Darbo užmokesčio įrašų saugumas ir su jais dirbantys darbuotojai yra nuolatinis atlyginimas už darbo užmokesčio administratorių ir įmonių valdymą. Darbo užmokesčio saugumas apima darbo užmokesčio apskaitos įrašų, darbo užmokesčio departamento ir darbo užmokesčio personalo konfidencialumo ir saugumo įgyvendinimą ir palaikymą. Darbo užmokesčio vadybininkas, apskaitos vadybininkas ar žmogiškųjų išteklių vadovas gali prisiimti atsakomybę už darbo užmokesčio saugumą kartu su vyresniaisiais vadovais. Kiekvieno darbo užmokesčio departamento tikslas turėtų būti sukurti labai saugią ir efektyviai organizuotą darbo užmokesčio aplinką.
Organizacija
Darbo užmokesčio skyriaus, personalo ir procesų organizavimas yra gyvybiškai svarbus darbo užmokesčio saugumui užtikrinti. Norint užtikrinti saugų darbo užmokesčio administravimą, reikia aiškios vadovavimo grandinės, loginio skyriaus organizacinės schemos ir aiškios atsakomybės už darbo užmokestį delegavimo. Departamente turi būti tvarkomas vadybininkas, darbo užmokesčio procesorius, specialistų darbo užmokesčio situacijų specialistas, pvz., Darbo užmokestis, FMLA ir darbuotojo kompensacijos lapai, darbuotojų įrašų tvarkytojai ir bet kuris kitas darbo užmokesčio skaičiavimo personalas.. Kiekvienas darbo užmokesčio gavėjas privalo aiškiai apibrėžti atsakomybę, kad būtų išvengta ir pašalinta darbo užmokesčio skaičiavimo saugumo pažeidimų ir spragų.
Valdymo prieiga
Visa prieiga prie darbo užmokesčio popieriaus dokumentų, fizinių saugojimo failų, kompiuterių ir kompiuterių ataskaitų bei bet kokios kitos rūšies prieiga turi būti griežtai kontroliuojama ir vykdoma siekiant užtikrinti konfidencialią darbo užmokesčio informaciją. Kiekvienas darbo užmokesčio darbuotojo pareigas turi peržiūrėti darbo užmokesčio valdytojas, kad nustatytų, kokio lygio prieigą reikia. Galimybė susipažinti su fiziniais darbo užmokesčio dokumentais, pavyzdžiui, darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, leidimų išdavimu, premijų ir komisinių dokumentais ir kitais su darbo užmokesčiu susijusiais dokumentais, turinčiais slaptą ir konfidencialią finansinę informaciją, turi būti teikiama tik tiems, kurie tvarko sandorius. Failų spintos ir kompiuteriai su darbo užmokesčio skaičiavimo informacija, duomenimis ir archyvais turi būti saugioje vietoje, kur tik tie, kurie turi saugumo patikrinimą, gali juos peržiūrėti ir dirbti. Pavyzdžiui, laiko apskaitos žiniasklaidos tarnautojai, kurie įveda darbo valandas į kompiuterio darbo užmokesčio sistemą, neturi turėti prieigos prie galutinių pateikimo procesų ar darbo užmokesčio ir išmokų dokumentų.
Dokumentų procedūros
Darbo užmokesčio nustatymo procedūros turi būti išsamiai dokumentuojamos ir įgyvendinamos, kad būtų užtikrintas darbo užmokesčio skaičiavimo proceso ir darbuotojų saugumas. Kiekvienas darbo užmokesčio darbuotojo pareigos turi būti aiškiai apibrėžtos jų darbo aprašyme, jų atliekamose darbo užmokesčio procedūrose ir darbo užmokesčio departamento standartinėje naudojimo instrukcijoje. Turi būti laikomasi procedūrų, peržiūrėtų, kai kas nors pasikeičia, ir peržiūrima bent kartą per metus, jei ne dažniau, siekiant apsaugoti procesų vientisumą ir išvengti saugumo spragų.
Fizinis saugumas
Svarbus yra fizinis darbo užmokesčio apskaitos, bylų, duomenų ir sistemų, taip pat darbo užmokesčio fondų ir darbuotojų saugumas. Darbo užmokesčio saugumas ir konfidencialumas neturi trukdyti sutaupyti pinigų tvarkant darbo užmokestį registratūroje arba padedant vienam darbo užmokesčio darbuotojui atlikti pareigas be dvigubo patikrinimo. Failų spintos turi būti užrakintos ribotai. Biurai, pagrindiniai rėmai ir staliniai kompiuteriai su darbo užmokesčio duomenimis ir apdorojimo programine įranga neturi būti patalpose, bet saugomose vietose, kurias galima lengvai užrakinti. Darbo užmokesčio personalas turi turėti saugią darbo aplinką nuo darbuotojų ir lankytojų srauto ir turi turėti paprastus būdus, kaip sėkmingai apsaugoti informaciją, kurią jie dirba, kad jie nepatektų į piktas ar emocingas darbuotojus. Bet kokie darbo užmokesčio klaidos, neatitikimai ir skundai turėtų turėti aiškius procesus ir juos turėtų spręsti vadovai ar prižiūrėtojai, o ne tiesiogiai su darbo užmokesčio darbuotojais.
