suprantate informaciją, kurią jis prašo. Jei klientas nori daugiau nei vienos informacijos, paryškinkite įvairius elementus užtikrinti, kad nepaliksite jokios informacijos. Tada laiško korpuse nurodykite kiekvieną elementą sąrašo formatu. Jei taikytina, naudokite programinės įrangos programoje pateiktus taškų arba numeruotų sąrašų formatavimo elementus.
Uždarymas
Pakvieskite klientą imtis veiksmų Remdamiesi jūsų pateikta informacija ir vėl bendradarbiaudami su savo verslu, pataria Cynthia Perun verslininkui. Jei galite padėti klientui pateikti užsakymą internetu iš savo verslo vietos, pakvieskite jį atvykti į parduotuvę. Įtraukite savo įmonės telefono numerį, el. Pašto adresą ir svetainės adresą. Gerai pakartoti šią informaciją uždarymo laiške - ir pakvieskite klientą susisiekti su jumis, jei jam reikia tolesnės informacijos.
Patarimai
-
Typos ir gramatikos klaidos blogai atspindi jūsų verslą. Prieš siunčiant bet kokią korespondenciją klientams, įskaitant atsakymus į informacijos prašymus, kreipkitės į savo administracinį padėjėją ar bendradarbį bent du kartus.
